6 порад, щоб ваш електронний лист прочитали і зрозуміли

У сучасному світі велика частина ділового спілкування відбувається електронною пошту. Поради Work.ua про те, як написати професійного електронного листа допоможуть вам правильно донести інформацію навіть через електронну пошту, показати себе відмінним професіоналом і, можливо, навіть просунутися кар’єрною драбиною.

Вказуйте тему листа

Перед тим, як надіслати електронного листа роботодавцю, колезі або діловому партнерові, варто додати в нього інформативну тему. Тема відразу дає одержувачу уявлення, про що піде мова в листі, в чому мета вашого послання і наскільки це терміново.

Найбільш ефективні теми — це заклики до дії, які повідомляють одержувачам саме те, що вам потрібно від них.

Листи з незаповненим рядком теми можуть прийняти за спам і в підсумку видалять або проігнорують, так і не прочитавши саме повідомлення.

Використовуйте правильне вітання

Після теми одержувач побачить ваше привітання.

Неправильне вітання може навіть образити одержувача. Наприклад, неправильне зазначення імені, його неправильне написання або неправильна назва компанії зведе між вами й адресатом невидиму стіну, через яку буде дуже складно достукатися.

Крім того, використовуйте правильний рівень формальності, заснований на вашому знайомстві з одержувачем. Ви можете використовувати «Привіт», коли пишете колезі. Але для потенційних клієнтів або інших професійних контактів безпечніше починати з «Здрастуйте» або «Вітаю».

Також варто уникнути в привітанні «Доброї години доби» — це привітання вже давно отримало погану репутацію. І може засмутити одержувача не гірше невірного імені.

Ближче до справи

Робочі листи повинні бути короткими й зрозумілими. Люди щодня переглядають безліч електронних листів. Якщо ви довго не переходите до суті справи, адресат може до неї просто не дочитати або загубитися в нетрях ваших роз’яснень.

Будьте нещадні під час редагування листів: використовуйте короткі прості речення і виключіть з тексту «слова-наповнювачі» та непотрібні пояснення. Також краще уникати сленгу і смайликів в листуванні електронною поштою (при цьому в спілкуванні з близькою колегою в месенджері вони допустимі, а деякими дослідниками навіть вітаються).

Надсилати рекомендується електронні листи довжиною десь у два абзаци.

Оформлення

Що стосується шрифту, то безпечніше використовувати класичні шрифти, такі як Arial і Times New Roman. Колір тексту також краще взяти спокійний — чорний або синій. І уникати використання грайливих шрифтів або таких, що важко читаються, і кольорів, таких як рожевий і зелений.

Не зловживайте жирним шрифтом і знаками оклику, не пишіть листи з увімкненим Caps Lock. Суцільні великі літери змусять вас виглядати роздратованими і перезбудженими, читачеві здасться, що ви кричите на нього.

Не забудьте про підпис

Перед відправкою також обов’язково переконайтеся, що на вашому електронному листі є підпис, в якому зазначено ваше повне ім’я, посада, контактні дані та логотип компанії. Це дозволить одержувачу зателефонувати вам, якщо це необхідно.

Зберігайте важливі листи

Завжди зберігайте надіслані копії ваших електронних листів, оскільки ви ніколи не знаєте, коли ця інформація може знадобитися. Іноді вам може знадобитися надати юридичне підтвердження того, що ви відправили електронного листа (наприклад, при обробці скарг від клієнтів).

Бонус: як написати листа майбутньому роботодавцю

Супровідний лист або листування з роботодавцем, яке слідує за відправкою резюме, знайомством телефоном або співбесідою, важливі. Щоб добре зарекомендувати себе завдяки листу, дотримуйтесь таких рекомендацій:

• Зберігайте структуру листа — привітання, представлення себе і мета листа, суть послання і підпис з вашими контактами.
• Додаткові матеріали надсилайте відразу — прикріплюйте файли або додавайте посилання.
• Використовуйте просту, але граматично правильну мову. Тримайтеся подалі від непотрібного складного словникового запасу, оскільки це може іноді ускладнювати читання.
• Перевірте ваш лист перед відправкою. Листи з орфографічними помилками зіпсують ваш професійний імідж. Можна попросити друга або родича прочитати текст, щоб уникнути помилок.

Читайте також

• Как писать письма, на которые хочется отвечать. Рецензия на новую книгу соавторов «Рассылки Главреда»
• Избавляемся от ошибок в резюме и личной переписке