Керівник, керівниця відділу діловодства та документообігу

Київська школа економіки (KSE) — провідний освітній та дослідницький центр, що об'єднує академічну досконалість із практичними рішеннями для суспільства та бізнесу. До структури KSE входять п’ять ключових бізнес-юнітів: KSE University, що пропонує міжнародні бакалаврські та магістерські програми; KSE Graduate Business School, що надає програми MBA та корпоративні тренінги; KSE Institute, аналітичний центр із досліджень економіки, політики та бізнесу; KSE Foundation, що реалізує гуманітарні та освітні проєкти та KSE ProfTech, що пропонує професійно-технічне навчання.

Шукаємо Керівника відділу діловодства та документообігу, який відповідатиме за організацію щоденної роботи команди у частині документообігу, службової кореспонденції та підготовки адміністративних документів за шаблонами. Роль передбачає координацію руху документів між підрозділами, контроль строків, статусів і якості обробки, а також своєчасне виявлення та сигналізування про проблеми, затримки й вузькі місця в процесах.

Вашими обов’язками будуть:

• налаштування та контроль різних частин організації в розрізі документообігу та офісної підтримки;

• управління командою: розподіл задач, контроль виконання, пріоритизація навантаження;

• забезпечення повного циклу контролю за отриманням вхідної документації, включаючи системний моніторинг в eDocs та роботу з переліком неотриманих документів;

• координація проходження документів, кореспонденції та пов’язаних запитів між підрозділами;

• організація прийому, первинного опрацювання, реєстрації та маршрутизації вхідних документів, зокрема рахунків, актів, накладних та інших первинних документів;

• контроль строків, статусів, комплектності та якості обробки документів;

• організація роботи з вхідною та вихідною кореспонденцією;

• організація підготовки типових документів за шаблонами, зокрема наказів;

• ескалація проблемних кейсів і затримок у погодженні, підписанні та зберіганні документації;

• проактивне виявлення ботлнеків, ризиків і системних проблем у процесах, повʼязаних із документообігом та кореспонденцією;

• підготовка короткої операційної звітності по навантаженню, строках і проблемних ділянках ввіреної роботи;

• формування пропозицій до архітектури документообігу в eDocs: логіки маршрутів погодження для різних типів документів та контроль за дотриманням матриці повноважень при розподілі ролей користувачів;

• розробка, впровадження та актуалізація внутрішніх регламентів і Положення про документообіг

контроль за дотриманням єдиних стандартів роботи з документами всіма підрозділами компанії;

• перевірка та валідація звітності від грантоотримувачів на відповідність вимогам грантових угод, контроль якості та повноти супровідного пакету документів.

Ми очікуємо:

• досвід управління командою або координації операційної функції;

• досвід роботи з документообігом, кореспонденцією або адміністративними процесами і управління відповідними командами, що обслуговують ці процеси;

• сильні навички організації роботи, контролю строків і виконавчської дисципліни;

• системність, уважність до деталей, вміння працювати з великим потоком задач;

• здатність координувати роботу між різними підрозділами;

• проактивна позиція: вміння бачити проблеми наперед, сигналізувати про ризики та налагоджувати порядок у процесах;

• впевнене користування робочими системами обліку та супроводу документів;

• буде перевагою досвід роботи у великій або структурованій організації, супроводу погоджувальних процесів, підготовки типових внутрішніх документів за шаблонами, а також роботи з електронним документообігом (eDocs або аналогічні системи) чи сервісними системами.

Ми пропонуємо:

• медичне страхування для вашого спокою та безпеки;

• корпоративні курси англійської — прокачуємо разом;

• комфортний офіс із власним укриттям за 5 хвилин від метро;

• турботу про ментальне здоров’я: корпоративний психолог, оплачувані лікарняні та додаткові дні відпочинку;

• корпоративне комʼюніті: івенти, нетворкінг, внутрішні ініціативи.

Ми існуємо, щоб створювати інтелектуальну основу для сильної та інноваційної економіки України. Приєднуйтесь до команди, яка формує економічне майбутнє України!