Административный помощник

Должностная инструкция

Скачать (MS Word, 55,3 Кб)

I. Общие положения

  1. Административный помощник относится к категории специалистов.
  2. На должность административного помощника назначается лицо, имеющее профессиональное (техническое, экономическое,(высшее; среднее) юридическое, пр.) образование, стаж административной работы не менее ___ лет (2 лет; 3 лет; др.)(указать направление) в сфере бизнеса.
  3. Административный помощник должен знать:
    - Структуру управления предприятием.
    - Внутреннюю и внешнюю политику предприятия.
    - Структуру и оборудование современного офиса.
    - Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях.
    - Принципы и методы администрирования.
    - Стандарты делопроизводства.
    - Основы этики и эстетики.
    - Правила делового общения.
    - Порядок систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий.
    - Правила внутреннего трудового распорядка.
  4. Назначение на должность административного помощника и освобождение от должности производится приказом руководителя предприятия.
  5. Административный помощник подчиняется непосредственно руководителю предприятия.

II. Должностные обязанности

Административный помощник:

  1. Планирует рабочий день руководителя (встречи, звонки, прием, пр.).
  2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)
  3. Выезжает по заданию руководителя в краткосрочные командировки для решения вопросов, обозначенных руководителем.
  4. Сопровождает руководителя на встречах, в поездках, пр.
  5. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.
  6. Осуществляет связь с предприятиями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующим непосредственного участия руководителя.
  7. По поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.
  8. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых руководителю, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.
  9. Ведет делопроизводство, получает адресованные руководителю почтовые и телеграфные отправления, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.
  10. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.
  11. Получает по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые руководителю.
  12. Выполняет разовые поручения руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению.
  13. Выполняет иные поручения руководителя в рамках служебных отношений.

III. Права

Административный помощник имеет право:

  1. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
  2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
  3. Запрашивать от руководства и специалистов подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
  4. Требовать от руководителя обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность

Административный помощник несет ответственность:

  1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Украины.
  2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.
  3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

V. Режим работы

  1. Административного помощника определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.


Раздел «Кадровые документы» создан с использованием материалов сайта Jobs.ua и других сайтов.