Олена Борисова керує 48 ресторанами мережі Дмитра Борисова та виховує 7 дітей. І не уявляє свого життя без тайм-менеджменту й чіткого планування. У відеолекції на базі безкоштовного навчального курсу кар’єрних змін «З місця в кар’єру» від проєкту «Я зможу!» вона поділилася, як ефективно використовувати кожну хвилину життя.

Work.ua публікує її цінні поради. Хоч цільовою аудиторією у курсі були жінки, але запевняємо, все нижчевикладене буде корисне і чоловікам.

Олена Борисова
Олена Борисова
генеральна директорка компанії, яка налічує понад 40 ресторанів, та мама 7 дітей

Принципи керування бізнесом та командою з 3 000 людей і принципи керування власним життям — дуже схожі. В основі завжди лежить система, тобто матриця взаємозв’язків і правил. Я розповім, як побудувати таку систему за допомогою правил та інструментів тайм-менеджменту.

Правило № 1: ви створюєте систему для себе

Те, що хтось з відомих підприємців не ходить у відпустку по 10 років та встає о 5-й ранку, не означає, що таке життя зробить вас щасливою та продуктивною людиною. Головне — не форма, а принципи.

Почніть з власних цінностей та стратегічної мети. Система життя, планування власного дня, тижня та найближчого року не обмежують вашу свободу. Це, навпаки, гарантія того, що ви зможете керувати своїм життям, а не хаотично реагувати на виклики.

Як визначити свої стратегічні цілі та методи їхнього вимірювання? Поставте собі такі запитання:

  • Що таке успіх — 8-годинний робочий день на керівній посаді в офісі або можливість працювати дизайнером з будь-якої точки світу?
  • Що цінніше — придбати нерухомість чи поїхати у навколосвітню подорож?
  • Що ви вже зараз маєте змінити у своєму щоденному розкладі, щоб цього досягти?

Правило № 2: час — це ресурс

До того ж чи не єдиний ресурс у світі, який між усіма людьми розподілений порівну. Подумайте про те, як часто ви вживаєте фразу «У мене немає часу?». Що саме ви маєте на увазі? Те, що у вас немає внутрішньої мотивації? Чи те, що виконання взятих на себе обов’язків потребує більше ресурсів — часових, емоційних, матеріальних — ніж у вас є зараз? Відповідь допоможе вам визначити стратегію.

Наприклад, якщо ви хочете вивчити англійську, а часу на мовні курси зараз немає, спробуйте перерозподілити ресурси. Проводите пів години щодня у метро? Послухайте аудіоуроки з англійської замість музики.

Усі ми рахуємо гроші — хоча б приблизно а, може, навіть з точністю до гривні знаємо, на що їх витрачаємо. Поставтеся так само й до часу — фіксуйте, як ви його витрачаєте.

Правило № 3: заручіться підтримкою інших

Поділіться своїми очікуваннями та цілями.

Наприклад:

Рік тому ми почали масштабування бізнесу та визначили свої цілі: ми маємо відкрити 98 закладів у різних країнах світу, зробити прозорими 100% робочих процедур та стати найкращим роботодавцем в індустрії гостинності. Кожен з 3 000 людей у команді знає про них та розуміє, які можливості відкриває їхнє виконання.

Те саме і з приватним життям: поясніть вузькому колу рідних і важливих людей, яких змін ви очікуєте, які цілі маєте та як це вплине на вашу щоденну поведінку.

Припустімо, ви вже поставили стратегічні цілі. А що потрібно змінити у щоденному розкладі, щоб їх досягти? Те, ким ви будете за 5 років, багато в чому залежить від режиму дня вже зараз. Візьміть аркуш паперу та розпишіть, з чого складається ваш день. Потім визначте п’ять ключових блоків у розкладі дня.

Блок перший — режим

Виберіть комфортний час для сну та дотримуйтеся режиму. Час на відновлення не менш важливий, ніж час на виконання робочих завдань. Без повноцінного сну ви фізично не зможете досягти продуктивності.

Блок другий — спорт

Будь-який. Щоденні вправи вдома, біг або йога. Головне, щоб це приносило вам задоволення. Під час тренувань виділяються гормони, які роблять нас щасливішими.

