График отпусков. Практические вопросы составления, утверждения, внесения изменений и применения

График отпусков. Практические вопросы составления, утверждения, внесения изменений и применения
Законодательством установлен общий порядок и сроки предоставления отпусков. Очередность предоставления отпусков определяется графиком, а порядок предоставления их конкретизируется внутренним нормативным актом.

В правилах уточняется вид отпуска — ежегодный основной отпуск, который существенно отличается от других, в частности дополнительных ежегодных отпусков.
Читатели узнают, от чего зависит право на ежегодный основной отпуск, какие важные условия следует учитывать, составляя график отпусков, и какие сведения должны содержаться в нем. В статье также разъясняется, когда допускается вносить изменения в график отпусков и как его применять.

Общий порядок и сроки предоставления отпусков установлены частью десятой статьи 10 Закона Украины «Об отпусках» от 15 ноября 1996 года № 504/96-ВР (далее — Закон № 504) и пунктом 20 Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденных постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам от 20 июля 1984 года № 213.

Очередность предоставления отпусков определяется графиком, который утверждается собственником или уполномоченным им органом и доводится до сведения всех работников. График должен быть согласован с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом. При составлении графика учитываются интересы производства, личные интересы работников и возможности для их отдыха.

На предприятиях, в учреждениях, организациях (далее — предприятие), в государственных органах и органах местного самоуправления порядок предоставления отпусков должен быть конкретизирован обязательным внутренним (локальным) нормативным актом — правилами внутреннего трудового распорядка (ст. 142 КЗоТ Украины). Этот порядок устанавливается в разделе «Рабочее время и его использование» упомянутых правил и может быть следующим:

  • Работникам (краткое название предприятия) предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью (число) календарных дней (продолжительность указывается в зависимости от категории работников согласно Закону № 504 и другим законам Украины).
  • Очередность предоставления отпусков определяется графиком, который утверждается (должность руководителя) по согласованию с профсоюзным комитетом (профсоюзным представителем или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом) и доводится до сведения всех работников.
  • График составляется на каждый календарный год до 5 января.
  • График является обязательным для обеих сторон трудовых отношений.
  • Конкретная дата предоставления ежегодного отпуска в пределах, установленных графиком, согласовывается между работником и (орган управления предприятием). О дате начала отпуска работник уведомляется письменно не позднее чем за две недели до обусловленного срока.
  • По заявлению работника часть неиспользованного отпуска, превышающего 24 календарных дня, может быть заменена денежной компенсацией.

По желанию работника ежегодный отпуск может предоставляться по частям, если: основная непрерывная его часть будет составлять не менее 14 календарных дней; существуют другие условия (исходя из того, что законодательством работнику предоставляется только возможность, а не право на деление отпуска, могут быть предусмотрены следующие условия: часть отпуска продолжительностью, кратной 7, предоставляется только по уважительным причинам, либо часть ежегодного отпуска будет предоставляться в день, следующий за днем предыдущей.

Эти примеры других условий деления отпуска не являются нарушением прав работника или норм законодательства о труде. К тому же наличие таких условий исключает нарушение требований Закона № 504 о предоставлении отпусков в календарных днях).

В правилах внутреннего трудового распорядка предприятия не случайно конкретизирован вид отпуска «ежегодный основной отпуск», поскольку он существенно отличается от других, в частности от дополнительных ежегодных отпусков, а именно:

  • за работу с вредными и тяжелыми условиями труда и особый характер труда;
  • отдельным категориям работников, работа которых связана с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой или выполняется в особых природных, географических и геологических условиях и условиях повышенного риска для здоровья;
  • работникам с ненормированным рабочим днем (предоставляется без каких-либо дополнительных оснований и условий, если выполняется основное условие: работник должен состоять в трудовых отношениях с предприятием, т. е. работать по трудовому договору).

Право на ежегодный основной отпуск не зависит от места работы (основное или по совместительству, в частности на том же предприятии), срока трудового договора (бессрочный, срочный, временный, сезонный), режима рабочего времени (неполная рабочая неделя, день и т. п.).

Обратить внимание

На ежегодный основной отпуск и другие виды отпусков не имеют права лица, работающие по договорам гражданско-правового характера, например, по договорам подряда, предоставления услуг, авторским договорам.

Ежегодный основной отпуск предоставляется работникам за отработанный рабочий год, который, в отличие от календарного, отсчитывается со дня заключения трудового договора (ст. 6 Закона № 504).

