По прогнозам властей адаптивный карантин может растянуться еще на полтора года, пока вирус не отступит. Такие перспективы несут в себе объективные сложности, а иногда еще и субъективное нежелание сотрудников оставаться вдали от коллектива.

В этой статье Оксана Коган, HR Lead компании XCDS, полагаясь на опыт своей компании поделилась, какие проблемы удаленки достойны внимания, по какому поводу можно не переживать и что поможет вам и вашим сотрудникам выйти на новый уровень.

Оксана Коган
Оксана Коган
HR Lead компании XCDS

Компания eXtended Collaboration Document Systems занимается разработкой комплексных продуктов для команд. Штат состоит из более 80 человек, которые работают в Лондоне, Праге, Киеве и Харькове. Вот с какими вызовами мы столкнулись с началом карантина.

Временная удаленка и планы на будущее

Мы заботимся о своих сотрудниках, поэтому единственным верным решением на период пандемии стал перевод всех коллег на временную удаленку. К слову, смягчение карантина не повлияло на наше решение, и, несмотря на все трудности, мы продолжаем работать в удаленном режиме, ведь только самоизоляция может полностью оградить сотрудников от опасности. В планах на будущее (после полного снятия ограничительных мер) — постепенный вывод сотрудников в офис, но не всех сразу, а поэтапно — командами.

Чтобы максимально обеспечить коллегам безопасность, мы закупили специальные кварцевые лампы, тесты на коронавирус, санитайзеры и прочее. Мы настоятельно не рекомендуем приезжать на работу тем, кто пользуется общественным транспортом, а если пребывание в офисе необходимо (как, например, бухгалтерам и клининг-специалистам), то оплачиваем такси. Так, почти 95% сотрудников XCDS сейчас продолжает работать из дома.

Как показала практика, переход на новый режим не так уж легко дался компании и сотрудникам.

С какими проблемами мы столкнулись?

Исходя из нашего опыта, наибольшие сложности нового формата работы таковы:

  1. Трудности с самоорганизацией у коллег. Людям проще планировать рабочее время в офисе, где уже все готово для того, чтобы быть продуктивными. Гораздо сложнее настроиться на продуктивность утром, сидя в пижаме за компьютером, когда на расстоянии вытянутой руки у вас лежат подушка и одеяло.
  2. Проблема предотвращения выгорания. На удаленке нет четких границ между личной жизнью и работой, сотрудникам свойственно перерабатывать. Постоянные мысли о задачах могут приводить к стрессам и даже выгоранию.
  3. Сложности, связанные с недостатком общения. Социальная дистанция обязательна, но изоляция не лучшим образом влияет на каждого. Без живого общения люди — как цветы без воздуха. Поэтому коллеги постепенно, но настойчиво тянутся в офис.
  4. Трудности в работе с персоналом. Работа HR на удаленке и в офисе — это небо и земля. Одно дело — видеть живые реакции, и совсем другое — читать информацию в сообщениях, которые не всегда передают настроение собеседника.
  5. Удаленный найм сотрудников стоит отдельного упоминания. Этот пункт состоит из двух вызовов:
  • Онлайн-собеседования. Мы привыкли к формату коротких онлайн-встреч во время прескрина (предварительной беседы), но для нас всегда было важно проводить основное собеседование очно, видя эмоции и реакции человека.
  • Онбординг новых сотрудников. Их нужно знакомить с командой, интегрировать в рабочие процессы. Выход на новое место в условиях изоляции — двойной стресс для новичков, ведь они лишены «живой» обратной связи и личных знакомств с коллегами.

Как мы справлялись с трудностями?

Серьезные изменения всегда пугают и выбивают из колеи, однако стоит помнить, что за каждой проблемой стоят возможности для развития. Мы хотим поделиться своим опытом, чтобы сократить ваш путь к успешному переходу на новый формат работы:

  1. Помогаем коллегам в организации рабочего дня. К примеру, не только делимся лайфхаками, как распределить рабочие задачи, поберечь себя и предотвратить выгорание, но и помогаем внедрять эти советы в жизнь: разрабатываем шаблоны для планирования задач, постановки целей, генерирования идей.
  2. Регулярно организуем общие онлайн-встречи для всех, кто работает из дома. Такие активности сплачивают команды и помогают новичкам адаптироваться. Почти 98% сотрудников участвуют в таких созвонах. Благодаря им, увеличилась информированность о том, какие процессы происходят в компании, чем занимаются другие отделы и команды, как развивается сам продукт.
  3. Полностью перестроили HR-активности под удаленку. С переходом на удаленную работу у нас возросло количество friendly-рассылок для коллег и стало на 90% больше онлайн-мероприятий (например, кофе-брейки в Zoom, чемпионаты по киберспорту, конкурсы для сотрудников и их детей, кулинарные мастер-классы, радиоэфиры и просто пятнично-вечерние встречи за бокалом вина).
  4. Собеседования на удаленке вышли на новый уровень. В связи с расширением компании и увеличением количества соискателей на рынке (другие компании сокращали сотрудников), количество собеседований увеличилось в 5 раз по сравнению с докарантинными временами. Причем видеосвязь — обязательное условие. Мы не проводим собеседования «по телефону», да и с видео общение более «живое». Здесь все зависит от рекрутера / HR и умения наладить контакт на расстоянии, что приходит с опытом после нескольких онлайн-интервью.
  5. Онбординг усилили онлайн-общением с каждым кандидатом в Zoom и цепочкой приветственных мейлов. Такие письма мы отправляли и раньше, однако основная информация подкреплялась еще и личным общением и знакомствами. Сейчас всю информацию даем онлайн. В письмах рассказываем новоприбывшим сотрудникам о компании, командах, правилах и возможностях, даем ссылки на информационные и обучающие корпоративные ресурсы. Также делаем рассылку по всем сотрудникам — представляем новичков.
  6. Приятные сюрпризы на расстоянии — must-have. Мы решили скрасить рабочие будни милыми мелочами и вместе с днями рождения сотрудников отметили и наш недавний релиз. Все получили «вкусные» посылки курьером или на почту и собрались на одной большой встрече в Zoom, чтобы отпраздновать событие. Такие приятные сюрпризы мотивируют людей и дают почувствовать себя частью коллектива в режиме самоизоляции.

В итоге, несмотря на трудности, используя вышеперечисленные лайфхаки, мы добились таких результатов:

  • наняли 30 специалистов уровня Middle/Senior за 3 месяца карантина;
  • 29 из них остались с нами после испытательного срока.
Для сравнения: в среднем в квартал нанимаем около 12 сотрудников, то есть наши карантинные результаты в 2,5 раза выше ежеквартального набора. Такой резкий рост связан с расширением пула вакансий, однако с задачей их успешного закрытия мы справились даже на удаленке. А это значит, что используя эти рекомендации и вы сможете достигать еще более крутых результатов, работая из дома.

Как видите, приспособиться к удаленке не так уж сложно, если экспериментировать или использовать проверенные методы других компаний. Более того, советую выстраивать четкую систему перехода с точными сроками, чтобы сохранить рабочий настрой и добиваться поставленных целей. Да и сотрудники, получающие рассылки и участвующие в мероприятиях, привыкают к регулярности, что держит их и нас (HR-ов) в тонусе!

Читайте также