З початком війни всі ми стали вразливішими й наша психіка як оголені дроти — найменша негативна подія або стрес може призвести до серйозних наслідків.

Це важливо пам’ятати, тому що в більшості випадків людина потрапляє у стресові ситуації на роботі. Якщо заздалегідь не виявити стан співробітника — негатив, пригніченість, дратівливість, апатію, це може призвести до значного зниження ефективності, звільнення або поширення занепадницького стану на всю команду.

Одним з ефективних інструментів, який допомагає тримати руку на пульсі, виявляти проблеми у співробітників та розв’язувати їх — проведення тет-а-тетів. Анастасія Сидорова з Дніпро-М використовує цей інструмент вже понад 3 роки. Work.ua попросив її поділитися деякими правилами ефективного проведення ТЕТу.

Анастасія Сидорова
Анастасія Сидорова
психолог, LnD-керівник, засновниця Академії корпоративної освіти компанії Дніпро-М

Тет-а-тет — це спілкування зі співробітником наодинці, яке може вирішувати багато питань. З допомогою цього інструменту можемо:

  • Провести діагностику стану працівника.
  • Виявити та обговорити поточні питання/складнощі/переживання співробітника (які заважають його продуктивності).
  • Обговорити ініціативи, нові ідеї, проєкти, які пропонує співробітник.
  • Спланувати подальші можливості, перспективи розвитку та шляхи до нього.
Тет-а-тет — це не просто спілкування зі співробітником щодо поточних робочих питань. Це відкрита, довірча розмова, де сам співробітник захоче поділитися своїми проблемами, переживаннями, можливо, запитати про те, що хвилює, або обговорити подальший план розвитку.

Підготовка

  1. Якщо раніше ви ніколи не проводили такі зустрічі, важливо зібрати команду та пояснити, що на них відбуватиметься, яка їхня мета та як вони будуть проходити. Це дасть можливість співробітникам почуватися комфортніше, розуміючи, що на них очікує. Також варто пояснити, що тема спілкування відкрита і співробітник може сам вибрати, що він хоче обговорити.
  2. До ТЕТів долучаються всі співробітники відділу, які знаходяться в безпосередньому управлінні. Це дає рівні можливості кожному бути почутим, а керівник, продіагностувавши всіх, легше складе загальну ситуацію по команді.
  3. ТЕТи повинні плануватися заздалегідь. Це дає можливість співробітнику морально підготуватися, подумати, що йому важливо обговорити, налаштуватися на щирий діалог. На початку місяця оголосіть, що будуть проводитись ТЕТи, узгодьте дати та час проведення зустрічей з кожним зі співробітників.

Керівнику також потрібно готуватися до ТЕТів. І от що варто зробити:

  • Налаштуйтеся на довірливий, щирий діалог, будьте готовими більше слухати з терпінням, повагою та розумінням, не повчати, не звинувачувати та не знецінювати проблему, винесену на обговорення. Важливо створити довірчу атмосферу. 
  • Продумайте, що б ви хотіли обговорити з кожним зі співробітників, до чого простимулювати, що роз’яснити, як змінити стан: на ТЕТі керівник може дати «конструктивний зворотний зв’язок» щодо роботи співробітника, подальшого зростання тощо.
  • Потурбуйтеся про місце, де проводитимете зустріч: особистий кабінет, переговорна, конференц-зал, щоб там не було зайвих людей, відволікаючих факторів. Це має бути зручне місце для вас і співробітника, що розділяє вас від співрозмовника столом.

Правила проведення ТЕТу

  1. Керівник перший приходить на місце проведення, лише після цього запрошує співробітника.
  2. Даємо ініціативу співробітнику відкритим запитанням:
    «Вітаю, Вікторіє! Почнімо? Що хотіли б обговорити?»
    «Здрастуйте, Вікторіє! Розповідайте, як у вас справи?»

    Важливо не тільки уважно слухати, що говорить співробітник, але і як він говорить, який в цілому у нього стан, настрій, на скільки він щирий. Це може сказати більше, ніж сам зміст його промови. Помічайте, з чого людина починає говорити, з якої теми — ця тема її хвилює (якщо відчуваєте, що людина щира).

    Якщо відчуваєте, що людина нещира (награно весела або відсторонена), дозвольте все-таки висловитися, відповісти їй і продовжуйте запитувати: «Що ще хотілося б обговорити?». Коли заготовка у співробітника закінчена, то є велика ймовірність вийти на потрібну тему. Тільки після того, як людина виговорилася, ви розібрали тему, що її хвилює, можна братися до того, що ви хотіли б їй сказати.
  3. На тетах не можна обговорювати просто поточні робочі питання, завдання, якщо у них не полягає суть проблеми співробітника.
  4. Розглядається 1-2 теми максимум, не варто намагатися охопити все (30 хвилин має вистачити на обговорення головного).
  5. Завершуємо завжди на позитивній ноті, щоб у співробітника був стан полегшення та гарний настрій.
  6. Не робіть більш як два ТЕТи поспіль — таке спілкування дає велике навантаження і втомлює, тому третій вже буде менш ефективним як для вас, так і для співробітника.

Регулярність проведення

За регулярного проведення ТЕТів співробітники починають приймати цей інструмент і більше відкриватися, довіряти як на самому спілкуванні, так і в цілому протягом поточного робочого процесу.

Регулярність: 1 раз на 3 місяці — ідеально, 1 раз на 4 місяці — нормально. Рідше не вважається регулярністю.

Легалізуйте ініціативу ТЕТів. Тобто дозвольте співробітникам самостійно визначати, коли проводити ТЕТ із вами — це допоможе вам побудувати з командою довірчі відносини та культуру відвертого спілкування.

Читайте також