Спеціаліст з електронного документообігу

Опис вакансії:

Ми шукаємо кваліфікованого спеціаліста з електронного документообігу, який буде відповідальний за організацію, ведення та підтримку документальних процесів, включаючи взаємодію з контрагентами та розробку технічної документації. Ця позиція вимагає високого рівня відповідальності та вміння працювати з різними видами документації, як електронної, так і паперової, а також відмінних комунікативних навичок.

Ми пропонуємо:

• повний супровід на всіх етапах роботи під час випробувального терміну;

• підтримку з боку досвідчених наставників;

• офіційне працевлаштування;

• стабільну заробітну плату;

• можливості для кар'єрного зростання та професійного розвитку.

Основні обов’язки:

• підготовка, ведення та супровід технічної документації: створення та актуалізація документації, яка описує функціональні можливості та процеси системи BAS; розробка інструкцій для користувачів та технічних керівництв;

• актуалізація документації: забезпечення відповідності документації змінам у програмному забезпеченні та процесах, включаючи регулярний огляд та оновлення існуючих документів;

• розробка шаблонів для документації: створення та підтримка стандартних шаблонів для різних видів документації, включаючи договори, інструкції, керівництва та інші внутрішні документи;
• розробка (створення рішень в Excel) та актуалізація друкованих форм у BAS, включаючи та їх всебічне тестування;
• робота з матеріально відповідальними особами підрозділів: надання технічної підтримки та консультацій щодо вирішення робочих питань;

• взаємодія з технічними фахівцями: співпраця з розробниками, інженерами та іншими фахівцями для збору та уточнення інформації, необхідної для складання точних і детальних документів;

• документування процесів та змін: детальний опис і документування всіх нововведень та змін у системі, включаючи складання запитів на зміни та рекомендацій щодо поліпшення процесів.

• підтримка електронного документообігу: адміністрування системи електронного документообігу, включаючи сканування, завантаження документів та забезпечення їх коректного зберігання;

• підтримка взаємодії з контрагентами: координація процесу погодження договорів, забезпечення правильного та своєчасного обміну інформацією між усіма сторонами, підтримка користувачів на всіх етапах роботи з системою.

• організація зустрічей та комунікацій: планування та проведення зустрічей, нарад, телефонних переговорів з усіма зацікавленими сторонами для обговорення та вирішення питань, пов’язаних із документацією та процесами погодження договорів з контрагентами.

Вимоги:

• висока стресостійкість та здатність ефективно працювати в динамічних умовах;

• людиноорієнтованість, вміння налагоджувати і підтримувати позитивні робочі відносини;

• відмінні комунікативні навички та здатність до багатозадачності;

• ініціативність та здатність до самоорганізації;

• уміння знаходити рішення в складних ситуаціях і забезпечувати задоволення потреб усіх учасників процесу;

• наполегливість і проактивність: якщо виникає перешкода, ви знаходите альтернативний шлях для досягнення результату;

• володіння офісними програмами та інструментами для роботи з документами.

Дистанційний формат роботи не пропонуємо.

Якщо ви або ваші знайомі прагнете розвиватися і готові до нових викликів, приєднуйтеся до нашого колективу!