Спорт дисциплінує. Ставтеся до занять як до обов’язкової рутини, а не героїчного вчинку раз на місяць. Ви ж не думаєте, що можна не почистити зуби, тому що є інші справи? Зі спортом має бути так само.

Блок третій — професійні обов’язки

Якщо ви вже працюєте в офісі, у вас є графік. Якщо ви на фрілансі, то точно зафіксуйте час, який плануєте витрачати на робочі задачі. Якщо ви починаєте або розвиваєте власний бізнес, то не змішуйте робочий та особистий час.

Звісно, іноді ситуація вимагає негайної реакції. Інколи ідея приходить об 23:00, і немає нічого поганого в тому, щоб зафіксувати її. Але робоча комунікація в неробочий час має бути винятком, а не нормою.

Важливо: реально оцінюйте свої сили, керуючись попереднім досвідом. Відчуття постійного авралу виникає тоді, коли ми на куражі беремо на себе забагато зобов’язань та обіцяємо втиснутися в нереальні терміни. Краще позначати реальні дедлайни та на 100% дотримуватися їх, ніж не виконувати обіцяного, затримувати інших і накопичувати відчуття провини.

Четвертий блок — час з родиною

Важливо розуміти: тут не існує норм. Лише ви та ваші близькі можете разом вибрати найбільш комфортний режим взаємодії та розподілу обов’язків.

Традиційно склалося, що час, який жінка витрачає на догляд за дітьми й створення затишку, майже не рахується. Але це теж робота. Структуруйте її та вирішіть, що і як можна делегувати.

Для нашої родини комфортний такий варіант: я присвячую час дітям з 7:00 до 9:00 (готую для кожного сніданок, перевіряю плани на день, допомагаю зібратися до школи або садочка) та максимально тісно спілкуюся з дітьми з 19:00. Вихідні ми обов’язково проводимо разом. У будні з найменшим сином лишається няня. Також у нас є хатня помічниця.

Тайм-менеджмент — це не намагання встигнути все й одразу, а вміння розставляти пріоритети та вибирати найбільш ефективний спосіб використання часу.

П’ятий блок — час на себе

Я вважаю, що любити себе — це не раз на рік вимкнути телефон та поїхати в гори на медитацію. Це систематичне створення умов для власного комфорту та розвитку.

Якщо у вас є мета вивчити ще одну іноземну мову, то вже зараз у розкладі мають з’явитися заняття. Сюди ж належать зустрічі з психотерапевтами або коучами — будь-що важливе саме для вас. Виділіть час на себе та не відчувайте провини за це. Щаслива жінка зможе набагато більше дати своїй родині.

Якими інструментами тайм-менеджменту скористатися

Я використовую найпростіші: Google-календар та нотатки. Цього достатньо для старту.

Тактичне планування розподіляю на місяць, тиждень та день. Кожне завдання, яке передбачає кілька дій, перетворюю на проєкт.

Наприклад:

  • Записати дітей у гуртки за інтересами.
  • Спланувати подорож.
  • Організувати стратегічну сесію для команди.

Все це я розглядаю як проєкти з певним алгоритмом дій. Для кожної дії фіксую час на її виконання і додаю до щоденного розкладу в календарі в один з блоків «Бізнес», «Родина» тощо.

Наприкінці дня виділяю час, щоб перевірити, на скільки відсотків я виконала заплановане. Якщо щось пішло не так, важливо не звинувачувати себе, а визначити причину та скорегувати план з урахуванням нових обставин. Такі ж підсумки я підбиваю щотижня та щомісяця.

Також пам’ятайте, що правило Парето працює завжди: 20% зусиль дають 80% результату. Тож важливо не те, скільки зусиль ми докладаємо для досягнення мети, а те, куди ці зусилля скеровуємо. Якщо у вас щось систематично не виходить, можливо, потрібно змінити план. А якщо ви виконали заплановане хоча б на 80% — то все чудово, рухайтеся далі.

І найголовніше — за будь-якої системи планування, насамперед прислухайтеся до себе: обирайте той ритм і ту насиченість життя, яка саме вас зробить щасливою людиною. А щоб вам легше було відмічати прогрес, скористайтеся чеклістом для стратегічного планування.

Читайте також