В соответствии со статьей 42 Уголовно-исполнительного кодекса Украины лицам, осужденным к наказанию в виде исправительных работ, предоставляется отпуск, время которого не засчитывается в срок отбывания наказания.

Поскольку законодательство о труде не допускает разрыва во времени между заключением трудового договора и началом работы, формулировка «со дня заключения трудового договора» равнозначна формулировке «со дня начала работы». Поэтому рабочий год исчисляется с первого дня работы включительно (по табелю учета рабочего времени).

Продолжительность ежегодного основного отпуска устанавливается в зависимости от категории работников согласно Закону № 504 и другим законам Украины, а не от времени занятости работников в тех или иных условиях.

Право на ежегодный основной отпуск определяется стажем работы, который исчисляется в соответствии со статьей 9 Закона № 504.

Отметим, что в стаж работы, дающий право на этот отпуск, не засчитывается:

  • время частично оплачиваемого отпуска по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста;
  • отпуск без сохранения заработной платы по уходу за ребенком до достижения им шестилетнего возраста, а если ребенок болен сахарным диабетом I типа (инсулинозависимый) — до достижения ребенком шестнадцатилетнего возраста.

Составление и утверждение графика отпусков

На практике график предоставления отпусков составляется кадровой службой (отдел кадров, отдел для работы с персоналом, должностное лицо, на которое возложена обязанность вести кадровую работу) обычно до 1 января следующего года. Основанием для его составления являются предложения руководителей структурных подразделений (они должны быть оформлены в порядке, установленном на предприятии) с возможными коррективами, которые вносятся с учетом положений Закона № 504. В частности, при составлении графика следует прежде всего учитывать интересы производства. Однако нельзя пренебрегать и личными интересами работников, возможностями для их отдыха, а также положениями статьи 10 Закона № 504, которая предусматривает, что работникам определенных категорий по их желанию ежегодные отпуска предоставляются в удобное для них время.

Такими категориями работников, в частности, являются:

  • лица в возрасте до восемнадцати лет;
  • инвалиды;
  • женщины перед отпуском по беременности и родам или после него;
  • женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до пятнадцати лет или ребенка-инвалида (ребенком в соответствии со статьей 1 Закона Украины «Об охране детства» от 26 апреля 2001 года № 2402-III считается лицо в возрасте до восемнадцати лет включительно);
  • одинокие матери (отцы), воспитывающие ребенка без отца (матери) (одинокой матерью считается женщина, не состоящая в браке и в свидетельстве о рождении ребенка которой нет записи об отце ребенка либо запись об отце сделана в установленном порядке по указанию матери; вдова; женщина, воспитывающая ребенка без отца, в том числе разведенная женщина, которая воспитывает ребенка без отца, хотя и получает алименты, а также женщина, вступившая в брак, если новый муж не усыновил ее ребенка).

Чтобы реализовать свое право на отпуск в удобное время, одинокая мать должна представить следующие документы: свидетельство о рождении ребенка, справку органов регистрации актов гражданского состояния об основаниях внесения в книгу регистрации рождений сведений об отце ребенка; вдова — свидетельство о браке и свидетельство о смерти мужа; разведенная женщина — свидетельство о расторжении брака; жены (мужья) военнослужащих; ветераны труда и лица, имеющие особые трудовые заслуги перед Родиной.

Все это поможет вам сделать бухгалтер.

Обратить внимание

Следует также учитывать, что руководителям, педагогическим, научным, научно-педагогическим работникам, специалистам учебных заведений ежегодные отпуска полной продолжительности в первый и последующие рабочие годы предоставляются в период летних каникул.

С учетом специфики производства возможно предоставление ежегодных основных отпусков одновременно группе работников, например в период уменьшения объемов производства, что должно быть отражено в графике.

При составлении графика предоставления отпусков важно обеспечить выполнение требования статьи 10 Закона № 504: «Ежегодные основной и дополнительные отпуска предоставляются работнику с таким расчетом, чтобы они были использованы, как правило, до окончания рабочего года».

Обратить внимание

Запрещается непредоставление ежегодных отпусков полной продолжительности в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодных отпусков в течение рабочего года лицам в возрасте до восемнадцати лет и работникам, имеющим право на ежегодные дополнительные отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями или с особым характером труда.

