Все більше і більше HR-ів використовують чат-ботів у різних процесах. Work.ua вирішив з'ясувати, чим може бути корисним чат-бот при онбордингу співробітників. Розібратися допомогли Ірина Сидорчук, засновниця Sydorchuk Consulting, та Катерина Коварська, співзасновниця та СЕО компанії Khmarka.

Історія з ідеального HR-світу

«Вітаю з початком першого робочого дня!» — привітно пискнув чат-бот відразу після сигналу будильника. І додав: «На вас чекають о 10 ранку за адресою..., посилання на карту...».

Коли Віталій переступив поріг компанії, чат-бот надіслав нове повідомлення: «Ліфт наліво, 4 поверх і прямо до переговорної». І далі — фото керівництва та їхні телефони-мейли.

Новачка вже чекали тимлід і HR. Познайомилися, поспілкувалися, й HR забрала його на онбординг. Пройшлися по всіх поверхах: Віталій дізнався, хто де сидить, де кава-машини, принтери й папір до них, підписав документи та переглянув презентацію про компанію. На робочому місці Віталія очікував велкам-бокс. А в ньому, окрім іншого, його улюблені цукерки. Чат-бот надіслав детальне завдання на сьогодні, а далі — посилання на корпоративну бібліотеку, і Віталій з несподіваним для новачка спокоєм став до роботи. І так захопився, що якби не бот, то проґавив би ланч. Чат-бот розповів, куди люблять ходити співробітники, і дав ще 3 варіанти закладів на вибір.

За 15 хвилин до закінчення дня колеги відсвяткували прибуття нового товариша по службі. Йшов Віталій майже зі слізьми на очах: ​​так його ніде іще не зустрічали! Але й це було ще не все: за дві години чат-бот поцікавився: «Як воно? Втомився?». «Є трохи», — вибрав варіант відповіді Віталій: голова й справді йшла обертом. «Пара хвилин у нас дійсно пара хвилин!» — заявив чат-бот і попросив пройти 2-хвилинний тест із політики компанії.

За 3 тижні наш герой усвідомив, що вранці поспішає на роботу з таким самим ентузіазмом, як і ввечері додому. Майже щодня йому давали зворотний зв'язок, підказували й оперативно відповідали на всі запитання. А незабаром, задовго до закінчення випробувального терміну, затвердили на посаді.

Попереднє знайомство за допомогою чат-бота, незабутній перший робочий день, доброзичливий супровід, всебічна допомога і як результат — задоволений співробітник, який чітко розуміє, що і навіщо він робить в компанії. Грамотний онбординг виглядає саме так.

Ірина Сидорчук
Ірина Сидорчук
HR експерт, HRD в IT, засновниця Sydorchuk Consulting

Тенденції наступні: все, що в HR може бути автоматизовано, буде автоматизовано. А рекрутер і HR стануть координаторами рутинних процесів. У цьому сенсі чат-бот — і відповідь на сучасні виклики онбордингу, і чудовий інструмент його оптимізації.

Чим корисний чат-бот

  1. Розвантажує новачка. Він може спрямувати всю свою увагу на роботу й освоєння на посаді. Звільнивши пам'ять і увагу нового співробітника, ви знизите рівень тривожності, й він буде по-людськи вам вдячний.
  2. Забезпечує новачкові доступ до потрібної інформації у будь-який час. Презентація про компанію, регламенти, інструкції, інформація про соцпакет, посилання на онлайн-курси та професійну літературу — спитавши чат-бота або натиснувши на відповідні кнопки, новачок у будь-який зручний для нього час вивчить, уточнить, звіриться, згадає.
  3. Чат-бот підкаже відповіді на найпоширеніші запитання («Коли у мене відпустка?», «Як отримати паркомісце?») і надасть контакти всіх осіб, які можуть знадобитися йому по роботі.
  4. Чат-бот дозволяє заміряти «рівень щастя» співробітника й оцінити його успіхи. За допомогою чат-бота можна поденно відстежувати, як саме йде адаптація, і оперативно втрутитись, якщо щось не так.

Як створити чат-бота, якого всі полюблять

Катерина Коварська
Катерина Коварська
співзасновниця та СЕО компанії Khmarka

Аби чат-бот дійсно допомагав вашим співробітникам, а не сприймався як нав’язана вимога, до його запуску важливо визначити, які саме болі він «лікуватиме». 

Чого хочуть новачки? Справити враження і подружитися, регулярно отримувати зворотний зв'язок, пам'ятати всі інструкції.
Моя порада: виберіть 1-2 завдання на старті, перенесіть їх у чат-бот, запустіть, протестуйте. Коли ви з колегами побачите результат, усі надихнуться і почнуть довіряти чат-боту.

Створюючи скрипт для чат-бота, важливо пам’ятати, що місця в месенджері на екрані телефону мало. Чат-бот повинен «згодовувати слона по шматочках»: видавати інформацію порціями, короткими форматами.

Хочете створити теплу довірчу атмосферу? Стікери, меми, доброзичливі запитання, мотивувальні повідомлення — все це працює.

І важливо наперед подумати, як ви будете керувати користувачами чат-бота та їхніми відповідями. Якщо на вас одночасно впаде 200 анкет зворотного зв’язку, як ви їх оброблятимете?

Чат-бот може стати «вишенькою на торті» вашого онбордингу. Головне — налаштувати його так, як потрібно саме вам та вашим співробітникам.

Читайте також