Finance Budget, Internal Audit Officer, фахівець з фінансового бюджетування та внутрішнього аудиту

English version

1. Background

Team4UA is a Ukrainian non-governmental organization implementing humanitarian projects to support communities affected by the war in Ukraine. The organization works with donors, partners, local authorities, and civil society organizations to provide timely, accountable, and needs-based assistance.

To strengthen financial management, donor compliance, internal control, and audit readiness, Team4UA is looking for a Finance Budget and Internal Audit Officer. The position combines budgeting, expenditure monitoring, donor report verification, internal audit, risk analysis, and support to external audits.

2. Position Overview

The Finance Budget and Internal Audit Officer will contribute to the financial stability and accountability of the organization by preparing and maintaining budget tools, monitoring Budget vs. Actual expenditures, supporting project forecasting, reviewing financial data, and conducting internal audits.

The Officer will work closely with Finance, Operations, Programme, MEAL, Compliance teams, local partners, external auditors, and donors. The role requires strong attention to detail, analytical thinking, integrity, confidentiality, and the ability to identify financial, operational, and compliance risks in a timely manner.

3. Key Responsibilities

A. Budgeting & Forecasting

• Design, update, and maintain budget templates and other financial tools.
• Monitor Budget vs. Actual expenditures for donor reporting.
• Support project forecasting and timely identification of budget deviations.
• Review financial data to support accurate planning and decision-making.

B. Internal & External Audit

• Support preparation and coordination of external audits.
• Conduct scheduled and ad hoc internal financial, operational, and other audits.
• Verify the accuracy of transactions reflected in donor reports.
• Monitor compliance with internal financial policies, procedures, regulations, and donor requirements.
• Conduct checks of warehouse balances, goods, materials, and supporting documentation.
• Prepare audit reports with identified risks, findings, and recommendations.
• Monitor the implementation of corrective actions following audits and inspections.

C. Risk Analysis & Internal Controls

• Analyze financial, operational, and other organizational risks.
• Identify gaps in internal controls and recommend improvements.
• Escalate significant discrepancies, risks, or compliance issues to the line manager.

D. Coordination & Compliance

• Work closely with Finance, Operations, Programme, MEAL, Compliance, partners, auditors, and donors.
• Request and review necessary documentation from internal departments and partners.
• Participate in coordination meetings related to budgeting, reporting, audit, and compliance.

4. Qualifications and Experience

• Degree in Finance, Accounting, Audit, Economics, Business Administration, or another relevant field.
• Minimum 2 years of relevant experience in finance, budgeting, audit, internal control, compliance, or donor reporting.
• Experience with donor-funded projects, NGOs, humanitarian organizations, or international organizations is an advantage.
• Understanding of budgeting, Budget vs. Actual tracking, financial documentation, and audit procedures.
• Knowledge of Ukrainian legislation related to finance, accounting, and organizational compliance.
• Ability to work with financial data, identify discrepancies, and prepare clear reports.
• Good command of MS Excel and other MS Office tools.
• Fluency in Ukrainian; working knowledge of English is an advantage.

5. Success Factors

A successful candidate will be detail-oriented, structured, and able to work with large volumes of financial and operational information. They will demonstrate integrity, confidentiality, analytical thinking, and the ability to identify risks before they become critical issues.

The candidate should be comfortable working across departments, asking clarifying questions, reviewing documentation critically, and providing practical recommendations for improving processes and internal controls.

6. Duration and Duty Station

Duration: till 30.04.2027 Duty station: Kyiv

Business trips may be required for audits, monitoring visits, coordination meetings, or project-related activities.

7. Diversity, Equity, and Inclusion

Team4UA values diverse backgrounds and perspectives and promotes a respectful, inclusive, and safe working environment where all employees have equal opportunities for professional development.

8. Equal Employment Opportunity

Team4UA is an equal opportunity employer and does not tolerate discrimination on any legally protected grounds.

9. Protection and Ethics

Team4UA adheres to safeguarding principles and does not tolerate abuse, harassment, fraud, or misconduct. All staff must comply with Ukrainian legislation, the Code of Conduct, anti-fraud policies, internal procedures, and complete all required safeguarding and ethics trainings.

Українська версія

1. Загальна інформація

Team4UA — українська неурядова організація, що реалізує гуманітарні проєкти для підтримки громад, які постраждали від війни в Україні. Організація співпрацює з донорами, партнерами, місцевими органами влади та громадськими організаціями для надання своєчасної, підзвітної та орієнтованої на потреби допомоги.

Для посилення фінансового менеджменту, донорської відповідності, внутрішнього контролю та готовності до аудитів Team4UA шукає Фахівця з фінансового бюджетування та внутрішнього аудиту. Посада поєднує бюджетування, моніторинг витрат, перевірку донорської звітності, внутрішній аудит, аналіз ризиків та підтримку зовнішніх аудитів.