Одновременно или отдельно от ежегодного основного отпуска работникам по их заявлению можно предоставлять ежегодные дополнительные отпуска согласно части второй статьи 10 Закона № 504 (понятно, что эти отпуска предоставляются вне графика).

График предоставления отпусков составляется в произвольной форме. Обычно он содержит следующие сведения:

  • графа 1 — порядковый номер структурного подразделения (если необходимо) или фамилии работника (на небольших предприятиях);
  • графа 2 — название структурного подразделения;
  • графа 3 — фамилия, имя, отчество работника;
  • графа 4 — должность (профессия) работника;
  • графа 5 — месяц предоставления отпуска (в графике не указывается дата начала отпуска);
  • графа 6 — месяц предоставления отпуска в случае его переноса;
  • графа 7 — основания переноса отпуска (номер и дата приказа);
  • графа 8 (не обязательная) — период, за который предоставляется отпуск (рабочий год) (приложение 1).


График утверждается руководителем предприятия.

Внесение изменений в график отпусков

После утверждения графика в течение года допускается вносить в него изменения, касающиеся установления нового срока предоставления отпуска в связи с его переносом (оформляется приказом руководителя предприятия). Инициатором переноса отпуска может быть как руководитель предприятия, так и работник. Перенести отпуск по инициативе руководителя возможно только в том случае, когда предоставление отпуска по утвержденному графику может неблагоприятно сказаться на нормальной работе предприятия.

Приказ о переносе отпуска издается, если:

  • имеется письменное согласие работника на перенос отпуска;
  • вопрос о переносе отпуска согласован в установленном порядке с профсоюзным или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом;
  • перенос не является системным;
  • часть отпуска продолжительностью 24 календарных дня работник использует в текущем рабочем году.

Ежегодный отпуск по требованию работника должен быть перенесен на другой период, если:

  • руководитель предприятия нарушил срок письменного уведомления о времени предоставления отпуска;
  • работнику своевременно не выплачена заработная плата за время ежегодного отпуска (выплачивается не позднее чем за три дня до его начала);
  • работник временно нетрудоспособен на день начала отпуска, что удостоверено в установленном порядке;
  • наступает срок отпуска по беременности и родам;
  • ежегодный отпуск совпадает с отпуском в связи с учебой, выполнением работником государственных или общественных обязанностей, если согласно законодательству он подлежит на это время освобождению от основной работы с сохранением заработной платы.

Обратить внимание

Приведенные основания переноса отпусков являются исчерпывающими и расширению не подлежат.

Перенос отпуска по инициативе работника также оформляется приказом.

Применение графика отпусков

В соответствии со статьей 10 Закона № 504 конкретный период предоставления ежегодного основного отпуска (определенный в графике или измененный впоследствии одной из сторон трудовых отношений) согласовывается между руководителем предприятия (обычно это происходит на уровне руководителя работника или кадровой службы) и работником. Кадровая служба обязана письменно предупредить работника о дате начала отпуска не менее чем за две недели (согласно ст. 2411 КЗоТ срок, исчисляемый неделями, заканчивается в соответствующий день недели, т. е. если отпуск начинается во вторник, то именно во вторник работник должен получить уведомление о начале отпуска, значит, вручить его можно в понедельник).

При этом первый экземпляр письменного уведомления должен быть вручен работнику, а второй с его подписью, удостоверяющей получение уведомления, хранится в кадровой службе до окончания отпуска.

Предоставление ежегодных отпусков оформляется приказом руководителя предприятия. Воспользоваться при этом можно бланком, изготовленным на предприятии, или типовой формой № П-3 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска», утвержденной приказом Министерства статистики Украины «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 5 декабря 2008 года № 489.


На практике издаются как индивидуальные, так и сводные (групповые) приказы, объединяющие всех работников, которым данным приказом предоставляются отпуска.

Основания для издания приказа:

  • график отпусков (предоставление ежегодного основного отпуска или его части, составляющей не менее 14 календарных дней);
  • заявление работника и график отпусков (одновременное предоставление ежегодных основного и дополнительных отпусков);
  • заявление работника (предоставление ежегодного дополнительного отпуска).

На основании приказа (списка) о предоставлении ежегодного основного (дополнительного) отпуска вносятся соответствующие записи в раздел IV «Отпуска» личной карточки по форме № П-2, утвержденной приказом Министерства статистики Украины «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 5 декабря 2008 года № 489.


Читайте также

Добавить комментарий

Чтобы добавить комментарий нужно войти.
Оставить комментарий