Кадрові документи Посадові інструкції Секретаріат, діловодство, АХО

Секретарь директора підприємства

Посадова інструкція

Завантажити (MS Word, 199,9 Кб)

I. Загальні положення

  1. Призначається на посаду наказом директора підприємства.
  2. Підзвітний директору підприємства.
  3. Мета діяльності: створення для директора підприємства умов, що забезпечують максимальну ефективність його праці.

II. Завдання та обов'язки

Секретар директора підприємства:

  1. Приймає кореспонденцію, яка надходить на розгляд директору підприємства, передає її згідно з прийнятим рішенням до структурних підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей.
  2. Веде діловодство, виконує різні операції із застосуванням комп’ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення і подання інформації для підготовки і прийняття рішень.
  3. Приймає документи і особисті заяви на підпис директора підприємства.
  4. Готує документи і матеріали, необхідні для роботи директорові підприємства.
  5. Організовує проведення телефонних переговорів директора підприємства, записує за його відсутності одержану інформацію і доводить до його відома її зміст, передає і приймає інформацію за допомогою приймально-переговорних пристроїв (телефакс, телекс, і т. ін.), а також телефонограми, своєчасно доводить до відома директора підприємства інформацію, одержану каналами зв’язку.
  6. Стежить за своєчасним розглядом і поданням структурними підрозділами та конкретними виконавцями документів, що надходять для виконання, перевіряє правильність оформлення підготовлених проектів документів, що передаються керівнику на підпис, забезпечує їх якісне редагування.
  7. За дорученням директора підприємства складає листи, запити, інші документи, готує відповіді авторам листів.
  8. Виконує роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить директор підприємства (збирає необхідні матеріали, повідомляє учасників про час і місце проведення, порядок денний, проводить реєстрацію), веде і оформляє протоколи засідань і нарад.
  9. Здійснює контроль за виконанням працівниками підприємства виданих наказів та розпоряджень, а також за додержанням термінів виконання вказівок і доручень директора підприємства, що взяті на контроль. Веде контрольно-реєстраційну картотеку.
  10. Забезпечує робоче місце директора підприємства необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям.
  11. Друкує за вказівкою директора підприємства службові матеріали, необхідні для його роботи або вводить поточну інформацію до банку даних.
  12. Організовує прийом відвідувачів, сприяє оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників..
  13. Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання і в установлені терміни здає до архіву.
  14. Копіює документи на персональному ксероксі.

III. Права

Секретар директора підприємства має право:

  1. Визначати пріоритети у взаємовідносинах директора підприємства з контактуючими організаціями та відвідувачами.
  2. Складати прості листи та короткі розпорядчі документи на підставі усних вказівок директора підприємства.
  3. У разі необхідності залучати працівників підприємства до підготовки документів, потрібних директору підприємства.
  4. Не приймати на підпис директора підприємства службові документи, що підготовлені з порушенням чинних стандартів.
  5. У рамках своєї компетенції та повноважень відповідати на телефонні дзвінки, адресовані директору підприємства, з метою ефективного використання його робочого часу.

IV. Відповідальність

Секретар директора підприємства несе відповідальність:

  1. За якісне та своєчасне виконання розпоряджень директора підприємства.
  2. За дотримання «Правил внутрішнього розпорядку» та «Положення про комерційну таємницю підприємства».

V. Секретар директора підприємства повинен знати

  1. Постанови, розпорядження, накази; положення, інструкції та інші керівні матеріали і нормативні документи, що стосуються діяльності підприємства і ведення діловодства.
  2. Структуру і керівний склад підприємства і його підрозділів.
  3. Організацію діловодства; методи оброблення і оформлення документів; архівну справу; машинопис.
  4. Правила користування приймально-переговорними пристроями, технічними засобами оброблення документів, усної та писемної документної інформації, комп’ютерами і друкарськими машинами.
  5. Стандарти системи організаційно-розпорядчої документації; правила друкування ділових листів з використанням типових форм.
  6. Основи етики і естетики; правила ділового спілкування.
  7. Основи організації праці і управління.
  8. Правила експлуатації обчислювальної техніки.
  9. Основи адміністративного права і законодавства про працю.

VI. Кваліфікаційні вимоги

  1. Повна загальна середня освіта та професійно-технічна освіта або повна загальна середня освіта та професійна підготовка на виробництві. Без вимог до стажу роботи.

VII. Взаємовідносини (зв'язки) за посадою

  1. Безпосередньо контактує з директором підприємства, а також з іншими працівниками підприємства та інших організацій, коли такі працівники звертаються до директора підприємства у службових та особистих справах, а також звертається до них у разі необхідності одержати для директора підприємства окремі документи, довідки або іншу інформацію.


Розділ «Кадрові документи» створений з використанням матеріалів сайту Jobs.uaта інших сайтів.