Если у вас еще остались вопросы относительно вида и ведения е-трудовых книжек и вы все еще не знаете, что делать с бумажными, то ищите ответы в этом материале.

Уже почти полгода в Украине учет трудовой деятельности работников ведется в электронной форме — 10 июня 2021 года стартовал переход на электронные трудовые книжки. Но до сих пор возникает много проблемных моментов во время практического воплощения этой прогрессивной технологии в жизнь.

Work.ua совместно с Департаментом по вопросам цифрового развития, цифровых трансформаций и цифровизации Пенсионного фонда Украины собрал самые распространенные вопросы работодателей и работников по ведению е-трудовых книжек и дал на них подробные ответы.

Валентина Боршовская
Валентина Боршовская
и.о. директора Департамента по вопросам цифрового развития, цифровых трансформаций и цифровизации Пенсионного фонда Украины

Что такое электронная трудовая книжка и на каком ресурсе ее можно найти?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки. В ней отображается вся имеющаяся информация о приобретенном стаже, записи о принятии на работу, переводе, увольнении и т. д. Сведения о трудовой деятельности работника хранятся в составе персональной учетной карточки застрахованного лица в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования в течение срока, предусмотренного частью четвертой статьи 20 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование».

Посмотреть имеющуюся информацию о себе, в частности о страховом стаже, можно на портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины в своем личном кабинете.

Чем электронные трудовые книжки лучше бумажных?

  1. Теперь работодатели значительно снизят затраты на ведение бумажного документооборота.
  2. Упрощается доступ к информации о приобретенном стаже работников для назначения выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию.
  3. Электронную книжку невозможно повредить, потерять, фальсифицировать или внести ложные сведения в этот документ.
  4. С е-трудовой книжкой есть возможность назначать пенсию автоматически. Государство будет собирать документы за всю трудовую деятельность работника и информировать о возможности получения пенсии и ее размере.

Кто и каким образом вносит изменения в электронную трудовую книжку?

Сведения о трудовой деятельности может подать работодатель или сам работник. Необходимо загрузить отсканированные копии документов, которые влияют на расчет стажа. Кроме трудовой книжки, это могут быть:

  • документы о получении образования;
  • свидетельство о рождении ребенка;
  • военный билет и т. д.

На все документы должна обязательно быть наложена квалифицированная электронная подпись.

Могут ли одновременно существовать бумажная и электронная трудовые книжки?

После оцифровки оригинал бумажной трудовой книжки передается на хранение работнику. Если работник пожелает, то в бумажную трудовую книжку работодатель и в дальнейшем будет обязан вносить записи о принятии на работу, переводе и увольнении и т. д. параллельно с электронным вариантом трудовой книжки.

В личном кабинете хранится только информация о трудовой деятельности? Какие еще данные там можно посмотреть?

В личном кабинете застрахованного лица на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины можно посмотреть данные лица из Реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.

Для пользователей, которые определены в системах Пенсионного фонда Украины как физические лица, при входе с КЭП предоставляются все данные, включая персонифицированные:

  • фамилия, имя и отчество;
  • дата рождения;
  • пол;
  • данные паспорта;
  • данные о заработной плате, страховом стаже;
  • пенсии (для пенсионеров);
  • электронной трудовой книжке;
  • данные о периодах временной потери трудоспособности;
  • документы личности;
  • отправленные запросы, обращения и информация об их проработке и т. п.

При входе по логину и паролю (без КЭП) для просмотра предоставляются деперсонализированные данные.

К электронной трудовой книжке имеет доступ только работодатель? Может ли работник контролировать, как вносит работодатель в нее записи о принятии на работу, переводе и увольнении, поощрении и наградах за успехи в работе?

Да, в личном кабинете застрахованного на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины застрахованному лицу предоставлена ​​возможность просматривать всю информацию, имеющуюся в электронной трудовой книжке.

Нужно ли ФЛП делать запись в электронной трудовой книжке?

Конечно, если у ФЛП есть наемные работники, то данные о них нужно вносить. Однако никаких записей в электронной трудовой книжке делать не следует, если речь идет о собственной предпринимательской деятельности.

Каков теперь порядок внесения информации об увольнении работника с должности?

При увольнении работника страхователь должен проверить внесены ли в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования сведения о:

  • приеме на работу;
  • перемещении из одного структурного подразделения в другое или переводе на другую постоянную должность или работу;
  • о присвоении, изменении или лишении ранга, разряда, класса, звания, категории;
  • принятии присяги;
  • стажировках;
  • обучении;
  • увольнении и т. д.

Если в реестре этих сведений нет, страхователь обязан внести их через веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины. Информацию добавляют в электронной форме, при этом обязательно налагают квалифицированную электронную подпись. И так создают соответствующую электронную запись в электронной трудовой книжке в кабинете страхователя в день увольнения.

Остались вопросы? Задавайте в комментариях.


Читайте также



17 комментариев

Бугаенко, Институт Южгипроцемент 18.11.2021, 15:05
при прийомі на роботу чи потрібно перевіряти або вимагати наявність електронної трудової книжки у працівника
Ігор Миколайович, Креатор, БК, ТОВ 18.11.2021, 15:10
Дякую за інформацію.
Лисиця Марина, Сота-Альянс 18.11.2021, 16:45
Доброго дня!

