Бракує порядку в організації процесів? Почніть з порядку на столі. У цьому допоможе японська система організації робочого простору 5с, яку придумали засновники Toyota. Давайте розберемося, в чому ж її суть.

Система 5с — це абревіатура з п’яти С — сортування, слідкування за порядком, слідкування за чистотою, стандартизації, самодисципліни. Її використання дозволяє:

  • поліпшити ефективність і продуктивність роботи;
  • оптимізувати процеси;
  • удосконалити корпоративну культуру.

Зараз ця система використовується не тільки для наведення порядку на виробництві, а й для прибирання будинку, в архітектурі і дизайні. Її можна використовувати в будь-якій сфері, навіть в проєктному менеджменті.

Сортування

Відкидаємо непотрібне, що заважає працювати і захаращує простір. Всі речі розділяємо на три групи:

  • що використовується часто;
  • що використовується рідко;
  • що зовсім не використовується.

З останньою групою все зрозуміло — ці речі потрібно прибрати з поля зору назавжди. Решту потрібно розподілити на столі або в кімнаті так, щоб часто використовувані предмети лежали найближче.

Допомогти розподілити зможуть відповіді на наступні питання:

  • Мені потрібна ця річ?
  • Якщо так, то настільки ж сильно, як і зараз?
  • Якщо так, то де її місце?

Сортування допоможе оптимізувати простір, тому на пошуки необхідних документів або печаток піде набагато менше часу.

Таке ж розхаращення можна зробити і з робочими процесами. Просто ставте питання, а чи потрібна ця періодична задача? Наскільки сильно вона покращує роботу? Якщо ні, чи можна її прибрати або замінити на іншу?

Слідкування за порядком

Даний етап призначений, щоб знайти місце для всіх предметів, які залишилися після сортування. Вони повинні розташовуватися так, щоб їх можна було легко взяти і так само легко повернути на місце.

Якщо говорити про завдання, то розподіліть їх на категорії в зручних для вас системах, наприклад, в Scrum та Kanban.

Слідкування за чистотою

Чистота на робочому місці потрібна не тільки для естетичного задоволення. Краса, звичайно, позитивно впливає на настрій співробітників, особливо це актуально в оупен-спейс. Але утримання в чистоті допоможе виявити проблеми в робочому процесі. Так ви швидше помітите, що закінчилися потрібні бланки.

Не забувайтетримати в чистоті і ваші плани. Перетягуйте завдання з різних колонок у процесі їх виконання, не призначайте забагато відповідальних, не забувайте закривати задачі та видаляти з загальних дощок після завершення.

Скласти план прибирання допоможуть наступні питання:

  • Де знаходиться проблема?
  • У чому вона полягає?
  • Як її вирішити?
  • Хто повинен це зробити?
  • Коли можна приступити до вирішення?

Стандартизація

Для того, щоб чистота і порядок були завжди, треба стандартизувати процеси. Пропишіть інструкцію, якої будуть дотримуватися співробітники. Це необхідно для того, щоб не виникав той хаос, який ви прибрали завдяки попереднім пунктам.

Самодисципліна

Остання С — це про відповідальність за порядок. Кожен повинен стежити, чи не відбуваються збої, повідомляти про них і допомагати розв’язати проблему в найкоротші терміни.

Важливо хвалити тих, хто дотримується стандартів, щоб була мотивація самовдосконалюватися і підтримувати процеси.

Коли всі пункти будуть виконуватися як за годинником, результат не змусить себе чекати. Система дозволяє:

  • Прискорити і спростити роботу. Співробітникам треба набагато менше часу, щоб щось знайти або розібратися в процесах.
  • Швидше навчати нових співробітників. Коли є чітко прописана інструкція, процеси легко пояснювати новачкам.
  • Поліпшити атмосферу в офісі. Працювати в затишку подобається усім.

Читайте також



9 comments

Подгорних Зоя Вікторівна, Антей сервіс, ТОВ 08.10.2019, 15:46
спасибо большое
Пліс Петро Данилович, Украинские вертолеты 08.10.2019, 17:08
Дякую
Анатолий Покотило, Земстройпроект 09.10.2019, 06:18
Дякую
Людмила Пантелімон 09.10.2019, 09:31
Дякую
Олег Буцяк 09.10.2019, 10:09
Хіроюкі молодець
Володимир Моносюк 09.10.2019, 12:29
Японці як завжди на висоті! Хіба ми, українці, гірші?
Елена Каленчук, Нік, ПП 09.10.2019, 18:38
спасибі авторам за статтю!
Анна Ціра 09.10.2019, 20:39
Нічого нового. Не все можно присвоїти японцям. Можливо, забули про чиїсь заслуги.
Ибрагим Акил 15.10.2019, 10:35
Спасибо большое! Очень хорошая статья!

To leave a comment, you need to sign in.