Посадові інструкції можна розділити на два типи: формальні та інформативні. Згідно з українським законодавством посадова інструкція — це первинний кадровий документ, який має юридичну силу та сприяє правовому захисту на підприємстві, в установі, організації.

Головна мета цього документу — визначити рамки роботи працівника. Проте така інструкція не дасть навичок керування конкретними програмами, не пояснить особливості команди та не навчить працювати із «місцевою» CRM або проджект-менеджмент системою. З цим може допомогти інформативна інструкція. І вона буде індивідуальною для кожного підприємства.

З чого почати створення посадової інструкції

Одразу треба зрозуміти, що інформація розділятиметься на два типи: довідкову та навчальну. Довідкова — це FAQ, низка найпопулярніших питань та відповідей, інформація, до якої працівники звертатимуться, коли стикатимуться з якимись проблемами під час роботи.

Проте довідкова інформація не підходить для навчання. Навчальна інформація вміщуватиме в собі методологію, матиме певну структуру та тести на засвоєння матеріалу.

«Не можна змішувати довідкову та навчальну інформацію одне з одним. За першою — не вийде навчання, а друга — не матиме відповідей на всі питання. Проте, якщо їх розділити та правильно „запакувати“, це позитивно вплине на процес управління проєктами», — пояснює Костянтин Коптєлов, консультант компанії Worksection та експерт із менеджменту проєктів.

Після розділення інформаційної бази на довідкову й навчальну можна починати їх наповнювати. Для довідкової — логічно створити окремий документ та щоразу доповнювати його, коли в працівників з’являтимуться запитання, додаючи важливу інформацію у файл.

Як створити навчальну інструкцію

Найчастіше керівники намагаються знайти шаблонну інструкцію в інтернеті. Це справді може допомогти, коли справа стосується формальної посадової інструкції. Також це може допомогти, коли потрібна інструкція з користування певним програмним забезпеченням. Наприклад, у системі управління проєктами Worksection є інструкція і для працівників, і для керівників.

Проте для конкретної посади в конкретній компанії інструкцію доведеться писати самостійно. Є певні кроки, які можуть значно полегшити цей процес.

«Записуйте інструкції на відеокамеру. Коли приходить працівник і щось питає — вмикайте телефон і відповідайте на питання. Запис викладайте на YouTube, створюйте документ, де розміщуватимете посилання на відеоінструкції, у такий спосіб інші працівники також матимуть можливість дізнатися відповідь на своє запитання», — ділиться досвідом Коптєлов.

Це працює як для довідника, так і для навчальної інструкції. Просто достатньо один раз записати детальне пояснення принципу роботи новачку, а потім перевести його в текст, а також залишити посилання на відео.

«Відсьогодні не відповідайте на запитання працівників, не ввімкнувши відео. Це і стане вашою базою знань», — каже експерт.

Будь-який, навіть дуже грамотно складений документ компанії, може сприйматися як вкрай необхідний або як абсолютно недолугий. Це стосується й посадової інструкції. Якщо до її розробки та видання підійшли формально, лише для того, щоб вона була, то й користі від неї буде небагато.

Якщо ж посадова інструкція розроблена, погоджена з виконавцями й керівниками виконавців, постійно доопрацьовується, використовується і виконавцями, і керівництвом, то це буде потрібний і актуальний документ.

Читайте також