Менеджер із закупівель

Огляд вакансії

Про IRC

Міжнародний комітет порятунку (IRC) реагує на найгірші гуманітарні кризи у світі та допомагає людям вижити та відновити своє життя. Заснований у 1933 році на прохання Альберта Ейнштейна, IRC пропонує життєво важливу допомогу та допомогу, що змінює життя, біженцям, які змушені тікати від війни чи катастрофи. Працюючи сьогодні в більш ніж 40 країнах і 22 містах США, ми відновлюємо безпеку, гідність і надію мільйонам людей, які вирвалися з корінням і борються за те, щоб вистояти. ІРЦ веде шлях від небезпеки до дому.

Основною метою цієї посади є підтримка функції Supply Chain у розробці практик закупівель світового рівня для покращення підтримки програм.

Це вимагає від окупанта глибокого розуміння ланцюжків гуманітарних поставок, включаючи, але не обмежуючись, оцінку потреб, пошук, закупівлю та прискорення закупівель

Успіх цієї ролі вимагає тісної співпраці з польовим персоналом, керівництвом країни, програмними командами та GSC Quality Assurance.

Основні обов’язки:

Під безпосереднім керівництвом координатора ланцюга поставок ви несете відповідальність за наступне:

Планування закупівель

Ви будете:

• Проводити аналіз ринку, збираючи, систематизуючи та аналізуючи ринкові дані та фінансові звіти, а також моніторинг ринку поставок, щоб переконатися, що цінові пропозиції та пропозиції постачальників є справжніми та обґрунтованими
• Розробляти плани закупівель для активних грантів у співпраці з координаторами/менеджерами програми та внутрішніми та зовнішніми партнерами для підтримки реалізації програми.
• Забезпечити, щоб програмні команди розробили план розподілу поставок та активів закритих грантів на складах.
• Координуйте свої дії з польовим персоналом ланцюжка поставок, щоб забезпечити достатню кількість місць на складах, перш ніж відправляти програмні матеріали на польові майданчики.
• Переконайтеся, що відділ ланцюга поставок добре укомплектований, а ролі та обов’язки кожного мають чіткий опис посади.

Закупівлі

Ви будете:

• Впровадити всі стандартні операційні процедури закупівель IRC, щоб забезпечити дотримання політики закупівель IRC та донорів
• Робота із запитувачами для розробки комплексної специфікації закупівлі
• Ведення точних даних і записів про закупівлі та забезпечення своєчасної звітності про закупівлі
• Перевірте документи про закупівлю перед оплатою
• Керувати процесом торгів, включаючи процес запиту цінових пропозицій, процес запиту пропозицій, оцінку тендерних пропозицій та сприяння функціонуванню комітету із закупівель
• Розробити та впровадити стратегію категорійного сорсингу
• Ставте цілі переговорів, проводьте переговори з потенційними постачальниками, щоб забезпечити співвідношення ціни та якості

Процес укладання контрактів

• Підготовка, перегляд та використання договорів про закупівлю, включаючи Генеральні угоди (MPA, MSA) для забезпечення вигідних умов закупівлі
• Встановлюйте ключові показники ефективності та угоди про рівень обслуговування для контрактів
• Моніторинг виконання контрактів для забезпечення дотримання постачальниками умов договору
• Підготуйте та подайте своєчасні та точні звіти про закупівлі для інформування про процес прийняття рішень.
• Впроваджувати та підтримувати сегрегаційні обов’язки у закупівлях та інших пов’язаних з цим функціях.

Управління постачальниками

Ви будете:

• Підтримуйте взаємовигідні відносини з постачальниками
• Проводити перевірку ефективності та процес зворотного зв’язку з постачальниками, а також підтримувати актуальні та точні системи показників ефективності постачальників
• Розробка постачальників для сталих закупівель із доданою вартістю

Дотримання нормативно-правових вимог

• Проведення комплексної перевірки закупівель, включаючи перевірку АТС, відвідування об'єктів постачальників, перевірку біографічних даних постачальників та впровадження будь-яких інших методів запобігання шахрайству
• Проведення самооцінки відповідності політикам, процедурам, контролю та ефективності ланцюга поставок
• Надання повної документації для проведення аудиту та виконання Планів коригувальних та/або превентивних дій (CAPA)
• Виявляйте, документуйте та своєчасно повідомляйте про будь-які відхилення в процесі закупівель IRC, дотримуючись запровадженого механізму для відповідних подальших дій.
• Розробляти та підтримувати реалізацію планів удосконалення.
• Надавати конструктивну підтримку іншим функціям для забезпечення ефективної відповідності політикам і процедурам.

