Катерина

Шуберт Катерина Сергіївна
Менеджер з адміністративної діяльності, адміністратор: 40 000 грн.
Повна зайнятість. Розгляну також пропозиції в якості менеджера з оренди/продажу нерухомості від забудовника/власника/орендаря (не АН).
Не маю можливості проводити онлайн-співбесіди з дому. Лише оффлайн-формату.

Вік:46 років
Місто:Київ
Контактна інформація
Телефон:[відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація»)
Ел. пошта:[відкрити контакти](див. вище в блоці «контактна інформація»)
Соціальні мережі:Facebook
Досвід роботи (останні 3 місця)
Менеджер (управитель) з адміністративної діяльності
з 10.2023 по 07.2024 (9 місяців)
ТОВ «МАКРОМАКС», Київ
Основні функції:
1. Обслуговування (внесення клієнтів в гугл-таблиці/бази, приймання звернень від орендарів та обробка заявок, проблематики, розрахунок та облік наданих комунальних та додаткових послуг та виставлення рахунків орендарям, робота із клієнт-банком та заборгованістю, облік показників лічильників води та електрики, звітні гугл-таблиці);
2. Оренда (окрім показів – документальне оформлення заїздів/виїздів, відслідковування строків дії договорів, своєчасна підготовка ДУ на продовження, внесення в гугл-таблиці/бази, розрахунок орендної плати та виставлення рахунків орендарям, робота із клієнт-банком та заборгованістю, звітні гугл-таблиці);
3. Управління, керування, контроль роботи підлеглих (охорона – 3 підлеглих, прибиральниці – 3 підлеглих): графіки роботи, розподіл орендарів по паркувальному майданчику і внесення номерів телефонів в базу шлагбауму, регулярне оновлення для охорони потрібних списків контактів орендарів, інструкцій та баз, контроль наявності платних перепусток на територію заводу, нарахування заробітної плати, видача заявок на платні послуги клінінгу та підбір оптимального регулярного часу прибирань, вирішення конфліктних питань з орендарями в рамках своєї компетентності, пошук, підбір кандидатів на заміну робітника в разі потреби та співбесіди з ними, оформлення трудових відносин, вступний інструктаж з охорони праці працівників та підрядників;
4. Закупівлі та постачання, облік (витратних матеріалів, господарчого інвентарю та основних засобів, зберігання та пломбування ключів від приміщень, видача карток-перепусток, меблів, техніки та інвентаря в оренду з документальною фіксацією);
5. Офіс-менеджмент (кадровий документообіг, документообіг вхідної-вихідної кореспонденції, документообіг договірної документації та історії взаємодії з орендарями, робота з відправками Новою та Укрпоштою, розробка прайсів/інструкцій для орендарів, ведення інформаційного каналу в телеграм-чаті, друк/копіювання/сканування/складання та набір документів, перевірка, друк та роздача актів надання послуг, листування, подання нових даних для оновлення інформації на сайті компанії, контроль обсягів наданих підрядниками послуг, подання заявок керівництву на їх оплати, тощо).
6. Паралельно виконувала функції менеджера з оренди нежитлових приміщень.
Повний супровід клієнта:
• Телефонна консультація з клієнтом/ріелтором з опитуванням для виявлення індивідуальних потреб;
• Підбір найбільш привабливих для клієнта пропозицій від отриманих вхідних даних, надсилання потрібних комерційних матеріалів (плани, фото, фінансові та технічні деталі, умови підписання договорів тощо) та призначення зустрічі для їх показу;
• Показ відповідних приміщень при зустрічі (за необхідності повторні покази), а також переваг БЦ (інфраструктура, додаткові можливості/зручності тощо);
• Пошук відповідей на індивідуальні питання;
• Пропозиції керівництву у разі потреби індивідуального підходу до клієнта;
• Зворотній зв’язок та пропозиції керівництву для покращення попиту (бажані поліпшення приміщень/умов, пропозиції та побажання від потенційних орендарів, аналітика відповідності попиту/пропозиції та ідеї, що можна додатково запропонувати);
• Підписання договорів оренди та експлуатації;
• Подальше обслуговування (деталі - в функціях моєї основної посади).
Постійний доступ в робочі години для орендарів виключав можливість конфліктів між пропозицією та реальністю. Багато з офісів успішно здані за час моєї роботи.
Звільнена за згодою сторін.
Адміністратор з обслуговування клієнтів
з 04.2023 по 10.2023 (6 місяців)
ТОВ «Комфортна Оселя», Київ (Обслуговуюча компанія)
Робота зі зверненнями на ресепшен (клієнти, контрагенти, партнери тощо),
продаж та видача пропусків (електронних з програмуванням в системі СКД та оформлення тимчасових),
