Секретар рецепції

Міжнародна фармацевтична компанія запрошує до команди Секретаря рецепції.

Це роль для уважного, організованого спеціаліста, який поєднуватиме сервіс на рецепції з адміністративною та закупівельною підтримкою офісу.

Вимоги:

• Релевантний або суміжний досвід на адміністративних / офісних позиціях.
• Вища або незакінчена вища освіта.
• Англійська мова — від рівня A2 (дзвінки, базова комунікація з технічними службами).
• Уважність до деталей, відповідальність.
• Організованість та вміння пріоритезувати робочі задачі.
• Дружелюбність та командність.

Умови роботи:

• Заробітна плата: 25 000 грн нетто.
• Офіційне працевлаштування (трудовий договір).
• Випробувальний термін — 1 місяць.
• 24 дні оплачуваної відпустки.
• Медичне страхування після випробувального терміну.
• Офісний формат роботи: Київ, БЦ Silver Breeze. Комфортний офіс з панорамним видом на правий берег Києва.
• Графік: 09:00−17:30, обід — 30 хв.

Обов’язки:

Адміністративна та офісна підтримка

• Реєстрація та обробка вхідної / вихідної кореспонденції.
• Приймання та перенаправлення телефонних дзвінків.
• Зустріч гостей компанії, координація переговорних кімнат.
• Управління перепустками для гостей та співробітників.
• Замовлення та видача канцелярії, води, продуктів харчування, аптечки.
• Підтримка порядку в зоні рецепції та переговорних.
• Робота з електронною поштою (перенаправлення запитів).
• Робота з кур'єрськими компаніями, перевірка інвойсів і рахунків.
• Підтримка тендерів по зоні рецепції (збір та аналіз пропозицій).
• Розподіл рахунків і витрат між підрозділами компанії (cost centers).

Закупівлі та документообіг (з навчанням)

• Створення замовлень на закупівлю.
• Створення та оновлення постачальників.
• Робота з контрактами: створення, продовження, оновлення.
• Затвердження інвойсів.
• Оформлення запитів на оплату.
• Завантаження договорів на погодження.