Управління та розвиток персоналу:

• Підтримка підбору персоналу із закупівель шляхом ефективного використання матриці компетенцій ланцюжка поставок IRC.
• Забезпечити, щоб цілі кожного співробітника були встановлені відповідно до бачення організаційної одиниці, а також контексту (контекстів) діяльності;
• Забезпечте очну та дистанційну інструкцію для новоприйнятих співробітників відділу закупівель.
• Оцініть компетенції та прогалини в підготовці персоналу із закупівель і розробіть відповідні програми втручання
• Проведення програм навчання та професійного розвитку
• Координувати навчання та вести записи про навчання

Ланцюжок постачання фармацевтичних препаратів [Необов'язково]

• У співпраці з командою охорони здоров’я створюйте прогнози та планування постачання фармацевтичних препаратів для всіх проектів у сфері охорони здоров’я за датою початку проекту.
• Під керівництвом та підтримкою світового фармацевтичного керівництва ініціюємо стратегію постачання фармацевтичних препаратів (глобальних, регіональних, національних), включаючи вантажні перевезення.

Внутрішні та/або зовнішні контакти:

Внутрішня: Регулярні відносини з регіональним та національним персоналом ланцюга постачання на всіх рівнях, заступником директора з операційної діяльності та координаторами/менеджерами проектів. Беріть активну участь у глобальному та регіональному ланцюжку поставок, конференціях та провідних сесіях за потреби.

Зовнішні: Може виступати в якості представника IRC Supply Chain на зовнішніх зустрічах, інших неурядових організаціях, міжвідомчих групах і фондах.

Кваліфікація роботи:

Освіта:

• Обов’язковий ступінь бакалавра;
• Настійно бажана розширена професійна сертифікація в галузі управління ланцюгами поставок та/або управління реагуванням на надзвичайні ситуації.

Діяльність:

• Мінімум 5 років досвіду роботи з гуманітарним ланцюгом постачання;
• Сильні навички розгортання ERP та управління;
• Підтверджена здатність розробляти та впроваджувати політику ланцюга поставок та СОПи;
• Чіткі здібності до навчання та наставництва;
• Досвід роботи з різноманітним портфоліо донорів та знання конкретних рекомендацій донорів.

Продемонстровані навички та компетенції:

• Мати високий ступінь гнучкості та здатність працювати в іноді гострих умовах труднощів в умовах стислих термінів.
• Сильні навички роботи з комп’ютером та комунікаційним обладнанням, включаючи програми Microsoft Office, ВЧ та УКХ-радіостанції.
• Вміння керувати командами
• Управління змінами
• Управління ризиками
• Здатність приймати рішення
• Міжфункціональна співпраця
• Фокус на результат
• Ефективна комунікація
• Здатність розв’язувати проблеми

Мовні навички:

Вільне володіння англійською мовою обов’язкове.

Робоче середовище: 30% поїздок на польові майданчики

Стандарти професійної поведінки: Працівники IRC та IRC дотримуються цінностей та принципів, викладених у IRC Way — Standards for Professional Conduct. Це Доброчесність, Служіння та Підзвітність. Відповідно до цих цінностей IRC діє та забезпечує дотримання політики щодо захисту бенефіціарів від експлуатації та жорстокого поводження, захисту дітей, боротьби з домаганнями на робочому місці, фінансової доброчесності та боротьби з помстою.

Гендерна рівність: IRC прагне скоротити гендерний розрив на керівних посадах. Ми пропонуємо пільги, які забезпечують сприятливе середовище для участі жінок у нашій робочій силі, включаючи відпустку по догляду за дитиною, гендерно-чутливі протоколи безпеки та інші допоміжні пільги та надбавки

IRC є роботодавцем рівних можливостей. IRC розглядає всіх заявників на основі заслуг, незалежно від раси, статі, кольору шкіри, національного походження, релігії, сексуальної орієнтації, віку, сімейного стану, статусу ветерана, інвалідності або будь-якої іншої характеристики, захищеної чинним законодавством.