Work.ua много уделяет время статьям, которые помогают сдавать работу в срок и повышают продуктивность. Этот материал посвящен методике «Джедайской техники пуcтого инбокса» Максима Дорофеева и также полезен, потому что подскажет, как доводить дела до конца, освободит больше времени и «очистит» мозг. Но сначала о теории — это важно.

Признаки беспокойного мозга

У вас беспокойный мозг, который мало продуктивен к концу дня, если вам знакомы эти ситуации:

  1. Вы на работе, у вас в голове идет тяжелый мыслительный процесс, но приходит письмо или смс, и обязательно возникает желание отреагировать. Результат — много недоделанных дел в конце рабочего дня: забыл, отвлекся и т. д.
  2. Вы решаете рабочую задачу и неожиданно возникает мысль «Купить домой молока». Мозг сразу ищет возможные варианты, что сделать для покупки молока. Результат — «убитый» рабочий настрой.
  3. Во время собрания возникает важный вопрос, на который сложно сразу дать ответ. Сотрудник просит сформулировать задачу в письме и отправить на почту. Приходит письмо, сотрудник открывает и понимает, что в двух словах не объяснить. Результат — новая встреча или собрание.
  4. Вы гуляете с семьей и думаете о работе. Приходите на работу и думаете о назначенной встрече, которая будет через 2 часа. Зачем браться за работу, если до встречи осталось 2 часа, все равно ничего не успею. Результат — на встрече вы думаете о прогулке с семьей.
  5. Вы ложитесь ночью спать и вам приходит в голову важная мысль. Вы пытаетесь уснуть, но мысль вас не покидает. Результат — уставший, не выспавшийся человек рано утром.

Знакомы до боли ситуации? Тогда джедайская техника пустого инбокса — для вас.

Правила сбора входящих: что, как и когда надо собирать

Теперь перейдем непосредственно к технике. То, что нужно понимать — алгоритм разбора инбокса и его составляющие:

  • «входящее» или «инбокс» — это всё, что ждет от нас решения. Входящие письма, открытые вкладки браузера, неразобранные файлы на рабочем столе, недочитанная книга на столе, дрель, которую мы не вернули соседу (напоминающая о необходимости повесить полочку), кассовый чек в кошельке, зудящие мысли — всё это инбоксы;
  • задача — это минимальная сущность системы;
  • мозг спокоен, когда инбоксы пусты, а задачи записаны;
  • любое дело мы дробим на задачи, которые выполняем за 30 минут;
  • хорошо составленная задача не заставляет думать, с чего начать, и отвечает на вопрос: «Что нужно сделать?»;
  • если на решение задачи нужно меньше 2-х минут, делаем ее прямо сейчас;
  • если не видно задач, за которые можно браться, надо поставить задачу: «Подумать 15 минут над задачей ...».

Чтобы определить, где лучше хранить справочную информацию, нужно ответить на вопрос: «Когда эта информация мне потребуется?». Ответ на вопрос — место для хранения информации. Отличное хранилище всегда в зоне видимости: задачи, работы (регламенты или wiki, чек-листы), проекты (контекст проекта).

Что такое плохой список задач и как он выглядит

Список задач плох, если мозгу приходится каждый раз восстанавливать список действий в каждой задаче и тратить «энергию мозга». Нужны такие задачи, которые мы выполним, выключив половину мозга на восстановление.

Пример №1 плохого списка задач

Это хороший список, но не задач, а проектов. Он отвечает на вопрос: «Что мне нужно сделать?». Но мозг все равно думает, какое первое физическое действие ему сделать: «С чего начать?».

Если мы видим задачу «Прочитать Капитал Маркса», скорее всего она зависнет навсегда. Если мы сформулируем задачу «Прочитать первую главу Капитал Маркса», то выполнить ее гораздо проще. А дальше поставим следующую задачу: «Прочитать вторую главу».

Пример №2 плохого списка задач

Список проблем плох, потому что не отвечает на вопросы чек-листа хорошего списка.

  • Чек-лист хорошего списка задач
  • Сформулирована ли задача как ответ на вопрос: «Что нужно сделать?»
  • Понятен ли вам, как выглядит результат выполнения этой задачи?
  • Способны ли вы выполнить эту задачу за 15-30 минут с расслабленным мозгом?
  • Если назначена дата исполнения, то продиктована ли она настоящей необходимостью?

Когда мы делегируем кому-то задачу, то нам нужно получить от конкретного человека конкретный результат. Поэтому задачи, по которым вы ждете результата, лучше формулировать так: <Имя Человека>: Напомнить про <что надо сделать и прислать мне?>.

Если в списке задач список незавершенных дел превышает некоторое пороговое значение, то необходимо выбирать задачи, которые интересны именно вам и соответствуют личным целям.

Ежедневный и периодический обзор

Список задач выполняет свои функции при условии, что он постоянно находится в свежем и актуальном состоянии. Это состояние возможно только через регулярные обзоры: оперативные, ежедневные, еженедельные.

Каждый день мы просматриваем задачи, которые выполняются на этой неделе, и переносим их в «сегодня». В течение дня мы смотрим список задач «сегодня» и стараемся выполнить задачи, которые можно сделать прямо сейчас.

Если задача в исходной формулировке не выполнилась сегодня, то ее шансы быть выполненной завтра еще ниже. Поэтому в конце рабочего дня нужно задаст себе три вопроса:

  • Нужно убиваться и доделывать эту задачу именно сегодня? Если нет, то: …
  • Нужно что-то сделать сегодня в связи с тем, что эта задача сегодня не выполнена? (Кого-то предупредить, что-то переформулировать или отразить этот сдвиг в каких-либо планах).
  • С какого действия я начну выполнять эту задачу в следующий раз?

Нужно придерживаться правила: «Если ты не сделал то, что планировал сделать сегодня, то замени эту задачу следующим шагом к ее выполнению. Исходную формулировку задачи сохрани».

Система обзора опирается на приоритет задач. Приоритет — это «сегодня», «на неделе», «выполнить позже». Нужно еженедельно просматривать папку «позже» и добавлять в «на неделе».

Приоритезация задач

В джедайской технике пустого инбокса приоритезация упрощена до двух приоритетов: надо сделать / не надо сделать. Таким образом, мы уходим от впихивания невпихуемого. Вместо того, чтобы бесконечно откладывать на потом выполнение невпихуемого, мы намного раньше признаем тот факт, что оно не будет сделано вообще, и начинаем корректировать свои действия исходя из этого.

Если остаться наедине со сложной задачей, убрав более простые задачи, то быстрое мышление теребит медленное и выпытывать у него, с чего же нужно начать выполнение этой задачи. Но теребить медленное мышление быстрое не любит, а потому, если есть другие дела, то лучше сначала закончить с ними и приступить к сложной, задаче когда меньше отвлекающих факторов, например, утро следующего дня.


А Work.ua по-прежнему желает вам успехов в доведении дел до логического завершения — это одна из важных привычек, которая изменит вашу жизнь к лучшему.


По материалам: Блог Сергея Сичкаря


Читайте также: Как составить план на год, который получится выполнить