2. Опис посади

Фахівець з фінансового бюджетування та внутрішнього аудиту сприятиме фінансовій стабільності та підзвітності організації через підготовку й ведення бюджетних інструментів, моніторинг бюджетних та фактичних витрат, підтримку прогнозування проєктів, перевірку фінансових даних та проведення внутрішніх аудитів.

Фахівець тісно співпрацюватиме з фінансовим, операційним, програмним відділами, командами MEAL та комплаєнсу, партнерськими організаціями, зовнішніми аудиторами та донорами. Роль потребує уважності до деталей, аналітичного мислення, доброчесності, конфіденційності та здатності своєчасно виявляти фінансові, операційні й комплаєнс-ризики.

3. Основні обов’язки

A. Бюджетування та прогнозування

• Розробляти, оновлювати та підтримувати бюджетні шаблони й інші фінансові інструменти.
• Контролювати бюджетні та фактичні витрати для донорської звітності.
• Підтримувати прогнозування проєктів і своєчасне виявлення бюджетних відхилень.

B. Внутрішній та зовнішній аудит

• Підтримувати підготовку та координацію зовнішніх аудитів.
• Проводити планові та позапланові внутрішні фінансові, операційні та інші аудити.
• Перевіряти достовірність операцій, відображених у донорських звітах.
• Контролювати дотримання внутрішніх фінансових політик, процедур, положень і вимог донорів.
• Проводити перевірки складських залишків, товарно-матеріальних цінностей та супровідної документації.
• Готувати звіти за результатами аудитів із зазначенням ризиків, висновків і рекомендацій.

C. Аналіз ризиків та внутрішній контроль

• Аналізувати фінансові, операційні та інші організаційні ризики.
• Виявляти прогалини у внутрішньому контролі та надавати рекомендації щодо покращення.
• Ескалювати суттєві розбіжності, ризики або питання комплаєнсу безпосередньому керівнику.

D. Координація та комплаєнс

• Співпрацювати з фінансовим, операційним, програмним відділами, MEAL, комплаєнс-командою, партнерами, аудиторами та донорами.
• Запитувати та перевіряти необхідну документацію у внутрішніх відділів і партнерів.
• Брати участь у координаційних зустрічах з питань бюджетування, звітності, аудиту та комплаєнсу.
• Передавати питання, що виходять за межі повноважень, безпосередньому керівнику.

4. Вимоги до кандидата

• Освіта у сфері фінансів, бухгалтерського обліку, аудиту, економіки, бізнес-адміністрування або іншій релевантній сфері.
• Мінімум 2 роки релевантного досвіду у фінансах, бюджетуванні, аудиті, внутрішньому контролі, комплаєнсі або донорській звітності.
• Досвід роботи з донорськими проєктами, в НГО, гуманітарних або міжнародних організаціях буде перевагою.
• Розуміння бюджетування, контролю бюджетних і фактичних витрат, фінансової документації та аудиторських процедур.
• Знання українського законодавства у сфері фінансів, бухгалтерського обліку та організаційної відповідності.
• Вміння працювати з фінансовими даними, виявляти розбіжності та готувати зрозумілі звіти.
• Впевнене володіння MS Excel та іншими інструментами MS Office.
• Вільне володіння українською мовою; знання англійської буде перевагою.

5. Успішний кандидат

Успішний кандидат буде уважним до деталей, структурованим і здатним працювати з великими обсягами фінансової та операційної інформації. Він/вона демонструватиме доброчесність, конфіденційність, аналітичне мислення та здатність виявляти ризики до того, як вони стануть критичними.

Кандидат має впевнено працювати з різними відділами, ставити уточнювальні запитання, критично переглядати документацію та надавати практичні рекомендації щодо покращення процесів і внутрішнього контролю.

6. Тривалість та місце роботи

Тривалість: до 30.04.2027 Місце роботи: Київ

Можливі відрядження для проведення аудитів, моніторингових візитів, координаційних зустрічей або проєктної діяльності.

7. Різноманітність, рівність та інклюзія

Team4UA цінує різноманітність досвіду та поглядів і підтримує поважне, інклюзивне та безпечне робоче середовище, де всі працівники мають рівні можливості для професійного розвитку.

8. Рівні можливості працевлаштування

Team4UA є роботодавцем рівних можливостей і не допускає дискримінації за будь-якою ознакою, захищеною законодавством.

9. Захист та етика

Team4UA дотримується принципів захисту та не толерує насильство, домагання, шахрайство чи неналежну поведінку. Усі працівники зобов’язані дотримуватися законодавства України, Кодексу поведінки, антикорупційних політик, внутрішніх процедур та пройти обов’язкові тренінги із захисту й етики.

Щоб подати заявку, надішліть розгорнуте резюме з детальним описом вашого релевантного досвіду у відгук на цю вакансію.