обробка зовнішніх та внутрішніх заявок, передача їх в роботу, контролювання зворотного зв’язку та виконання,
обов’язки із забезпечення життєдіяльності офісу (контроль наявності та замовлення витратних матеріалів, канцтоварів, води, кави, цукру, чаю тощо),
обов’язки офіс-менеджера: документообіг, друк, сканування, підготовка листів, впорядкування, архівування та зберігання документів, виконання доручень керівника,
друк та розповсюдження об’яв по будинках ЖК,
навчання інших адміністраторів, допомога з виконанням їх обов’язків,
дзвінки клієнтам, консультації з усіх питань, пов’язаних з обслуговуванням будинку, ремонтів та проживанню в ньому,
підготовка, укладання та обробка договорів на обслуговування, заповнення баз та реєстрів як у файлах системи Microsoft Office, так і в CRM-системах,
постійна звітність (двічі на тиждень) про виконану роботу, аналіз своєї роботи, ефективності процесів, інформації, отриманої від клієнтів тощо, робота над покращенням показників,
робота з оплатами (друк, формування під видачу та розсилка квитанцій, спілкування щодо здійснення оплат, роз’яснення щодо складових тарифу тощо),
організація та налагодження процесів по прийманню нового об’єкту та ініціативи щодо їх доповнення та оптимізації у межах своєї компетенції,
постійний двосторонній зв'язок з керівництвом та колегами,
навчання на загальних офісних тренінгах та коучингах.
Звільнення у зв’язку зі зміною формату співпраці та різним баченням майбутнього розвитку.
Асистент (відділу продажів)
з 02.2018 по 07.2022 (4 роки 5 місяців)
ТОВ "Джей Комфорт Нерухомість", Київ (Нерухомість)
Асистування відділу продажів,
прийом телефонних дзвінків,
організація консультацій та зустрічей для керівника та менеджера,
базове консультування клієнтів про продукт,
складання звітів (надходження від клієнтів, продажі, вільні ділянки, моніторинг конкурентів тощо) та реєстрів (база клієнтів, реєстр компенсацій витрат, переміщення ТМЦ тощо),
заповнення форм для відділу маркетингу для визначення цільової аудиторії для реклами,
супровід клієнтів у оплатах частинами та нагадування про наближення кінцевого строку внесення чергової оплати, контроль її внесення, робота із заборгованістю клієнтів по відстрочених часткових оплатах (нагадування сплатити борги, розрахунок пені, листи, дзвінки боржникам, організація за можливості індивідуального рішення керівництва стосовно боржників, тощо - кількість боржників значно знизилася від періоду початку моєї роботи),
участь у створенні контенту для сайту (ділянки та будинки у продажу, їх характеристики, планування поверхів тощо),
адміністрування життєдіяльності офісу: замовлення необхідних витратних матеріалів (канцелярські, господарські, продуктові товари тощо), організація ремонту техніки та обладнання, заявки до сервісної компанії на обслуговування будинку та/або техніки, садових меблів, рекламної парасолі та прапору тощо,
документальна підготовка до угоди (збір оригіналів та копій документів покупця, необхідних для підготовки до Угоди за ЗУ, підготовка протоколів про наміри, договорів (в команді з юристом та менеджерами), організація всіх відповідних осіб на підготовку необхідних довідок тощо), розрахунок попередньої вартості обслуговування майбутнього помешкання (до обмірів БТІ),
підготовка маркетингових матеріалів для зустрічей (інфографіка про кожний будинок у продажу),
сплата рахунків за газопостачання,
асистування бухгалтерам та фінансистам стосовно свого сегменту відповідальності (у рамках проекту, на який працювала та вела по ньому звітність), тощо.
Звільнення у зв'язку зі скороченням відділу внаслідок військового стану в країні, за згодою сторін.
Освіта
Інститут менеджменту та фінансів при Київському національному Університеті ім. Тараса Шевченка
Фінанси, Київ
Незакінчена вища, з 2005 по 2008 (3 роки)
Навчання перервано на III курсі навчання через неможливість відвідувати навчальний заклад у зв'язку з народженням дитини та подальшим її тривалим доглядом, надалі заклад закрився. Є довідка про відчислення для продовження навчання, та продовження навчання поки не ініціювала.
ПТУ № 28
Оператор ПЕОМ (ПК), спеціаліст, Київ
Середня спеціальна, з 1997 по 1998 (1 рік)
Додаткова освіта
Біблійний коледж ім. Св. Якова (1995-1997, вища освіта, але не акредитована в Україні. Спеціальність: психологія, педагогіка, місіонерство.)
Професійні та інші навички
Навички роботи з комп’ютером (результати тестів онлайн):

