Кадрові документи Посадові інструкції Топ-менеджмент, керівництво

Начальник общего отдела

Посадова інструкція

Завантажити (MS Word, 55,1 Кб)

I. Общие положения

  1. Начальник общего отдела относится к категории руководителей, назначается на должность и освобождается от нее приказом директора предприятия.
  2. На должность начальника общего отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы на соответствующих специальности должностях не менее __ лет.
  3. Начальник общего отдела непосредственно подчиняется __.
  4. Во время отсутствия начальника общего отдела его должностные обязанности выполняет назначаемый в установленном порядке заместитель, который несет полную ответственность за качественное и своевременное их выполнение.
  5. В своей деятельности начальник общего отдела руководствуется:
    - законодательными и нормативными актами по вопросам его деятельности;
    - методическими материалами, относящимися к его функциям;
    - уставом предприятия;
    - правилами трудового распорядка;
    - приказами и распоряжениями директора предприятия;
    - настоящей должностной инструкцией.
  6. Начальник общего отдела должен знать:
    - законодательные, нормативные и методические материалы по вопросам его деятельности;
    - профиль, специализацию и особенности структуры предприятия;
    - производственные мощности и кадровые ресурсы предприятия;
    - основы организации производства, труда и управления;
    - основы организации делопроизводства;
    - правила проведения проверок и документальных ревизий;
    - порядок документооборота;
    - приемы и методы обработки корреспонденции с применением современных технических средств;
    - правила эксплуатации средств вычислительной техники, коммуникаций и связи;
    - методы организации и планирования информационной работы;
    - порядок прохождения служебной информации;
    - порядок оформления хозяйственных договоров и перечисления государственной пошлины;
    - стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
    - правила печатания деловых писем;
    - порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
    - этику и навыки делового общения;
    - порядок регистрации отправлений (исходящих документов, писем);
    - вопросы трудового и административного законодательства;
    - основы экономики труда и управления;
    - порядок разработки трудовых договоров;
    - правила и нормы охраны труда.

II. Должностные обязанности

  1. Обеспечить внедрение стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
  2. Организовать работу по обработке поступающей (входящей) на предприятие документации, корреспонденции, писем, материалов с использованием современных технических средств, доведение их до исполнителей согласно резолюции руководства.
  3. Обеспечить действенную систему контроля за своевременным исполнением подразделениями предприятия документов в соответствии с резолюцией руководителя.
  4. Контролировать работу секретариата в части приема и методов обработки корреспонденции, порядка отправления исходящей корреспонденции.
  5. Руководить работой машинописного подразделения, периодически организовывать обучение машинисток правилам печатания деловых писем.
  6. Контролировать правильность оформления и полноту согласования хозяйственных договоров, передаваемых на подпись руководителю предприятия.
  7. Проверять правильность оформления в соответствии с требованиями законодательства, обратив особое внимание на согласование с юридической службой (виза юриста), материалов, направляемых в судебные органы Украины.
  8. Совместно с бухгалтерской и юридической службами способствовать своевременному и правильному перечислению государственной пошлины по подготавливаемым в судебные органы материалам.
  9. Разрабатывать и утверждать в установленном порядке планы периодических проверок в структурных подразделениях предприятия правильной организации делопроизводства, использования технических средств, вычислительной техники, операционных систем, а также проверок грамотности оформляемых документов.
  10. Разработать порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов на предприятии.
  11. Организовать справочно-информационный фонд по вопросам своей деятельности с применением современных технических средств.
  12. Осуществлять контроль за соответствующим оформлением помещений, следить за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.
  13. Обеспечивать чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или к зданию территории.
  14. Контролировать соблюдение подчиненными работниками дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.
  15. Обеспечивать работников отдела канцелярскими принадлежностями и хозяйственного обихода.
  16. Обеспечивать работникам отдела условия, необходимые для качественного исполнения ими своих производственных обязанностей.
  17. Руководить работниками отдела.

III. Права

Начальник общего отдела имеет право:

  1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
  2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкций.
  3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
  4. Осуществлять взаимодействие с руководителями структурных подразделений предприятия, получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
  5. Вносить на рассмотрение директора предприятия представления о назначении, перемещении, увольнении работников, предложения об их поощрении или наложении на них взысканий в соответствии с законодательством Украины.
  6. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Начальник общего отдела несет ответственность:

  1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Украины.
  2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.
  3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Украины.


Розділ «Кадрові документи» створений з використанням матеріалів сайту Jobs.uaта інших сайтів.