• Currently viewed by 1 job seeker
Frida

Офіс-менеджер

  • MS Excel
  • Ведення CRM
  • Canva
  • Google Docs
  • Ведення первинної бухгалтерської документації
  • Знання графічних редакторів
  • Google Sheets
  • Google Drive
  • Google Workspace
  • Відповідальність
  • Організованість
  • Робота в команді
  • Дизайн
  • Адміністративна робота
  • Робота з базою даних
  • Контроль документообігу
  • Уважність
  • Грамотна усна та письмова мова
  • Редагування текстів
  • Складання чеклістів
  • Ведення звітності
  • Прийом та обробка замовлень
  • Ввічливість
  • Проактивність
  • Адміністрування офісу
  • Обробка кореспонденції
Show all skillsRoll up skills

Job description

Шукаємо організовану людину, яка візьме на себе щоденне адміністрування офісу та допомагатиме команді в операційній роботі проєктів і виїзних медичних місій.

Основні обов’язки

  • Адміністрування офісу: прийом відвідувачів, обробка кореспонденції та дзвінків, замовлення канцелярії/витратних матеріалів, ведення інвентарю.
  • Документообіг: підготовка та збір первинних документів (рахунки, акти, накладні), архівація, контроль підписів і своєчасної передачі в бухгалтерію.
  • Координація зустрічей і поїздок: календар керівництва, бронювання локацій, квитків, проживання, трансферів; складання простих таймлайнів і чек-листів.
  • Підтримка виїзних місій: збір заявок на транспорт, житло, харчування, обладнання й медикаменти; контроль виконання доручень; звірка фактів по чек-листах після місії.
  • Бази даних і форми: оновлення контактних листів партнерів та волонтерів, внесення даних у таблиці/CRM, базова валідація даних.
  • Підтримка HR-процесів і волонтерського напрямку: онбординг (інструкції, доступи, пропуски), розсилки, графіки чергувань, допомога з дрібними запитами команди.
  • Операційна звітність: підготовка коротких підсумків за тиждень/місяць (по шаблону), збір KPI від відповідальних.
  • Базові дизайн-задачі: створення простих афіш/оголошень у Canva за готовими шаблонами, координація друку.

Вимоги

  • 1+ рік досвіду на позиції офіс-менеджера/адміністратора/операційного асистента.
  • Впевнене володіння Google Workspace (Документи, Таблиці, Диск), Excel/Google Sheets (фільтри, прості формули), месенджери.
  • Уважність до деталей, вміння працювати з кількома задачами одночасно, відповідальність і проактивність.
  • Грамотна українська (усна/письмова); ввічлива й чітка комунікація.
  • Базові навички в Canva або іншому графічному редакторі.
  • Готовність іноді підтримувати організацію виїздів/подій поза стандартним графіком (за потреби, з компенсацією).

Буде плюсом:

  • Досвід у неприбутковому секторі/волонтерських ініціативах або медичних/гуманітарних проєктах.
  • Базове розуміння первинної бухгалтерії та договорів.
  • Англійська на рівні для листування.

Ми пропонуємо

  • Роботу в команді, що робить відчутний соціальний вплив.
  • Чіткі процеси, шаблони й підтримку для швидкого входу в роль.
  • Професійний розвиток: внутрішні інструкції, навчальні матеріали, участь у проєктних ініціативах.
  • Конкурентну компенсацію (обговорюється за результатами співбесіди).

Для того, щоб відгукнутись на вакансію, надішліть своє резюме на телеграм @sisypuss


Similar jobs

All similar jobs

Salary statistics