Contact information

The job seeker has entered a phone number , email and LinkedIn.

You can get this candidate's contact information from https://www.work.ua/resumes/6498038/

Work experience

Заступник начальника служби документообігу, проєктний менеджер

from 09.2023 to 06.2025 (1 year 10 months)
БО «Благодійний фонд «СУПЕРЛЮДИ», медичні центри “Superhumans Center”, Київ (Неприбуткові, благодійні та громадські організації)

Впровадження системи електронного документообігу (СЕД Almexoft)
•Ініціювала та повністю реалізувала проєкт СЕД: від аналізу потреб і вибору підрядника до запуску та адміністрування системи.
•Провела дослідження ринку, організувала внутрішній тендер і досягла зниження вартості продукту та впровадження в декілька разів.
•Формувала технічні завдання побудови бізнес-процесів в СЕД для ІТ-команди, розробляла шаблони документів (договори, накази, розпорядження, кореспонденція, рахунки, акти тощо), налаштовувала маршрути узгодження, права доступу та довідники системи.
•Адмініструвала систему: контролювала рух документів, підтримувала користувачів, тестувала оновлення, забезпечувала стабільну роботу та звітність.
•Провела навчання співробітників, розробила покрокові інструкції та методичні матеріали.
•Реалізувала інтеграцію СЕД із платформою ЕЦП, що суттєво скоротило час погодження та підписання документів.
•Проаналізувала логіку СЕД та оптимізувала бізнес-процеси, створила нові функціональні модулі (відрядження, компенсації, внутрішні заяви, системні звіти), підвищуючи рівень автоматизації обробки документів.
Долучалася до організації і проведення благодійних проєктів фонду.

Ключові досягнення:
•Успішно впровадила СЕД Almexoft «під ключ»: підвищено швидкість обробки документів, прозорість процесів та виконавську дисципліну.
• Оптимізувала бюджет проєкту, поєднавши функції проєктного менеджера, системного аналітика та фахівця з документообігу.
• Створила методичну базу роботи з документами – від створення до зберігання.

Career break

from 09.2022 to 08.2023 (1 year)
Working on a personal project

За кордоном

Менеджер з адміністративної діяльності, асистент керівника

from 10.2016 to 08.2022 (5 years 11 months)
ТОВ "СТЕНЛІ", Київ (Оптова торгівля, дистрибуція, імпорт, експорт)

Адміністративна підтримка керівника та управління офісними процесами.
•Забезпечувала повний цикл адміністративної та організаційної підтримки керівника: управління розкладом, підготовка матеріалів, супровід зустрічей, виконання конфіденційних доручень.
•Координувала взаємодію з міжнародними підрозділами та зовнішніми партнерами; організовувала онлайн та офлайн-зустрічі.
•Контролювала виконавську дисципліну та формувала управлінську звітність.
Управління підрядниками, сервісами та бюджетом.
•Координувала роботу офісу та підрядників: орендодавці, IT-сервіс, клінінг, озеленення, ремонтні роботи.
•Організовувала закупівлі, проводила внутрішні тендери, вела планування й контроль офісного бюджету.
Договори, документообіг, підтримка бухгалтерії.
•Готувала та супроводжувала договори, додатки, первинні документи; за потреби виконувала частину бухгалтерських операцій.
•Вела кадрову документацію та адмініструвала договірну роботу з постачальниками (переговори, листування).
Бізнес-подорожі, візи, логістика.
•Організовувала відрядження (квитки, готелі, логістика), забезпечувала візову підтримку та звітність.
Організація заходів та релокація офісу.
•Планувала, організовувала та координувала внутрішні заходи та партнерські активності.
•Реалізувала повний цикл переїзду офісу: планування простору, продаж активів, закупівля обладнання, підключення комунікацій.

Ключові досягнення:
• Оптимізувала адміністративні процеси та забезпечила безперебійну роботу офісу.
• Впровадила систему контролю дедлайнів та звітності, підвищивши дисципліну виконання задач.
• Знизила операційні витрати завдяки оптимізації закупівель та роботи з підрядниками.
• Провела комплексну релокацію офісу без зупинки операційної діяльності.

Начальник групи документообігу

from 11.2014 to 09.2016 (1 year 11 months)
ТОВ "САВ-Дистрибьюшн" (бренд «Фокстрот»), Київ (Оптова торгівля, дистрибуція, імпорт, експорт)

•Керувала групою з 3-х спеціалістів, адмініструвала СЕД «1С:Документообіг 8».
•Налаштовувала маршрути, шаблони, довідники та підтримувала користувачів.
•Проводила навчання співробітників (підготовка матеріалів, презентацій, тренінгів).
•Керувала корпоративним архівом і актуалізувала регламентну документацію.

Досягнення:
Скорочення часу обміну документами та стандартизація процесів.

Заступник завідувача секретариатом

from 12.2005 to 11.2014 (9 years)
ТОВ "МТI" (нині «MTI Group»), Київ (Роздрібна торгівля)

•Участь у впровадженні СЕД iT’s-Office (опис ТЗ, тестування, запуск), навчання та супровід користувачів.
•Оптимізація документообігу між офісами й магазинами: маршрути, шаблони, номенклатура справ.
•Адміністрування договорів, внутрішньої та зовнішньої документації, координація узгодження та підписання.

Досягнення:
Підвищення прозорості процесів та стандартизація шаблонів і маршрутів.

Education

Національний університет театру, кіно та телебачення ім. І.К.Карпенко-Карого

Менеджмент в соціально-культурній сфері, Київ
Higher, from 2010 to 2011 (1 year)

Диплом МАГІСТРА.
Кваліфікація: організатор театральної справи, театрознавець, викладач

Національний університет театру, кіно та телебачення ім. І.К.Карпенко-Карого

Менеджмент в соціально-культурній сфері, Київ
Higher, from 1995 to 2000 (5 years)

Диплом СПЕЦІАЛІСТА.
Кваліфікація: організатор театральної справи, театрознавець

Additional education and certificates

Курс підготовки бухгалтерів-економістів

2002-2003

Knowledge and skills

• Уважність
• Ведення документації
• Здатність до навчання
• Управління командою
• Комунікабельність
• Пунктуальність
• Ведення договірної роботи
• Ведення переговорів
• Діловодство
• Ділове листування
• Відповідальність
• Дисциплінованість
• Бажання вчитися і розвиватися
• Уміння розставляти пріоритети
• Порядність
• Проактивність
• Ініціативність

Language proficiencies

• English — above average
• Spanish — beginner
• Ukrainian — fluent

References

Буйокене Т.В.

Буйокене Т.В.

Директор підприємства, СТЕНЛІ, ТОВ

Additional information

Адміністративний менеджер із понад 10-річним досвідом оптимізації бізнес-процесів, управління документообігом та впровадження електронних систем. Спеціалізуюся на координації проєктів, організації офісної діяльності та підтримці керівництва. Володію навичками управління командами та підрядниками, забезпечую прозорість процесів і своєчасне виконання завдань.