Помічник керівника в будівельну компанію

Віддалений Executive Assistant

Локація: Віддалено

Графік: Повна зайнятість, понеділок-п'ятниця, з перетином робочого часу Тихоокеанського часового поясу США

Оплата: $1,500/місяць на випробувальному/навчальному періоді, $2,000-$2,500/місяць після його завершення

Підпорядкування: Власнику компанії / відділу продажів

Суть посади

Ви будете асистувати в процесі передачі проєкту від продажу до виробництва — усі документи та координацію, які відбуваються після підписання контракту клієнтом і до того, як проєктний менеджер (PM) бере проєкт у роботу. Ви — та ланка, яка забезпечує плавний перехід підписаної угоди в запланований, добре підготовлений проєкт, і залишаєтесь ресурсом для клієнта аж до фінальної здачі проєкту.

Це не робота в кол-центрі та не введення даних. Вам довірять реальні стосунки з клієнтами та реальні рішення щодо планування, матеріалів і грошей — усе віддалено.

Що входитиме до ваших обов’язків

Підготовка документів

• Готувати та надсилати контракти, зміни до замовлення (change orders) та документи з обсягом робіт
• Підтримувати порядок і повноту проєктних файлів у наших системах (JobTread)

Вибір матеріалів

• Пошук та підбір матеріалів по запитам клієнтів
• Фіксувати вибір клієнта та підтверджувати його письмово перед замовленням
• Заздалегідь попереджати про терміни поставки, щоб вони не затримували графік

Зміни до замовлення (Change orders)

• Готувати документи на зміну обсягу робіт
• Отримувати підтвердження від клієнта та оновлювати бюджет/контракт відповідно

Виставлення рахунків

• Формувати та надсилати рахунки згідно з графіком оплат
• Відстежувати статус оплат і нагадувати про прострочені платежі
• Звіряти дані з бюджетом проєкту в JobTread

Закупівля матеріалів

• Розміщувати замовлення матеріалів у постачальників після підтвердження вибору клієнтом
• Відстежувати статус замовлень і терміни поставки відносно графіка проєкту
• Координувати логістику доставки з проєктним менеджером

Передача у виробництво

• Підготувати повний пакет документів для PM (підписані документи, вибір матеріалів, бюджет, графік) перед стартовою нарадою
• Залишатися доступним контактом з адміністративних питань аж до фінального огляду

Кого ми шукаємо

• Вільна англійська мова, письмова та усна (обов'язково — ви будете голосом компанії для клієнтів у США)
• Сильні навички письма — чітко, професійно, тепло, без «роботизованого» стилю
• Комфортно керуєте кількома проєктами одночасно та дотримуєтесь дедлайнів без нагадувань
• Уважність до деталей — ніщо не має «випадати» з-під контролю
• Впевнене поводження з цифрами: бюджети, рахунки, відстеження платежів
• Технічно підковані, швидко освоюєте нове програмне забезпечення
• Досвід у будівництві, ремонті, нерухомості чи координації проєктів — велика перевага, але не обов’язкова умова, якщо ви кмітливі та швидко навчаєтесь
• Перевагою буде досвід роботи з: JobTread, GoHighLevel (GHL), QuickBooks, Google Workspace, Slack

Як виглядає успіх на цій посаді

• Клієнти відчувають турботу та поінформованість на кожному етапі після підписання
• Документи та зміни до замовлення оформлені точно і ніколи не затримують проєкт
• Матеріали вибрані та замовлені вчасно, без винятків
• Рахунки виставляються за графіком і оплачуються вчасно
• PM отримують чіткий, повний пакет документів без жодної відсутньої деталі

Оплата та розвиток

Ми пропонуємо $1,500/місяць на навчальному періоді, з підвищенням до $2,000−2,500/місяць після його завершення, за повну зайнятість.

Ця посада має простір для росту разом із розвитком компанії — включно з можливістю очолити команду, коли ми наймемо додаткову підтримку.

Як подати заявку

Надішліть нам:

1. Ваше резюме
2. Коротке пояснення (кілька речень), чому ця посада вам підходить
3. Будь-який досвід у будівництві, ремонті чи координації проєктів