Кадрові документи Посадові інструкції Секретаріат, діловодство, АХО

Заведующий канцелярией

Посадова інструкція

Завантажити (MS Word, 52,9 Кб)

I. Общие положения

  1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.
  2. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее 3 лет.
  3. Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение от нее производится приказом директора организации.
  4. Заведующий канцелярией должен знать:
    - Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства.
    - Единую государственную систему делопроизводства.
    - Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
    - Структуру организации.
    - Организацию делопроизводства в организации.
    - Схемы документооборота.
    - Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.
    - Сроки и порядок сдачи дел в архив.
    - Системы организации контроля за исполнением документов.
    - Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.
    - Основы экономики, организации производства, труда и управления.
    - Законодательство о труде и охране труда Украины.
    - Правила внутреннего трудового распорядка.
    - Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
  5. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:
    - Положением о канцелярии организации.
    - Инструкцией по делопроизводству и работе архива.
    - Настоящей должностной инструкцией.
  6. Заведующий канцелярией подчиняется _ (директору организации; иному должностному лицу).
  7. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками канцелярии.
  8. На время отсутствия заведующего канцелярией (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствии такового - лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

  1. Организует работу канцелярии.
  2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
  3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
  4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
  5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение.
  6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
  7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в подразделениях организации, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
  8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
  9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.
  10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
  11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
  12. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.
  13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

III. Права

Заведующий канцелярией вправе:

  1. Вносить на рассмотрение директора организации и руководителей структурных подразделений организации предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.
  2. Требовать руководителей структурных подразделений организации и иных ответственных работников организации надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в организации.
  3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.
  4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.
  5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.
  6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.
  7. Вносить на рассмотрение директора организации предложения о поощрении отличившихся работников отдела, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

IV. Ответственность

Заведующий канцелярией несет ответственность:

  1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.
  2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.
  3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.


Розділ «Кадрові документи» створений з використанням матеріалів сайту Jobs.uaта інших сайтів.