Как написать письмо руководителю, чтобы он оплатил вам обучение

Юрий Гальмаков, kaplunoff.ru
Если вы хотите развиваться в профессии, но обучение стоит денег, а работодатель не спешит в вас вкладывать, попробуйте написать ему грамотное письмо-мотивацию.

Work.ua публикует пошаговую инструкцию от Студии Дениса Каплунова, которая специализируется на написании коммерческих текстов.

Главное правило, чтобы письмо «сработало»

Перед тем, как приступить к написанию или усилению такого письма, нужно сразу внести несколько поправок.

  1. Никакой текст не сработает, если руководитель не заинтересован в развитии компании. Его самого нужно обучать.
  2. Нормальный руководитель не оплатит обучение сотрудника, который и без того ничего не может сделать. Он не видит потенциала роста в этом конкретном человеке.
  3. Письмо не сработает, если образовательное мероприятие, организация или конкретный тренер знакомы рынку как трансляторы некачественных неактуальных знаний и навыков.

Важно понимать, что руководитель каждого бизнеса индивидуален. А хорошее письмо с просьбой оплатить обучение сотрудника — это всего одно звено в цепочке принятия решений. И если с остальными звеньями всё в порядке, то и письмо должно быть отличным.

«ПОТРАТИТ» ли руководитель деньги на сотрудников? Нет. Но он уверенно «ИНВЕСТИРУЕТ» в образование, если почувствует, что это выгодно для компании.

От этого и нужно отталкиваться. У нас возникает негласное правило — сотруднику надо доказать окупаемость инвестиций в своё образование. В таком случае цель письма будет достигнута.

План письма

1. Приветствие

Этот момент индивидуален. В каждой компании своя субординация, поэтому решайте сами, как обратиться к руководителю.

  • «Пётр, привет…»
  • «Уважаемый Пётр Алексеевич…»
  • «Господин Алёхин…»
  • «Уважаемый господин Алёхин…»
  • «Приветствую вас, уважаемый господин Алёхин…»

Не нужно долго думать, как поздороваться. Просто здоровайтесь, как привыкли по отношению к конкретному человеку.

2. Акцент на проблемные зоны

Мы учимся, чтобы решать конкретные задачи. Значит, вероятно, есть определённые проблемы, которые мы сможем решить после обучающего мероприятия. Сообщите об этом в письме руководителю.

Да, это слишком длинный текст, но он приведен для наглядного понимания, с чего следует начинать просьбу оплатить обучение.

Сотрудник, как никто другой, знает, какие проблемы присутствуют в зоне его ответственности. А руководитель знает о результатах работы. Нужно грамотно описать эти проблемы, прежде чем приступать к следующему пункту.

3. Что нужно, чтобы решить эти проблемы?

Здесь мы описываем, с помощью чего можно исправить проблемную ситуацию. Это как подсказка, что нужно менять курс.

«Сейчас нам важно освоить новые навыки, которые помогут решить эти задачи».

Много тут описывать не нужно. Это плавный переход. Не заставляйте руководителя погружаться в чтение длинного текста. Пусть он будет коротким.

Но если у вас достаточно места, и вы хотите быть более подробными, используйте следующий вариант:

Да, с подробностями всё выглядит гораздо убедительнее. Но не увлекайтесь. Экономьте место на странице и время руководителя.

4. Положительный результат предыдущих действий

Если в прошлом сотрудник обучался на определённом тренинге (пусть даже бесплатном), не нужно об этом молчать, так как в руках козырь. Не стесняйтесь рассказать, чему научились, как применили, и какую пользу это дало компании.

Но это необязательный пункт. Если у вас нет положительного опыта, не выдумывайте. Лучше используйте социальные доказательства. Об этом позже, а пока переходим к следующему пункту.

5. Информация о мероприятии

Настало время представить мероприятие:

Много о мероприятии расписывать не нужно. Если руководитель заинтересован, он перейдёт по ссылке и внимательно всё изучит.

6. Просьба

И вот мы подошли к тому месту, где формулируется просьба. Как именно?

Не выпрашивайте, а превратите просьбу в необходимость (для компании). Вы это уже сделали выше. Теперь осталось сформулировать коротко.

7. Какой конкретный результат это даст

Это один из самых важных пунктов — в нём руководитель должен почувствовать, что вся эта затея не окажется напрасной.

Цель должна быть конкретной. Попробуйте написать так, чтобы руководитель сам этого захотел.

8. Социальное доказательство

Это не самый важный пункт в вашем письме и необязательный. Но, если есть возможность, добавьте для убедительности.

Если есть правдивый кейс, покажите. Если нет — пропустите этот пункт. Пишите только правду.

9. Призыв к действию

А вот и завершение. Только не делайте прямой призыв к действию, как в продающих текстах или коммерческих предложениях — «купите», «закажите», «оплатите» и т.д.

Вашему руководителю нужно переварить всю информацию. Используйте следующий призыв.

Ну и, конечно, подпись. Кроме ФИО оставьте контакты, чтобы руководитель смог с вами связаться. Не забудьте о номере телефона. Вдруг он через 5 минут возьмёт телефон и наберёт вас.

5 дополнительных советов

  1. Соберите всю возможную информацию о мероприятии. Распечатайте программу, найдите отзывы прошлых студентов, а затем предоставьте эти данные боссу, если он потребует.
  2. Делайте акценты на конкретные выгоды. В первую очередь — на материальную отдачу для компании в результате вашего обучения.
  3. Сообщайте об обучении заранее, чтобы руководитель успел выделить бюджет. Ведь это не всегда так просто, как кажется (даже при желании).
  4. В процессе обучения, посещайте все занятия, выполняйте полученные задания, чтобы босс увидел, насколько продуктивно вы подходите к этому вопросу. Оправдайте его доверие.
  5. Всё время делайте заметки и перечитывайте их. Обсуждайте материал с коллегами. Все это поможет вам усвоить новые знания и навыки.

Итог и материалы для скачивания

Если собрать все куски нового письма, которое у нас получилось в итоге выходит 1,5 страницы в Word. Для кого-то это покажется слишком длинным текстом, который руководитель не захочет читать. Учитывайте, что это всего лишь пример, из которого вы должны понять, как писать такое письмо и где расставлять акценты.

В любом случае, каждый текст можно сократить для удобства. К этой статье Work.ua прикрепляет три документа для скачивания. В них вы найдёте полный и сокращённый вариант этого текста, а также схему действий при написании письма руководителю. Качайте тот, который вам нужен. А лучше все сразу. Пригодятся.


Если этот материал оказался для вас полезным, отправьте ссылку тем, кому это тоже может быть интересным. Тяга к обучению и развитию всегда будет вознаграждена. Пробуйте!


Читайте также

Добавить комментарий

Чтобы добавить комментарий нужно войти.
Оставить комментарий