Офіс-менеджер у Варшаву

TOTIS Pharma — міжнародний дистриб’ютор професійної косметики, ін'єкційних препаратів та комплексних рішень для естетичної медицини. Працюємо лише з брендами світового рівня та формуємо стандарти якості, які задають тренди індустрії краси.

Ми вже представлені у 5 країнах: Україна, Польща, Молдова, Чехія та Словаччина. Нас понад 450 професіоналів, і ми продовжуємо масштабуватися та підсилювати команду найкращими 🚀

Зараз ми шукаємо в свою команду Офіс-менеджера зі знанням польської мови у Варшаву.

🔹 Що вас чекає:

• Забезпечення ефективної роботи та належного стану офісу (контроль порядку, технічного стану та сервісних зон).
• Організація та підтримка високого рівня клієнтського сервісу відповідно до стандартів компанії.
• Повний супровід клієнтів в офісі: зустріч, консультація, координація послуг, видача замовлень.
• Адміністрування та контроль документообігу (договори, накладні, облік, архівування).
• Управління операційними процесами офісу: прийом товару, розподіл, інвентаризація, контроль залишків.
• Контроль дотримання внутрішніх стандартів, правил та корпоративної етики співробітниками.
• Участь в адаптації нових співробітників та підтримка позитивного клімату в команді.
• Організація та координація навчальних заходів, семінарів та внутрішніх івентів. Контроль підготовки офісу до заходів (зали, матеріали, технічне забезпечення, кейтеринг).
• Супровід та організація семінарів, включаючи підготовку та координацію coffee-break
• Взаємодія з підрядниками та організація господарських процесів (закупівлі, ремонти, забезпечення офісу).
• Моніторинг якості сервісу та оперативне вирішення конфліктних або нестандартних ситуацій в офісі.
• Виконання адміністративних та операційних задач керівника в межах посади.

🔹 Що важливо для нас:

• Відповідальність та організованість: вміння тримати під контролем багато процесів одночасно.
• Системність: здатність наводити порядок у задачах, документах і процесах.
• Проактивність: самостійність у прийнятті рішень та ініціативність.
• Клієнтоорієнтованість: створення комфортного досвіду для гостей і команди.
• Комунікабельність: ефективна взаємодія з колегами, клієнтами та підрядниками.
• Уважність до деталей: контроль якості навіть у дрібницях.
• Стресостійкість: здатність працювати в режимі багатозадачності.
• Навички планування та тайм-менеджменту.
• Базові адміністративні навички: робота з документами, постачальниками, сервісами.
• Знання польської мови на рівні В2 і вище (для щоденної комунікації та ведення робочих процесів).

🔹 Що ми пропонуємо:

• Конкурентну заробітну плату.
• Графік роботи — пн-пт з 09 до 17.
• Щорічну оплачувану відпустку та лікарняні.
• Корпоративне навчання та підтримку на етапі адаптації.
• Роботу у стабільній міжнародній компанії з чітко вибудуваними процесами.

Окрім бізнесу, ми розвиваємось як команда: проходимо тренінги, ділимось знаннями і не забуваємо про спільне дозвілля 🤘

Наше прагнення — вдосконалювати сервіс та асортимент, роблячи його максимально зручним.

Давай робити це разом💙

З надсиланням резюме, ви погоджуєтеся на опрацювання персональних даних, згідно з чинним законодавством Польщі.