Procurement, Logistics Assistant

Про позицію

Асистент/ка з закупівль та логістики забезпечує адміністративну, закупівельну та логістичну підтримку Операційного департаменту. Ця роль є ключовою для безперебійної щоденної роботи офісу, підтримки прозорих і відповідних вимогам процесів закупівель, організації поїздок і проживання, а також ефективного управління автопарком та активами організації.

Асистент/ка тісно співпрацює з Менеджером із закупівель та Операційним директором, який також виконує функцію відповідальної особи за управління автопарком.

Основні обов’язки

Підтримка закупівель

• Допомога у зборі комерційних пропозицій, підготовці порівняльних таблиць та оформленні закупівельної документації
• Підтримка дослідження ринку, комунікації з постачальниками та ведення бази постачальників
• Забезпечення належного зберігання та архівування документів відповідно до вимог організації та донорів
• Відстеження запитів на закупівлю, строків поставки та оновлення внутрішніх реєстрів
• Координація з ініціаторами закупівель для уточнення технічних вимог

Управління офісом

• Забезпечення повноцінного функціонування офісу та його своєчасного забезпечення необхідними ресурсами
• Організація закупівель офісного приладдя, послуг та дрібних витрат відповідно до внутрішніх процедур
• Взаємодія з постачальниками послуг (інтернет, прибирання, комунальні послуги, технічне обслуговування)
• Координація ремонтних робіт і сервісного обслуговування
• Підтримка організованого робочого простору, включаючи управління переговорними кімнатами та супровід відвідувачів

Подорожі та логістика

• Організація поїздок і проживання для співробітників, консультантів і відвідувачів
• Допомога в організації логістики для заходів, тренінгів і воркшопів

Підтримка автопарку та активів

• Допомога в плануванні використання транспорту, обліку пробігу та веденні документації
• Моніторинг використання пального, графіків технічного обслуговування та координація водіїв
• Участь у веденні обліку активів, їх маркуванні та інвентаризації

Адміністративна підтримка

• Обробка та контроль оплат за комунальні послуги, сервіси та інші операційні витрати
• Ведення впорядкованих електронних і паперових архівів
• Підтримка адаптації нових співробітників з операційних та адміністративних питань

Кваліфікаційні вимоги

• Вища освіта (бакалавр) у сфері бізнес-адміністрування, менеджменту, логістики або суміжній галузі
• Сильні організаційні навички та здатність ефективно працювати в режимі багатозадачності
• Уважність до деталей та орієнтація на дотримання процедур
• Розвинені комунікаційні та міжособистісні навички
• Здатність працювати в умовах навантаження та дотримуватись дедлайнів
• Впевнене володіння MS Office (Excel, Word, Outlook)
• Здатність працювати в мультикультурному середовищі
• Високий рівень доброчесності, відповідальності та сервісної орієнтованості

• Досвід роботи в неурядових або міжнародних організаціях (НУО)
• Вільне володіння українською мовою та робоче знання англійської мови