• https://osvita.diia.gov.ua/uploads/certificate/20221031/Q_tSW_nydrq5Cyz052Ku1btQesd0H3PT-1667225818.png?v=1723809390?v=1723809391

• https://osvita.diia.gov.ua/uploads/certificate/20221028/7YjLgcPqNksg2gxlClqDgXpn7w7POwoS-1666978332.png?v=1723811390?v=1723811391

• https://osvita.diia.gov.ua/uploads/certificate/20221028/dWBULz6uQ3hFqMHzgNfyqGQRtwuS63r1-1666977872.png?v=1723813743?v=1723813744
Знання мов
Англійська ─ Pre-Intermediate (А2-B1)
Додаткова інформація
Маю досвід роботи на адміністративних посадах з 1999 року.
У колективах зазвичай займала лідерсько-наставницьку позицію (староста групи на навчанні, старший диспетчер таксі, навчала дітей та вчителів недільних шкіл і т.і.).
Маю високу грамотність листування, відповідальність, нестандартне мислення, пошук рішень у разі скоєння помилки, завжди прагну до оптимізації процесів.
З ПК на "ти", нові програми за підтримки (якщо хтось покаже те, що мені не зрозуміло чи те, чого достатньо для роботи) освоюю швидко.
Англійська рівня нижче за середній: письмово зазвичай більшість фраз розумію, на слух також, але не завжди, не маю практики ділового спілкування усно чи письмово. З практикою освоїла б досить швидко.
Якості характеру: ввічливість, емпатія, емоційний інтелект вищий за середній, врівноваженість, чесність, порядність, самоорганізованість, гарні навички тайм-менеджменту. Потенціал на 100% відкривається у доброзичливому середовищі та за підтримки та мотивації керівництва, та значно знижується у ворожому конкурентному середовищі або під тиском.
Чітко розділяю роботу та сім'ю, працюю для життя, а не навпаки.

Окрім досвіду роботи за спеціальністю, маю також досвід роботи помічником депутата Київської ради (VII скликання), менеджером по роботі з клієнтами та інспектором кредитним по сумісництву, помічником заступника директора по бізнес-розвитку та операційній політиці, секретарем-референтом, секретарем рецепції, диспетчером таксі, соціальним працівником, касиром у супермаркеті, оператором консалтингових угод, менеджером з продажу (холодні дзвінки), помічником кухаря, вихователем у дитячих таборах, вчителем теології (громадська діяльність: навчала дітей у недільній школі та вчителів недільних шкіл), адміністратором чату, консультантом з косметики та в інших сферах.
Авто та водійських прав поки не маю, та вмію водити екскурсійний гольфкар :)