Складно уявити собі сучасну компанію, яка не б не використовувала діджитал-інструменти. Але в цьому питанні рекрутинг в Україні — як і в усьому світі — дещо відстає. Опитування серед Talent Acquisition (TA) команд в останні роки показують: 50-60% фахівців бракує зручних цифрових платформ для спрощення та автоматизації їхньої роботи.

Денис Дінкевич, Talent Sourcing Lead з компанії iDeals розповідає читачам Work.ua, які діджитал-інструменти не зайвим буде впровадити в роботу рекрутера.

Денис Дінкевич
Денис Дінкевич
Talent Sourcing Lead в ІТ-компанії iDeals

Універсального рецепту технологічного стеку для ТА-відділів немає: у всіх потреби унікальні. В iDeals — продуктовій ІТ-компанії — ми побудували достатньо складний процес пошуку та наймання фахівців. Розповім про п’ять зручних інструментів, які ми використовуємо щодня. Можливо, це надихне і вас на технічний «апгрейд» своєї роботи.

Менеджмент проєктів: Monday

В основі Monday — планування і рівномірний розподіл завантаженості фахівців. У ньому ми, наприклад, фіксуємо час початку роботи над вакансією, а також проходження нашою процесною матрицею.

Що дає Monday?

  • Управління проєктами найму: від створення вакансії до прийняття оферу.
  • Картину навантаження фахівців: які завдання перед ким стоять, на якому етапі робота з тією чи іншою вакансією.
  • Можливість аналізувати, на яких етапах виникають затримки.
  • Інтеграцію з багатьма популярними інструментами — від календаря і GSuite до Zoom і Slack. Завдяки цьому можна налаштувати автоматичні оновлення на імейли або в Slack-канал.

На різних етапах роботи з вакансіями можуть підключатися різні спеціалісти: і sourcing-команда, і hiring-менеджер, й assessment-команда, яка розробляє профіль компетенцій та інструменти для їхньої оцінки. Таким чином, ми збираємо всю інформацію про процес найму на одній платформі.

Monday є сенс використовувати в командах з не менш як п’яти рекрутерів і де з’являється необхідність в окремому софті для управління проєктами.

Звичайно, доведеться витратити якийсь час на початку використання, щоб налаштувати доступні поля під свої потреби — готові шаблони навряд чи задовольнять запити компанії. Але після такої одноразової інвестиції (за нашим досвідом: налаштування «під себе» відбувається приблизно за місяць роботи з продуктом) інструментом користуватися просто і зручно.

Ціна залежить від кількості користувачів (мінімум п’ять), починається від 39 доларів на місяць.

Організатор зустрічей: Calendly

Цей інструмент дозволяє планувати зустрічі з кандидатами. Як звичайну телефонну розмову з рекрутером, так і технічне інтерв’ю чи співбесіду з hiring-менеджером.

Це усуває «пінг-понг» у листуванні, коли ви домовляєтеся про час: «Я можу ось тоді» — «Ой, а це мені не підходить». Запрошення призначити час в Calendly працює як заклик до дії, що важливо під час рекрутингу. Також кандидат може призначити час самостійно, по суті без участі з вашого боку: все, що потрібно, це надіслати йому чи їй посилання.

Ми підключаємо до Calendly облікові записи своїх Google-календарів: таким чином, кандидат може вибирати зручний для нього слот із доступних. Це працює не лише для однієї людини (наприклад, рекрутера). Синхронізувати графіки можна і для групи — скажімо, кандидата, рекрутера, hiring-менеджера, представника команди.

Що ще?

  • Нагадування. Кількість та терміни можна налаштувати (приміром, за три дні, за добу, за годину). Таким чином знижується ризик забути про заплановану зустріч.
  • Автоматичні листи після зустрічі. У них ми дякуємо за приділений час та, за потреби, зазначаємо терміни зворотнього зв’язку.
Загалом, такий підхід покращує кандидатський досвід та підкреслює увагу компанії до людей. На мою думку, це must-have інструмент для всіх, хто працює з різними формами аутрічу.

Ціна для групових акаунтів починається від 8 доларів на місяць з користувача.

Campaign manager: Gem

Gem створений для автоматизації листування. Головна фішка цього інструменту — можливість створення листів від імені hiring-менеджера, яка рідко є в інших платформах для імейл-маркетингу, але часто підвищує конверсію. Доступ до його облікового запису при цьому не дає можливості дивитися саму поштову скриньку.

На що ще він здатен?

  1. Створювати імейл-кампанії за заданими параметрами. Одного разу все підготувавши, можна не переживати: всі листи будуть автоматично відправлені у визначені вами терміни. Розсилка зупиниться у вказаний вами час — або самостійно, якщо кандидат відповість.
  2. Точно вказувати час відправлення листів. Так можна вибрати різні «точки дотику». Ми намагаємося урізноманітнити час, коли кандидати отримують листи з нашої розсилки, тому один з листів прийде вранці середи, потім — у п’ятницю після опівдня, третій — в обід неділі тощо.
  3. Збирати аналітику за низкою параметрів — від статистики відкриттів і кліків до reply rate або bounce-показників (скажімо, якщо поштова адреса невалідна). Інтегруватися з Calendly: якщо абонент не відповість, але забронює час для дзвінка або зустрічі, розсилка зупиниться.
  4. Робити «розумні» розсилки: при відправці багатьох листів, система надсилатиме їх один за одним через свій сервер. Завдяки цьому не виникає проблем зі спам-блокуванням, наприклад, у Gmail, який обмежує кількість вихідних. Ми можемо надсилати кілька сотень листів на день з одного облікового запису — і жодних складнощів із Google не виникає.
  5. Персоналізувати листи: як теми, так і тексти — завдяки значній кількості опцій. Приміром, замість «Hello, I hope you are having a great day» у понеділок адресат отримує «Hello, I hope you are having a great Monday». Так не виникає відчуття штучності, наче з вами спілкується робот. Людині відповідають значно частіше, аніж автоматизованій розсилці.
  6. Створювати та візуалізувати звіти: скажімо, за конкретним отримувачем чи вакансією. Показані у зрозумілому форматі дані будуть цікаві не лише рекрутерові, але й hiring-менеджеру. Наприклад, якій кількості кандидатів надіслали листа, скільки відповіло, скільки конвертувалося у дзвінок тощо.

