Особистий асистент, помічник керівника

Локація: Київ

Формат: Гібридний (частково віддалено, частково офлайн)

Зайнятість: Повна або гнучка зайнятість (обговорюється)

Рівень: Досвід від 2 років на позиції особистого асистента

Ми шукаємо особистого асистента для підприємця та його родини, який (яка) візьме на себе всю побутову логістику, організацію повсякденних справ, координацію підрядників, поїздок, записів, закупівель — усе, що відволікає увагу від важливого

У Ваші обов’язки входить

• Планування графіку керівника, ведення календарю та призначення зустрічей
• Інформування про дедлайни, зустрічі, поїздки та інші ділові заходи
• Робота в парі з бізнес-ассистентом
• Фіксування задач, розставлення пріоритетів та контроль виконання
• Організація логістики перельотів, покупка залізничних та авіаквитків
• Складання програми поїздки, оренда готелів, організація трансферів, пошук перекладачів
• Організація культурної програми у поїздках: замовлення екскурсій, підбір маршруту
• Виконання дрібних доручень (передати, забрати, проконтролювати)
• Підбір / координація садочку, школи, секцій, гуртків для дітей
• Запис на прийоми, оформлення документів
• Організація сімейних подій, подорожей, святкувань
• Робота з поштою та кореспонденцією
• Реєстрація на заходи та купівля квитків
• Підготовка керівника до зустрічей, переговорів, нарад
• Ведення протоколів зустрічей та формування/підбиття підсумків переговорів
• Контроль особистих витрат керівника
• Формування фінансової звітності, планування і аналіз фінансів
• Онлайн та офлайн покупки: побут, одяг, подарунки, тощо
• Координація доставок, майстрів, сервісів тощо
• Взаємодія з домробітницею, клінінгом, ремонтниками
• Контроль важливих дат, календарних подій (події, заходи, ділові зустрічі), підготовка подарунків
• Упорядкування документів, платежів, сервісів
• Організація життєзабезпечення родичів та партнерів керівника
• Збір матеріалів, пошук та обробка необхідної інформації за запитом

Наш ідеальний кандидат

• Має досвід роботи особистим асистентом не менше 2-х років
• Знає, як виглядає життя busy-людини, і як зменшити навантаження через порядок
• Проактивний (а), самостійний (а), вміє «бачити наперед» і не чекати вказівок
• Вміє працювати під NDA: конфіденційність, делікатність — обов’язкові
• Має розвинений інтелект: вміє вирішити будь-яке питання по Україні та за її межами
• Орієнтується в сучасному світі сервісів та таск-месенджерів
• Має навички організації, вміння вести кілька процесів паралельно
• Має водійські права (не обов’язково, але бажано)
• Знання англійської мови буде перевагою