Секретарь-референт

Должностная инструкция

Скачать (MS Word, 50,6 Кб)

I. Общие положения

  1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
  2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.
  3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
  4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
    - законодательными актами Украины;
    - Уставом предприятия;
    - Положением о функциональных службах предприятия;
    - приказами (указаниями) руководства предприятия;
    - нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
    - настоящей должностной инструкцией.
  5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
  6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
    - перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
    - организации работы с документами, составления документации;
    - организации управленческого труда;
    - применение средств вычислительной и организационной техники;
    - перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
    - культуры труда и служебной этики;
    - охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

II. Должностные обязанности

  1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
  2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
  3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
  4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
  5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
  6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).
  7. Вести прием посетителей.
  8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
    - оформление приказов по личному составу;
    - оформление личных карточек формы ___ или личных дел;
    - оформление трудовых книжек;
    - оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
    - оформление командировочных документов;
    - оформление листов нетрудоспособности;
    - ведение табеля учета рабочего времени;
    - выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
  9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
  10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.
  11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
  12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

III. Права

Секретарь-референт имеет право:

  1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
  2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
  3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления, международных правил оформления документов (ISO).
  4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
  5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
  6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
  7. Работать с документами, имеющих гриф "КТ" или "Конфиденциально".
  8. Принимать решения в пределах своей компетенции.
  9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

IV. Ответственность

Секретарь-референт несет ответственность за:

  1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.
  2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.
  3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Конфиденциально" или "КТ".
  4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.


Раздел «Кадровые документы» создан с использованием материалов сайта Jobs.ua и других сайтов.