Офис-менеджер

Должностная инструкция

Скачать (MS Word, 56,4 Кб)

I. Общие положения

  1. Офис-менеджер относится к категории специалистов Компании, основными задачами которого являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.
  2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от неё приказом Генерального директора Компании.
  3. Офис-менеджер непосредственно подчиняется Генеральному директору.
  4. В подчинении офис-менеджера находятся заведующий хозяйством, водитель, курьер и уборщица.
  5. Офис-менеджер ведёт кадровое делопроизводство в период временного отсутствия (болезнь, отпуск) начальника отдела кадров.
  6. В период временного отсутствия (болезнь, отпуск) замещает офис-менеджера начальник отдела кадров.
  7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:
    - законодательными актами Украины;
    - Уставом Компании;
    - Положением о внутреннем распорядке рабочего времени;
    - Положениями об отделах Компании;
    - приказами руководства;
    - нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
    - настоящей Должностной инструкцией.
  8. На должность офис-менеджера назначаются лица с высшим, неполным высшим или средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года на аналогичной должности, со знанием делопроизводства, оргтехники (факса, копира, сканера, принтера), программ Microsoft Office, культуры труда и деловой этики.
  9. Офис-менеджер должен знать:
    - организационно-штатную структуру и сотрудников Компании;
    - положения, приказы и внутренние процедуры Компании;
    - функции и задачи подразделений Компании;
    - функциональные обязанности сотрудников административного отдела Компании;
    - свои функциональные обязанности и права;
    - свои действия при внештатных и аварийных ситуациях.

II. Должностные обязанности

  1. Выполняет функции секретаря Компании:
    1.1. Документационное обеспечение управления:
    - приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;
    - фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;
    - работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
    - работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
    - организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
    - работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;
    - ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;
    - оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;
    - по поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ;
    - по поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;
    - по поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;
    - формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.
    1.2. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.
    1.3. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
    1.4. Организация встречи посетителей и гостей Компании.
    1.5. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.
  2. Обеспечивает жизнедеятельность офиса:
    - Заказ воды по мере необходимости.
    - Заказ канцелярии ежеквартально.
    - Осуществление подписки на периодические издания.
    - Оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.
    - Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя.
  3. Координирует и контролирует работу:
    - водителя (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании);
    - курьеров;
    - уборщицы.
  4. Офис-менеджер, как член трудового коллектива, обязан:
    - добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда;
    - качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;
    - поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;
    - эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;
    - соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;
    - не использовать для выступлений и публикаций в средствах массовой информации сведений, полученных в силу служебного положения, определенных специальными документами компании, как коммерческая (служебная) тайна, распространение которой может нанести вред компании или его работникам.

III. Права

Офис-менеджер имеет право:

  1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
  2. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.
  3. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
  4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы Компании.
  5. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности Компании.
  6. Принимать решения в пределах своей компетенции.
  7. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с Генеральным директором.

IV. Ответственность

Офис-менеджер несёт ответственность за:

  1. Невыполнение и/или нечёткое, несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей.
  2. Упущения, приводящие к причинению материального ущерба Компании и/или ущерба её имиджу.
  3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ».
  4. Игнорирование правами, предусмотренными настоящей инструкцией.
  5. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, производственной и трудовой дисциплины.


Раздел «Кадровые документы» создан с использованием материалов сайта Jobs.ua и других сайтов.