Завідувач канцелярії

Должностная инструкция

Скачать (MS Word, 46,1 Кб)

I. Загальні положення

  1. Завідувач канцелярії безпосередньо підпорядковується ___.
  2. Завідувач канцелярії виконує вказівки ___.
  3. Завідувач канцелярії заміняє ___.
  4. Завідувача канцелярії заміняє ___.
  5. Повинен знати:
    - постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи органів вищого рівня, що стосуються організації діловодства;
    - державну систему діловодства;
    - стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації;
    - структуру підприємства, установи, організації;
    - організацію діловодства;
    - порядок складання номенклатури справ, описів справ постійного і тимчасового зберігання, встановленої звітності, строки та порядок передачі справ до архіву;
    - схеми документообігу;
    - порядок розроблення номенклатури справ, описів справ постійного і тимчасового зберігання, встановленої звітності;
    - строки та порядок здавання справ до архіву;
    - системи організації контролю за виконанням документів;
    - організаційну техніку та інші технічні засоби управлінської праці;
    - основи економіки, організації виробництва, праці та управління;
    - основи трудового законодавства.
  6. Кваліфікаційні вимоги:
    - Базова або неповна вища освіта відповідного напряму підготовки (бакалавр або молодший спеціаліст).
    - Стаж роботи у службі діловодства — не менше 1 року.

II. Завдання та обов'язки

  1. Організовує роботу канцелярії.
  2. Забезпечує своєчасне оброблення кореспонденції, що надходить та відправляється, її доставляння за призначенням.
  3. Здійснює контроль за строками виконання документів та їх правильним оформленням.
  4. Організовує роботу з реєстрації, обліку, зберігання та передавання до відповідних структурних підрозділів документів поточного діловодства, у тому числі наказів і розпоряджень керівництва, з формування справ та їх здавання на зберігання.
  5. Розроблює інструкції з ведення діловодства на підприємстві, в установі, організації та організовує їх впровадження.
  6. Вживає заходів щодо забезпечення працівників служби діловодства необхідними інструктивними та довідковими матеріалами, а також інвентарем, обладнанням, оргтехнікою, технічними засобами управлінської праці.
  7. Здійснює методичне керівництво організацією діловодства у підрозділах, контроль за правильним формуванням, зберіганням та своєчасним здаванням справ до архіву, підготування довідок про додержання строків виконання документів.
  8. Забезпечує друкування та розмножування службових документів.
  9. Бере участь у підготовці скликаних керівництвом нарад, організовує їх технічне обслуговування, оформлює документи на відрядження, реєструє працівників, які прибувають у відрядження на підприємство, в установу, організацію.
  10. Керує працівниками канцелярії.

III. Права

Завідувач канцелярії має право:

  1. Ознайомлюватися з проектами рішень керівництва підприємства, що стосуються його діяльності.
  2. Брати участь в обговоренні питань, що стосуються виконання його обов'язків.
  3. Вносити на розгляд керівництва підприємства пропозиції щодо покращання роботи, пов'язаної з обов'язками, що передбачені цією інструкцією.
  4. В межах своєї компетенції повідомляти керівництву підприємства про всі недоліки, виявлені в процесі його діяльності, та вносити пропозиції щодо їх усунення.
  5. Вимагати від керівництва підприємства сприяння у виконанні ним посадових обов'язків.

IV. Відповідальність

Завідувач канцелярії несе відповідальність:

  1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, а також за невикористання або неповне використання своїх функціональних прав, що передбачені цією посадовою інструкцією, - в межах, визначених чинним законодавством України про працю.
  2. За правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України.
  3. За завдання матеріальної шкоди - в межах, визначених чинним цивільним законодавством та законодавством про працю України.


Раздел «Кадровые документы» создан с использованием материалов сайта Jobs.ua и других сайтов.