Заведующий архивом

Должностная инструкция

Скачать (MS Word, 52,5 Кб)

I. Общие положения

  1. Заведующий архивом относится к категории руководителей.
  2. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
  3. Назначение на должность заведующего архивом и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению _.
  4. Заведующий архивом должен знать:
    - Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архива.
    - Единую государственную систему делопроизводства.
    - Порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации.
    - Структуру предприятия.
    - Правила хранения бланков строгой отчетности.
    - Основы организации производства, труда и управления.
    - Законодательство о труде.
    - Правила внутреннего трудового распорядка.
    - Правила и нормы охраны труда.
  5. В своей деятельности заведующий архивом руководствуется:
    - Положением об архиве предприятия.
    - Настоящей должностной инструкцией.
  6. Заведующий архивом подчиняется непосредственно __ (директору предприятия; иному должностному лицу).
  7. Заведующий архивом осуществляет руководство работниками архива.
  8. На время отсутствия заведующего архивом (отпуск, командировка, болезнь, пр.) его обязанности и права переходят к его заместителю, а при отсутствии такового - к лицу, назначенному приказом директора организации.

II. Должностные обязанности

Заведующий архивом:

  1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии.
  2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
  3. Руководит работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).
  4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.
  5. Инструктирует работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.
  6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
  7. Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.
  8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
  9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
  10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.
  11. Составляет установленную отчетность.
  12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
  13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
  14. Обеспечивает наличие в архиве необходимого инвентаря, потребных бланков, канцелярских товаров, инструктивно-методической литературы по кругу обязанностей.
  15. Проверяет правильность учета и хранения бланков строгой отчетности.
  16. Контролирует правильность эксплуатации и исправность производственных помещений, наличие и исправность противопожарных средств.руководства.
  17. Эргонометрическое консультирование и подготовка рекомендаций по организации рабочих мест и условий труда для различных категорий работников.

III. Права

Заведующий архивом вправе:

  1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и руководителей структурных подразделений предложения по улучшению деятельности архива.
  2. Запрашивать лично или по поручению директора предприятия от руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые документы и информацию.
  3. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.
  4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
  5. Вносить предложения на рассмотрение директора предприятия:
    - О наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих свои должностные обязанности.
    - О применении поощрений за образцовое выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу подчиненных ему работников.
  6. Требовать от директора предприятия (иных руководителей) оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
  7. Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по вопросам работы архива.

IV. Ответственность

Заведующий архивом несет ответственность:

  1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.
  2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.
  3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.


Раздел «Кадровые документы» создан с использованием материалов сайта Jobs.ua и других сайтов.