В iDeals після переходу на Gem зріс open rate — нині він складає близько 90% (!), тоді як за використання аналогічних інструментів ледь доходив до 50. Це означає, що менше наших листів потрапляють до спаму, а більше кандидатів дізнається про можливість, яку ми пропонуємо.

Звичайно, не все ідеально. Хотілося б, щоб у Gem були б кращі інтеграції з різними ATS (зокрема — з нашим Lever). Бо буває досить незручно і довго зіставляти інформацію щодо воронки з Gem з даними щодо проведеної кількості інтерв’ю з Lever. У всьому іншому Gem — це потужна (хай і недешева) HR Tech / CRM система, яка може допомогти в масштабуванні та підвищенні ефективності найму.

ATS: Lever

Це одна з найкращих на ринку систем трекінгу кандидатів (ATS, applicant tracking system) з напрочуд user-friendly інтерфейсом. Вона відповідає за весь процес управління рекрутингом та воронкою найму.

Що у ній є?

  • Вбудований блок звітності.
  • Зручний менеджмент внутрішньої реферальної системи.
  • Можливість колаборації з hiring-менеджерами.
  • Гнучке налаштування оціночних форм.
  • Зручна система тегування.
  • Автоматичні workflow.
  • Отримання кандидатів безпосередньо з джоб-бордів.
  • Інтеграція з HR-системами.
  • Інтеграції з поштою і з Slack, щоб отримувати потрібні вам повідомлення, — система налаштувань автоматизації досить гнучка.

Варто відзначити ще й продуманий user-інтерфейс: користування Lever зрозуміле на інтуїтивному рівні. Крім того, в цьому інструменті нескладно налагодити комунікацію між TA-командою, hiring-менеджером та іншими колегами, чиє погодження необхідно отримати.

Серед недоліків: не завжди прості й легкодоступні можливості форматування і кастомізації вакансій. Можливо, комусь не вистачить різноманітності функцій для створення звітів, але команда продукту зазвичай прислухається до користувачів і регулярно пропонує оновлення.

Хто шукає альтернативи Lever, може придивитися ще і до хорошого вітчизняного продукту — платформи Hurma. З інших опцій з аналогічними можливостями — Greenhouse, Recruitee, BreezyHR.

Багатофункціональний інструмент: Coda

Зізнаюся: я закоханий у цей інструмент. Його створювали хлопці з тією думкою, що багато бізнес-проєктів працюють у spreadsheets. Тому вони зробили, по суті, Google Sheets «на стероїдах».

Що тут є?

  • Візуалізація різних процесів і даних.
  • Фіксація результатів і планів за підсумками зустрічей.
  • Створення списків завдань.
  • Інтеграція з безліччю інструментів, які використовуються в бізнесі. Так, просто з таблиці можна створити зустріч у календарі: з певним списком учасників, певним порядком денним — буквально в пару кліків, за наявності такої інформації в стовпцях. Або ж організувати автоматичні повідомлення про наближення дедлайну того чи іншого таску.

Можливості Coda геть широкі. Наразі ж ми використовуємо його як таск-трекер для задач сорсингу (які, наприклад, ми не відстежуємо в Monday), і також використовуємо її як базу знань, де зручно зберігати довідкову інформацію, мануали, how-to для новачків, hiring-менеджерів тощо.

Неординарна у Coda і модель оплати: платити потрібно тільки за «док-мейкера» (творця / дизайнера документів) — умовного суперюзера або адміністратора з правом створювати документи. Доступ і право на редагування всіма іншими членами команди безкоштовний. Пакети стартують від 30 доларів на місяць (за умови річної оплати).

На що звернути увагу при виборі діджитал-інструментів

Обрати кілька універсальних інструментів — або ж віддати перевагу окремим рішенням, які ідеально підходять для конкретного завдання? Універсального рецепту немає. Усі варто спробувати на практиці й знайти ті, які задовольнять саме ваші потреби — і вписуються у ваші бюджети.

Визначте свої запити та виклики в роботі, подивіться на доступні рішення, можливо, пошукайте релевантні для вас use-кейси. Інструменти можуть бути різними, але важливо покрити такі зони роботи рекрутерів: таск-менеджмент, автоматизація аутрічу, applicant tracking, сорсинг, створення бази знань.

На що варто звертати увагу при виборі інструменту? Дивіться на можливості інтеграції, як мінімум з GSuite. Друге: наявність як веб-версії, так і десктопного варіанту. Кросплатформеність важлива і дозволяє уникнути різних технічних складнощів. Ще один момент: зрозуміла модель ціноутворення.

Не варто забувати і про зручність інтерфейсу — вам має бути комфортно працювати з софтом. Рекомендую звернути увагу на плани розробників з розвитку інструменту і розширенню його функцій. Важливим фактором буде й клієнтська підтримка тієї чи іншої платформи: наскільки швидко і професійно вам допоможуть, якщо щось піде не так.

Діджитал-рішення навряд чи виглядають дорогою іграшкою: сьогодні вони здатні серйозно підвищити ефективність і результативність вашої роботи. Пробуйте і шукайте той набір інструментів, який підійде саме вам.

Зображення з х/ф Doctor Strange, 2016 р.

Читайте також