Организация корпоративных мероприятий — занятие настолько же ответственное, насколько и хлопотное. Как спланировать банкет и каких артистов приглашать, на что обратить внимание? Своими профессиональными секретами о том, как подготовить достойное мероприятие, с Work.ua делится основатель ивент агентства Magic Factory Александр Скобцев.

Александр Скобцев, основатель ивент агентства Magic Factory Event, уже более 10 лет занимается организацией событий. За плечами его ивент-команды серьезный опыт — более 350 событий всевозможных форматов и масштабов, начиная от мини-тимблилдингов, заканчивая зарядкой на 16 000 человек. Его команда организовывала серьезные мероприятия не только для компаний, которые входят в ТОП 100 по версии FORBES, но и принимала участие в организации Eurovision Village.

Александр Скобцев
Александр Скобцев
Эксперт в организации событий, основатель ивент агентства Magic Factory

Итак, перед вами стоит задача самостоятельно организовать корпоратив, а любую подготовку, как известно, необходимо начинать с планирования. Давайте по пунктам рассмотрим все моменты, на которые следует обратить внимание при организации корпоративного мероприятия.

Бюджет

Маленьких бюджетов не существует, бывает недостаток хороших идей. Отличным корпоратив делает не внушительная смета, а удачные находки и грамотное планирование.

Кроме того, когда вы самостоятельно готовите ивент у вас на руках существенный козырь — вы, как никто другой, знаете все тонкости внутренней политики и корпоративной культуры компании, и именно это обстоятельство поможет сосредоточиться на полезных для вашего коллектива аспектах мероприятия.

Бюджет корпоратива может состоять из разных статей расходов, все зависит от масштаба и формата мероприятия. Как правило, это аренда площадки, банкет, гонорар ведущего и артистов, декор, транспортное обслуживание, подарки и сувениры.

Если на все «хотелки» средств не хватает — не пытайтесь объять необъятное, решительно отсекайте второстепенные пункты и стремитесь к формуле «мал золотник, да дорог». Как показывает практика, эта стратегия в итоге оказывается гораздо выигрышнее, чем стремление поддерживать «среднюю температуру по больнице».

Выбор концепции

Даже не пытайтесь нагуглить готовое решение! Посмотреть на новинки ивент индустрии — это да, поинтересоваться трендами — разумеется, но все это должно послужить подспорьем в организации, а не руководством к прямому подражанию.

Поверьте, универсальных рецептов попросту не существует. Лучшее решение: составить четкий перечень задач, обозначить ожидания от мероприятия, посмотреть на тенденции в сфере организации событий, а затем устроить полноценный мозговой штурм. Планируйте мероприятие с учетом особенностей именно вашей компании.

Поиск локации

Важность выбора места для проведения мероприятия сложно переоценить, поэтому не спешите останавливаться на стандартных вариантах. С завидным постоянством появляются новые интересные и оригинальные локации, поэтому если они вписываются в формат вашего мероприятия — почему бы не попробовать что-то свежее и нестандартное?

Например, теплоход, музей, скалодром или террасу на крыше с видом на город. Вариантов может быть масса! Главное — успеть вовремя забронировать удачную локацию, чтобы в результате не пришлось довольствоваться тем, что осталось.

Декор

Иногда декор можно причислить к необязательным элементам корпоратива, но далеко не всегда. Часто именно декор создает необходимый антураж и настроение (согласитесь, новогодний корпоратив без елки и праздничных гирлянд — это все равно что село без церкви).

Другое дело, что к оформлению можно подойти творчески. Пусть это будут даже небольшие штрихи, но они помогут создать нужную атмосферу и украсят ваш праздник.

Сценарий мероприятия

Как правило, большинство корпоративов имеют официальную и развлекательную часть, поэтому важно гармонично их объединить. Планируйте мероприятие таким образом, чтобы оно получилось целостным и сбалансированным: грамотно чередуйте выступления топ-менеджмента, номера шоу-программы и развлечения в зонах активностей.

Продумайте также так называемый «план Б» на случай непредвиденной заминки. Пусть это будет какой-то увлекательный конкурс или розыгрыш, который поможет завуалировать накладку и не даст гостям заскучать.

Ведущий и шоу-программа

Когда речь не идет о совсем камерном коллективе, безусловно, есть смысл пригласить ведущего. Учтите, что этот человек будет в буквальном смысле дирижировать вашим мероприятием, поэтому очень важно, чтобы стиль и манера его выступлений согласовывалась с концепцией корпоратива и отвечала менталитету компании в целом.

Что касается шоу-программы, то ее наполнение напрямую зависит от масштаба и формата мероприятия, предпочтений организаторов и бюджета. Это могут быть номера в исполнении сотрудников компании, а могут быть и приглашенные артисты.

Если вы решили позвать профессионалов, обратите внимание, что для качественного и зрелищного шоу артистам понадобится специальное профессиональное оборудование: звук, свет и прочие атрибуты.

Обязательно предусмотрите этот момент при формировании статей бюджета, иначе вы рискуете получить неприятный сюрприз в самое неподходящее время.

Банкет

Если корпоратив будет проходить в ресторане, варианты меню нужно обсуждать еще на стадии подбора локации. Так вы сможете обсудить средний чек на человека, спланировать меню и провести дегустацию, чтобы окончательно убедиться в качестве блюд и правильности выбора ресторана.

Если же площадка не предполагает организации банкета, придется заказывать кейтеринг. Как и в случае с ресторанами, желательно изучить пару-тройку вариантов, чтобы была возможность выбрать оптимальное соотношение цены и качества.

Не экспериментируйте с экзотическими блюдами и будьте предельно внимательны при выборе меню в жаркое время года: никаких майонезных салатов, суши и скоропортящихся десертов!

Спиртное должно гармонично сочетаться с предлагаемыми блюдами и его количество должно быть соразмерным (на легком фуршете не стоит предлагать обилие крепкого алкоголя).

Фотозона

В эру селфи и соцсетей стоит уделить внимание фотозоне. Как вариант, можно организовать эффектную селфи зону, определить для мероприятия хэштэг, и в результате ваши гости получат не только отличные фото, но общий памятный альбом о знаменательном событии.

Дресс-код

Не забывайте и о роли дресс-кода. Если намечается праздничное мероприятие, дресс-код поддержит тематику вечеринки, а если вы затеяли мероприятие на природе — гостей стоит предупредить о том, чтобы одежда и обувь были удобными.

Вспомогательные моменты

При подготовке корпоратива вам, скорее всего, придется столкнуться с изготовлением всевозможных раздаточных материалов: приглашений, лотерейных билетов, сувениров и т.д. Ваша задача — проследить, чтобы все эти элементы не были разношерстными, а поддерживали общую концепцию мероприятия.

Подведем итоги

Как видите, самостоятельно организовать хороший корпоратив не просто, но миссия все же выполнима. Старайтесь грамотно спланировать каждый этап и четко придерживайтесь плана.


Если на вашем мероприятии нашлось место для мотивирующих слов руководства, веселья и развлечений, а после праздника коллеги охотно делятся впечатлениями и приятными воспоминаниями — значит праздник удался на славу!

Читайте также