Менеджер з адміністративних питань та закупівель

В рамках спільної імпліментації проєкту Карітас Запоріжжя та Missione Calcutta APS ETS відкрита вакансія менеджера з адміністративних питань та закупівель у м Дніпро Кандидат буде відповідальним за:

Впровадження та моніторинг адміністративних та фінансових аспектів проектної діяльності для Missione Calcutta та всіх міжнародних та/або місцевих партнерів, а також оцінка та аналіз бухгалтерських аспектів фінансових звітів, що подаються донору, відповідно до правил AICS. Менеджер з адміністративних питань та закупівель відповідатиме за управління загальними фінансовими операціями, закупівлями (процес закупівлі товарів, послуг та робіт), моніторинг витрат, звітність та управління грошовими потоками, а також підготовку фінансової звітності на підтримку керівника проекту. Посада передбачає зайнятість строком на 13 місяців

Вимоги:

• Принаймні 2 роки професійного досвіду роботи в гуманітарних організаціях (НУО) в Україні

• Принаймні 2 роки професійного досвіду роботи з міжнародними та інституційними донорами

• Вільне володіння англійською мовою (рівень C1)

• Обчислювальні здібності та добрі навички роботи з комп’ютером;

• Попередній досвід управління процедурами закупівель (понад 100 000 тисяч євро) тривалістю щонайменше 2 роки безперервної роботи;

• Консолідовані знання процедур закупівель основних міжнародних донорів (ECHO, UN OCHA, EU);

• Знання законодавства про закупівлі;

• Розуміння стандартних договірних умов для зменшення юридичних ризиків;

• Відмінне знання пакету Office, особливо Microsoft Excel;
• Професійна сертифікація з бухгалтерського обліку буде додатковою пільговою вимогою

Обов’язки:

• Готувати щомісячні та щоквартальні фінансові звіти, які подаються керівнику проекту, відповідно до правил AICS;

• Своєчасно контролювати, прогнозувати та звітувати про витрати відповідно до прогнозів руху грошових коштів та відповідно до інструкцій з фінансового менеджменту;

• Підготовка та подання платіжних запитів керівнику проекту;

• Готувати та оновлювати звіти про рух грошових коштів;

• Забезпечити дотримання вимог, дотримуючись правил донорів та вимог щодо фінансової звітності;

• Забезпечити дотримання персоналом фінансових вимог та рівнів затвердження;

• Забезпечити контроль та управління бюджетом;

• Взаємодія з відділом кадрів та логістики щодо різних фінансових елементів та процесів, пов’язаних з проектною діяльністю;

• Ретельно перевіряти витрати та платежі постачальникам на основі затверджених планів та процесів закупівель, заявок на закупівлю та замовлень на закупівлю;
• Допомагати управлінській команді у підготовці бюджету та будь-яких його переробках на основі можливих змін у планах проекту;

• Консолідувати фінансові звіти для цілей звітності, які будуть подані бухгалтеру донора для використання при підготовці фінансових звітів донора

• Готувати щомісячні платіжні відомості та всі пов’язані з ними виплати відповідно до вимог законодавства;

• Забезпечувати виконання процедур закупівель;

• Розробити та періодично оновлювати План закупівель (підготовлений різними міжнародними партнерами проекту) для категоризації та диференціації різних методів закупівель відповідно до правил донора та процедур Управління;

• Підготувати щорічний календар для планування процедур закупівель;

• Впроваджувати процес закупівель на кожному етапі:

• Підготовка документів (лист-запрошення та договори);

• Визначення та запрошення постачальників;

• Оцінка пропозицій та порівняльний аналіз;

• Можливі переговори;

• Укладання договорів поставки.

• Забезпечувати постійне картування місцевого ринку та оцінку доступних постачальників, перевіряючи наявність якісних, логістичних та фінансових вимог, з метою впровадження Переліку постачальників, з якого визначатимуться організації, яких буде запрошено до участі в процедурах закупівель;

• Правильно архівувати всю тендерну документацію у співпраці з керівником проекту;
• Виконувати будь-які інші обов’язки, доручені керівництвом, які загалом відповідають вимогам цієї посади.

Резюме надсилати на пошту [apply]

Контактний телефон: +380756634267Show phone