Чи є наразі постанова про порядок внесення даних про прийняття/звільнення/переведення через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України?
Тазетдинова Галия, Ортона, ТОВ 18.11.2021, 16:56
Где можно почитать инструкцию о порядке ведения электронной трудовой книжки?
Андрей, Комора, торговая компания 19.11.2021, 09:00
С 10 июня 2021 года переход на электронные трудовые книжки обязателен? Или есть какой то переходной период? Можно ли продолжать вести бумажные трудовые книжки,если наемные работники не против?
Илона, Экком 24.11.2021, 09:56
Переходной период 5 лет.
Лелет Світлана Михайлівна, Західна фармацевтична компанія 22.11.2021, 10:25
Що робити, якщо трудова книжка за період 1987-1994рік втрачена. Причина: в 1988році одружилась з військовослужбовцем, який проходив службу до травня 1991року за кордоном, а саме в складі Західної групи військ в Німеччині. В цей період народилось двоє дітей (в березні 1990р. і в серпні 1991р.). Трудова книжка перебувала у військовій частині. При виведенні військ з території Німеччини трудова книжка була втрачена, розшуки результату не дали. До роботи приступила в січні 1995року. Було заведено нову трудову книжку. Дякую.
Оксана Баранник 24.11.2021, 23:59
В такій ситуації є архіви, їх ніхто не заборонив. Вони мают зберігати дані по веденню заробітної плати 75 років. Тож вам потрібно звернутися до архіву Німеччини.
Марія, Теревега Е. В., ФЛП 23.11.2021, 16:30
До стажу зарахується період перебування у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, а саме з березня 1990р по серпень 1994р (підстава зарахування свідоцтво про народження дітей)
Період 1987 по березень 1990 року випаде із стажу, але якщо в цьому періоді є навчання за денною формаою навчання (підстава диплом) то це теж зарахують до страхового стажу
Лелет Світлана Михайлівна, Західна фармацевтична компанія 23.11.2021, 18:01
Є нотаріально завірена копія за період роботи з серпня 1987 по грудень1988року. Чи можна ці дані застосувати? Чи можна застосувати дані з особистої справи чоловіка-військовослужбовця, так як розрахунок з роботи було здійснено в зв'язку з виїздом за кордон. А період перебування за кордоном дружинам військовослужбовців, на той час, враховувався в стаж. Дякую.
Олег Козаченко 23.11.2021, 19:30
Почему у организаций которые поменяли название невозможно взять документы о работе по горячей сетке и в архивах таких бумаг не дают
Лелет Світлана Михайлівна, Західна фармацевтична компанія 24.11.2021, 11:34
Чи обов'язково звертатись в архів для отримання чи підтвердження інформації про за період роботи, дані про який є в нотаріально завіреній копії. Організації попереднього місця роботи розформовані. Трудова(оригінал) знаходилась у військовій частині, яку теж розформували, а документи мали б бути в архіві Міністерства оборони тодішнього Радянського Союзу, при звернення в який було отримано відповідь про відсутність документів. Час був складний, вияснити нічого не вдалось, а при нинішніх відносинах з Росією тим більше. Чи є дійсною копія і листи з перепискою з Міністерством оборони. Дякую.
Леся Захаревич 23.11.2021, 21:57
актуально
Катерина Володимирівна, Дозавтомати, ТДВ 25.11.2021, 09:59
1) Записи в електронній трудовій книжці на порталі ПФУ формуються автоматично в результаті подання звітності з персоніфікації. Тобто, на всіх працівників після 2000 року (на декого з 1999) вже давно ведуться електронні трудові.

2) Перехідний період передбачає час (5 років) не для того, щоб НЕ вести трудові книжки в електронному вигляді, а для того, щоб встигнути оцифрувати і подати дані на всіх працівників про стаж ДО 2000 року, тобто до початку обов'язкової персоніфікації.

3) На працівників, які працюють у вас з періоду до 10.06.2021 року роботодавці зобов'язані продовжувати вести і паперові, і електронні трудові до моменту звільнення таких працівників або до 2026 року (перехідні 5 років). Потім потрібно всі паперові книжки роздати працівникам під розпис у книзі обліку трудових книжок.

4) На працівників, які влаштовуються після 10.06.2021 паперові книжки на підприємстві не ведуться, але за заявою працівника ви можете внести записи в паперову книжку і віддати її одразу назад працівнику. Зберігати такі книжки на підприємстві неможна.
Олег Козаченко 25.11.2021, 19:09
Где можно их найти и увидеть как там опи сывается стаж по горячей сетке
Катерина Володимирівна, Дозавтомати, ТДВ 26.11.2021, 08:57
В кабинете пенсионного фонда можно увидеть. Зайти может любой человек, физ лицо, если есть своя электронная цифровая подпись. Получить подпись можно в банке где у вас оформлена карточка (не во всех, но уже во многих) или в налоговой.

Не совсем понимаю, что такое "горячая сетка". Если имеется в виду спецстаж, дающий право на пенсию на льготных условиях, то в отчете по персонификации заполняется для этого отдельная таблица, работники пенсионного фонда все видят. И в трудовой (бумажной) тоже должно быть все записано: и правильно названная работа (по классификатору профессий), и запись об очередной или внеочередной аттестации рабочих мест, и вклеенный вытяг из этого приказа.
Наталія Костенко 28.11.2021, 17:37
А если у меня в трудовой 2 исправления. Предприятия находятся на оккупированных территориях. Сейчас работаю в Беларуси считается ли этот период в страховой стаж. Международное соглашение между странами подписано и есть в базе rada.gov.ua

Чтобы оставить комментарий, нужно войти.