Офіс-адміністратор

Вимоги:

• Вища освіта (бакалавр)

• Грамотна мова (усна та письмова)

• Досвід роботи на аналогічній посаді (бажано)

• Володіння англійською мовою (не нижче середнього рівня)

• Вільне користування офісною технікою

• Впевнений користувач ПК

• Високий рівень навичок управління часом, стійкість до стресів, здатність адаптуватись

• Здатність визначати пріоритети

• Приємний характер, готовність до пошуку виходу з будь-якої ситуації

• Оперативність та швидкість реагування в різних ситуаціях

Обов’язки:

1. Прийом вхідних дзвінків та їх переадресація
2. Реєстрація вихідної/вхідної пошти, отримання поштових відправлень (підготовка довіреностей для отримання рекомендованих листів)
3. Підготовка вихідних листів та надання інформації згідно запитів (за необхідності)
4. Планування та відстеження робочого дня керівника (інформування про запрошення на заходи, підтвердження участі у цих заходах, своєчасне нагадування)
5. Організація ділових зустрічей керівника.
6. Підготовка аналітичних та інформаційних матеріалів для керівника
7. Організація відряджень керівника (планування, логістика та організація). Підготовка пакету документів в посольства для отримання візи. Замовлення залізничних квитків, бронювання готелю
8. Ведення звітів, таблиць обліку, програм обліку, програм обліку документів по проектам
9. Контроль статусу проектів та виконання завдань по ним, відстеження термінів
10. Реєстрація контактів керівника після зустрічей та різноманітних заходів
11. Організація документообігу (копіювання, сканування, відправлення, пошук в мережі Інтернет, підготовка та передача документів на підпис керівництву (від бухгалтерії, працівників та замовників/постачальників тощо) та підписаних документів до бухгалтерії (рахунків, актів, договорів тощо)
12. Кадрове діловодство
13. Переклад договорів та ін. документів з/на англійської/української мови
14. Формування та зберігання електронного архіву досліджень та надання інформації із архіву (з дозволу керівництва)
15. Контроль за технічним станом приймальні та кабінету директора (наявність канцтоварів)
16. Контроль за наявністю чаю, кави, води, одноразового посуду тощо, необхідних для щоденного споживання та робочих зустрічей (замовлення, видання, облік залишку)
17. Допомога в організації та матеріально-технічного забезпечення робочих зустрічей, семінарів, тренінгів (підготовка приміщення для зустрічі, зустріч та частування гостей, наведення порядку у приміщення після зустрічі)
18. Виконання інших доручень керівництва