Альона

Вакуленко Альона
Administrative / Operations Manager | Office Manager | Customer Support (remote)
Київ | Готова до віддаленої роботи або гібридного формату
Телефон: [open contact info](look above in the "contact info" section)
Email: [open contact info](look above in the "contact info" section)
Адміністративний спеціаліст із багаторічним досвідом роботи в ІТ-компанії, науковій установі та комерційних організаціях. Спеціалізуюся на організації внутрішніх процесів, документообігу, координації між підрозділами, адміністративній, фінансовій та операційній підтримці процесів. Фактично виконувала функції кількох посад одночасно: office manager, operations / back-office спеціаліст, HR-асистент, customer support та помічник бухгалтера.
КЛЮЧОВІ КОМПЕТЕНЦІЇ
Адміністративне управління, документообіг, back-office процеси, бюджетування та підзвітні кошти, підтримка керівництва, робота з підрядниками, HR-підтримка, customer support, CRM, 1С, IT-Enterprise, організація офісу, ділова комунікація.
ДОСВІД РОБОТИ
ТОВ «Телекарт-Прилад», Київ
Інженер з НТІ / Office & Operations Manager | 03.2020 – теперішній час
Виконувала комплексну адміністративну та операційну підтримку компанії. Забезпечувала повну організацію роботи офісу та координацію внутрішніх процесів між підрозділами. Вела документообіг компанії, працювала в системі IT-Enterprise, контролювала реєстрацію, обробку та передачу внутрішньої і зовнішньої кореспонденції, організовувала відправку та отримання документів по Україні.

Працювала з підрядниками та постачальниками: пошук і відбір контрагентів, моніторинг цін, оформлення замовлень, контроль виконання. Організовувала закупівлі для офісу (канцтовари, офісне обладнання, витратні та промо-матеріали, кава/чай, побутова хімія), контролювала порядок і безперебійну роботу офісу.

Вела фінансово-адміністративний блок: контроль підзвітних коштів, формування та ведення щомісячного бюджету офісних витрат, підготовка фінансової звітності, ведення табелів по зарплатам працівників філіалу, в поадльшому і саме нарахування заробітних плат в готівковому еквіваленті. Контролювала отримання первинних документів від постачальників (рахунки, видаткові накладні, акти виконаних робіт), передавала їх у бухгалтерію, брала участь у допоміжному бухгалтерському обліку.

Забезпечувала адміністративну підтримку керівника, виконувала організаційні та особисті доручення. Брала участь у попередньому підборі персоналу в ІТ-сфері: первинний пошук кандидатів, комунікація та координація співбесід.
ІПСУ НАНУ, Київ
Інженер з якості / Адміністративний координатор | 04.2024 – 07.2025
Забезпечувала адміністративний та організаційний супровід діяльності установи. Виконувала функції голови профспілкового комітету: організація роботи профспілки, представництво інтересів працівників, участь у внутрішніх переговорах.

Тісно співпрацювала з ученим секретарем: організація засідань, підготовка протоколів, супровідної документації, координація комунікації між структурними підрозділами. Працювала з кадровими та внутрішніми документами, забезпечувала взаємодію між керівництвом і колективом.

ТОВ «ТЕХНОЛОГІЧНИЙ ПАРК «УКРАЇНСЬКІ ІНФОРМАЦІЙНО-ТЕЛЕКОМУНІКАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ»
Помічник бухгалтера | 12.2022 – 12.2023
Здійснювала допоміжний бухгалтерський супровід діяльності компанії. Працювала з первинною документацією: рахунки, акти виконаних робіт, видаткові та податкові накладні, договори. Перевіряла коректність оформлення документів, систематизувала та готувала їх до обробки бухгалтерією.

Вела внутрішні реєстри, забезпечувала своєчасну передачу документів у бухгалтерські та суміжні підрозділи. Комунікувала з контрагентами з фінансових питань, контролювала отримання документації від постачальників і підрядників. Забезпечувала порядок у фінансовому документообігу компанії.
Ювелірний дім «Юдана», Київ
Оператор call-center / Customer Support | 08.2019 – 01.2020
Прийом та обробка вхідних і вихідних дзвінків, робота з чатами та електронними зверненнями. Консультування клієнтів щодо продукції, акцій та сервісу. Ведення CRM-системи, робота з претензіями, супровід клієнтів, формування звітності за результатами роботи.
Ломбард «Центральний», Київ
Касир-оцінщик | 10.2013 – 08.2015
Оцінка заставного майна (золото, срібло, техніка), оформлення договорів, робота з готівкою, внесення даних у систему 1С. Ведення супутньої документації, інкасація, інвентаризація предметів застави.
NO TABOO, Київ
Продавець-консультант | 03.2013 – 10.2013
Консультування клієнтів у торговому залі та по телефону, продаж товарів, ведення обліку та звітності, вирішення конфліктних ситуацій, контроль якості обслуговування.
ОСВІТА
Переяслав-Хмельницький педагогічний університет
Філологія | 2009 – 2013
ДОДАТКОВА ОСВІТА
Курс з продажів у торговому залі — Дмитро Савицький
Курс SMM — International Marketing Business Academy
НАВИЧКИ
MS Word, MS Excel, 1С, CRM-системи, IT-Enterprise, документообіг, адміністративна підтримка, організованість, комунікабельність, відповідальність.
МОВИ
Українська — вільно
Англійська — початковий
ФОРМАТ РОБОТИ
Віддалено або гібрид (1–2 дні в офісі)