Вікторія

ВІКТОРІЯ УСТЕНКО
Персональний Асистент | Координаторка Проектів
📍 Schulstrasse 1, 5073 Gipf-Oberfrick, Швейцарія
📍 [open contact info](look above in the "contact info" section) | 📍 [open contact info](look above in the "contact info" section)
Швейцарський дозвіл S з правом працевлаштування

ПРОФЕСІЙНИЙ ПРОФІЛЬ
Досвідчена професіоналка з 10+ роками міжнародного досвіду в підтримці керівництва, координації
проектів та роботі з клієнтами. Поєднання стратегічного мислення та операційної досконалості робить
мене ефективним помічником, здатним передбачати потреби та приймати самостійні рішення. Досвід
роботи у Швейцарії (координація community-проектів), володію сучасними інструментами продуктивності
та AI-автоматизації. Багатомовна (UA/RU/EN/DE).

КЛЮЧОВІ КОМПЕТЕНЦІЇ
• Підтримка керівництва та управління календарем • AI-автоматизація робочих процесів
• Координація проектів та управління stakeholders • Бюджетування та фінансовий контроль
• Робота з клієнтами та побудова відносин • Організація подій та логістика
• Документообіг та compliance-контроль • Багатомовність (UA, RU, EN, DE)

ПРОФЕСІЙНИЙ ДОСВІД
Координаторка проекту – Lullaby Projekt, Цюріх, Швейцарія
2024 – сьогодні | Щомісячні community-івенти в Kulturhaus Helferei
• Координація щомісячного інтеграційного проекту для людей різних культурних бекґраундів
• Повний цикл організації івентів: планування, логістика, комунікація з учасниками
• Управління партнерськими відносинами з Kulturhaus Helferei та іншими організаціями
• Досягнення сталого залучення учасників через культурно-чутливий підхід
• Навички: event management, міжкультурна комунікація, партнерські відносини, community building

Координаторка проектів – Erasmus+ ЄС соціальні проекти
2022 – 2025
• Координація 18-місячного міжнародного проекту з кількома європейськими партнерами
• Скорочення адміністративного навантаження на 40% через впровадження AI-інструментів
документації
• Організація 12+ тренінгів та воркшопів зі 100% дотриманням вимог ЄС фінансування
• Управління проектним бюджетом, звітністю та комунікацією між партнерами та донорами
• Забезпечення безперебійної комунікації між учасниками проекту та фінансуючими організаціями
• Всі віхи проекту досягнуті вчасно, отримано повне фінансування – 100% виконання

Аккаунт-менеджерка та Асистентка керівництва – Dievo Digital Agency
2018 – 2022
• Управління 10+ клієнтськими акаунтами одночасно з рівнем задоволеності 95%+
• Координація мультиканальних маркетингових кампаній, дотримання дедлайнів та бюджетів
• Оптимізація процесів звітності: скорочення часу підготовки звітів на 30% з підвищенням точності
• Підтримка директорів: управління календарем, підготовка презентацій, liaison зі stakeholders
• Навички: клієнтський менеджмент, executive support, multitasking, процесна оптимізація

Маркетингова координаторка – JSC Ukrtelecom
2015 – 2018
• Координація національних маркетингових кампаній для найбільшого телеком-оператора України
• Управління відносинами з агенціями та тендерними процесами для оптимального вибору постачальників
• Підготовка executive-брифінгів та детальних звітів про кампанії для топ-менеджменту
• Навички: маркетингова координація, vendor management, executive reporting, бюджетний контроль
Заступниця директора – Українська ткацька фабрика
2010 – 2013 | Виробниче підприємство, національний масштаб
• Пряма підтримка директора: управління календарем, організація зустрічей, підготовка документів
• Координація міжвідділової комунікації між виробництвом, логістикою, фінансами та закупівлями
• Управління документообігом: контракти, звітність, протоколи нарад, службова кореспонденція
• Контроль виконання розпоряджень директора, трекінг дедлайнів та follow-up з відділами
• Підготовка аналітичних матеріалів та звітів для прийняття управлінських рішень
• Організація корпоративних заходів, ділових поїздок та прийому партнерів
• Ведення compliance-документації відповідно до державних стандартів та вимог
• Навички: executive support, міжвідділова координація, документообіг, compliance, організаційний
менеджмент

Попередній досвід:
Менеджерка по роботі з гостями – Готель Славутич, Київ (2009-2011): VIP-сервіс, координація бронювань,
організація івентів у 4-зірковому готелі
Координаторка дилерської мережі – AUDI-імпортер VIPOS (2004-2007): Координація національної
дилерської мережі, організація тренінгів, performance-звітність

ОСВІТА
Магістр міжнародних економічних відносин
Київський університет туризму, економіки та права | 2002 – 2005
Бакалавр готельно-туристичного менеджменту
Коледж економіки та менеджменту | 1998 – 2002

ДОСВІД У ШВЕЙЦАРІЇ
Швейцарські інтеграційні та професійні програми (2023 – 2026)
• CAPACITY-програма – кар'єрний розвиток для іммігрантів, Цюріх (2025)
• LEAP-програма – підприємництво для іммігрантів, Цюріх (2025)
• Курси німецької мови – рівень B2 успішно завершено (2023-2026)
• Event-волонтерка – ZurichMOTO (лютий 2026)
• Додаткове навчання: AI-автоматизація робочих процесів, Social Media маркетинг

ТЕХНІЧНІ НАВИЧКИ ТА МОВИ
Технічні навички: Мови:
• AI-автоматизація робочих процесів (ChatGPT, • Українська – рідна
Claude) • Російська – рідна
• Microsoft Office Suite (експертний рівень) • Англійська – вільно (C1)
• Google Workspace (Gmail, Calendar, Docs, Drive) • Німецька – професійний рівень (B2)
• CRM та інструменти управління проектами • Французька – базові знання (A2)
• Zoom, Teams, Slack

ЧОМУ Я СИЛЬНИЙ ПЕРСОНАЛЬНИЙ АСИСТЕНТ
✓ Executive Support досвід: пряма робота з директором на виробничому підприємстві (ткацька фабрика,
2010-13)
✓ Клієнтський досвід: 10+ років роботи з клієнтами, побудова довгострокових відносин (95%+
задоволеність)
✓ Координація проектів: міжнародні EU-проекти + швейцарські community-проекти
✓ Маркетингова експертиза: національні кампанії, vendor management, strategic thinking
✓ Документообіг та compliance: досвід ведення корпоративної документації на виробництві
✓ Міжнародний досвід: EU-проекти + активна робота у Швейцарії, багатомовність