За прогнозами влади адаптивний карантин може розтягнутися ще на півтора року, поки вірус зовсім не відступить. Такі перспективи несуть в собі об’єктивні складнощі, а іноді ще й суб’єктивне небажання співробітників залишатися на відстані від колективу.

У цій статті Оксана Коган, HR Lead компанії XCDS, покладаючись на досвід своєї компанії поділилася, які проблеми дистанційної роботи варті уваги, з якого приводу можна не перейматися, та що допоможе вам і вашим співробітникам вийти на новий рівень.

Оксана Коган
Оксана Коган
HR Lead компанії XCDS

Компанія eXtended Collaboration Document Systems займається розробкою комплексних продуктів для команд. Штат компанії складається з понад 80 осіб, які працюють в Лондоні, Празі, Києві та Харкові. Ось з такими викликами ми зіткнулися з початком карантину...

Тимчасова віддалена робота й плани на майбутнє

Ми дбаємо про своїх співробітників, тому єдиним вірним рішенням на період пандемії став перехід усіх колег на тимчасову дистанційну роботу. До речі, пом’якшення карантину не вплинуло на наше рішення. Незважаючи на всі труднощі, ми продовжуємо працювати віддалено, адже тільки самоізоляція може повністю захистити співробітників від небезпеки. У планах на майбутнє (після повного зняття карантинних обмежень) — поступове виведення співробітників в офіс, але не всіх відразу, а поетапно — командами.

Щоб максимально забезпечити колегам безпеку, ми закупили спеціальні кварцові лампи, тести на коронавірус, санітайзери та інше. Ми не рекомендуємо відвідувати офіс людям, які користуються громадським транспортом. Якщо перебування в офісі необхідне (як, наприклад, бухгалтерам і клінінг-фахівцям), оплачуємо таксі. Так, майже 95% співробітників XCDS зараз продовжують працювати з дому.

Як показала практика, перехід на новий режим не так вже й легко дається компанії та співробітникам.

З якими проблемами ми зіткнулися?

Судячи з нашого досвіду, найбільші складності нового формату роботи — це:

  1. Труднощі з самоорганізацією у колег. Людям простіше планувати робочий час в офісі, де вже є все для того, щоб бути продуктивними. Набагато складніше налаштуватися на продуктивність вранці, сидячи в піжамі за комп’ютером, коли на відстані витягнутої руки у вас є подушка та ковдра.
  2. Проблема запобігання вигорянню. В умовах дистанційної роботи немає чітких меж між особистим життям і роботою, співробітникам властиво переробляти. Постійні думки про робочі завдання можуть призводити до стресів і навіть вигоряння.
  3. Складнощі, пов’язані з браком спілкування. Соціальна дистанція обов’язкова в карантин, але ізоляція не кращим чином впливає на людей. Без живого спілкування люди — як квіти без повітря. Тому колеги поступово, але наполегливо тягнуться в офіс.
  4. Труднощі в роботі з персоналом. Робота HR з дому й в офісі — це небо і земля. Одна справа — бачити живі реакції, і зовсім інше — читати інформацію в повідомленнях, які не завжди передають настрій співрозмовника.
  5. Віддалений найм співробітників вартий окремої згадки. Цей пункт складається одразу з двох викликів.
  • Онлайн-співбесіди. Ми звикли до формату коротких онлайн-зустрічей під час прескріна (попередньої бесіди), але для нас завжди було важливо проводити основну співбесіду на особистій зустрічі, де можемо побачити емоції та реакції людини.
  • Онбордінг нових співробітників. Їх потрібно знайомити з командою, інтегрувати в робочі процеси. Вихід на нове місце в умовах ізоляції — подвійний стрес для новачків, адже вони позбавлені «живого» зворотного зв’язку та особистих знайомств з колегами.

Як ми впоралися з труднощами?

Серйозні зміни завжди лякають і вибивають з колії, однак варто пам’ятати, що за кожною проблемою стоять можливості для розвитку. Ми хочемо поділитися своїм досвідом, щоб скоротити ваш шлях до успішного переходу на новий формат роботи:

  1. Допомагаємо колегам в організації робочого дня. Наприклад, не тільки ділимося лайфхаками, як розподілити робочі завдання, поберегти себе і запобігти вигорянню, а й допомагаємо впроваджувати ці поради в життя: розробляємо шаблони для планування завдань, постановки цілей, генерування ідей.
  2. Регулярно організуємо загальні онлайн-зустрічі для всіх, хто працює з дому. Такі активності згуртовують команди та допомагають новачкам адаптуватися. Майже 98% співробітників беруть участь у заходах. Завдяки їм, збільшилася інформованість про те, які процеси відбуваються в компанії, чим займаються інші відділи й команди, як розвивається продукт.
  3. Повністю перебудували HR-активності під віддалену роботу. З переходом на дистанційну роботу у нас зросла кількість friendly-розсилок для колег і стало на 90% більше онлайн-заходів (наприклад, кава-брейки в Zoom, чемпіонати з кіберспорту, конкурси для співробітників та їхніх дітей, кулінарні майстер-класи, радіоефіри та просто п’ятнично-вечірні зустрічі за келихом вина).
  4. Співбесіди вийшли на новий рівень. У зв’язку з розширенням компанії та збільшенням кількості шукачів на ринку (інші компанії скорочували співробітників), кількість співбесід збільшилася в 5 разів у порівнянні з передкарантинним часом. Причому відеозв’язок — обов’язкова умова. Ми не проводимо співбесіди «телефоном», та й з відео спілкування більш «живе». Тут все залежить від рекрутера / HR і вміння налагодити контакт на відстані, що приходить з досвідом після декількох онлайн-інтерв’ю.
  5. Онбордінг посилили онлайн-спілкуванням з кожним кандидатом в Zoom і ланцюжком привітальних емейлів. Такі листи ми надсилали й раніше, однак основна інформація підкріплювалася ще й особистим спілкуванням та знайомствами. Зараз всю інформацію даємо онлайн. У листах розповідаємо новачкам про компанію, команди, правила й можливості, даємо посилання на інформаційні та навчальні корпоративні ресурси. Також робимо розсилку всім співробітникам — представляємо новачків.
  6. Приємні сюрпризи на відстані — must-have. Ми вирішили скрасити робочі будні милими дрібничками та разом з днями народження співробітників відзначили й нещодавній реліз нашого застосунку. Всі отримали «смачні» посилки кур’єром або на пошту та зібралися на одній великій зустрічі в Zoom, щоб відсвяткувати подію. Такі приємні сюрпризи мотивують людей і дають відчути себе частиною колективу в режимі самоізоляції.

У підсумку, незважаючи на труднощі, використання цих лайфхаків допомогло нам домогтися таких результатів:

  • найняли 30 фахівців рівня Middle/Senior за 3 місяці карантину;
  • 29 з них залишилися з нами після випробувального терміну.
Для порівняння: в середньому в квартал наймаємо близько 12 співробітників, тобто наші карантинні результати — в 2,5 рази вищі щоквартального набору. Таке різке зростання пов’язане з розширенням пулу вакансій, однак із завданням їх успішного закриття ми впоралися навіть віддалено. А це означає, що використовуючи ці рекомендації, ви зможете досягати ще крутіших результатів, працюючи з дому.

Пристосуватися до віддаленої роботи не так вже й складно, якщо експериментувати або використовувати перевірені методи інших компаній. Більш того, раджу вибудовувати чітку систему переходу з чіткими дедлайнами, щоб зберегти робочий настрій та вчасно домагатися поставлених цілей. Та й співробітники, які отримують розсилки й беруть участь в заходах, звикають до регулярності, що тримає їх і нас (HR-ів) у тонусі!

Читайте також