Менеджер бек-офісу

Loza Studio — українська IT-компанія, яка розробляє складні цифрові продукти: веб- і мобільні застосунки, державні сервіси, реєстри, портали та корпоративні системи.

Ми шукаємо Back-office Specialist / Operations Specialist, який допоможе тримати в порядку внутрішні операційні процеси компанії: фінансовий облік, бюджетування, документообіг, контроль оплат, проєктні дедлайни, підрядників, сервіси та офісні потреби.

Це роль для людини, яка любить порядок, вміє контролювати багато паралельних задач і не чекає, поки про щось нагадають, а сама бачить, що потрібно зробити.

Що потрібно буде робити

Фінанси та операційний облік

• Вести внутрішнє бюджетування компанії.
• Допомагати з підготовкою та оновленням Cash Flow і PnL.
• Контролювати регулярні витрати компанії.
• Контролювати виплати підрядникам та своєчасність оплат (з бухгалтером).
• Вести облік оплат інструментів для роботи команди.
• Готувати звіти та зведення для керівництва.
• Допомагати з контролем бюджету по проєктах.

Контроль проєктних дедлайнів і документів

• Вести календар важливих дедлайнів по проєктах: етапи, здача ТЗ, документації, актів, звітів та інших матеріалів.
• Контролювати, щоб необхідні документи по проєктах були підготовлені вчасно.
• Перевіряти наявність повного комплекту документів по етапах проєкту.
• Координувати підготовку, збір, оновлення та передачу документів.
• Взаємодія з PM, BA, технічним спеціалістом або іншою відповідальною особою що до документів, які потрібно підготувати або здати.
• Допомагати керівництву бачити, де є ризик прострочення по документах, оплатах або дедлайнах.
• За потребою та наявністю часу допомога команді в створенні документації.

Договори, акти та документообіг

• Контролювати підписання договорів, додаткових угод, актів та інших документів.
• Передавати документи на підпис відповідальним особам.
• Організовувати фізичне або електронне підписання документів.
• За потреби — приїхати, забрати або передати документи на підпис.
• Вести облік підписаних і непідписаних документів.
• Комунікувати з підрядниками, клієнтами або партнерами щодо організаційних і документальних питань.

Адміністративна підтримка офісу

• Слідкувати за базовими потребами офісу.
• Допомагати із внутрішніми адміністративними процесами компанії.
• Підтримувати порядок в організації документів .

Що очікуємо від кандидата

• Досвід роботи на позиції Back-office Specialist, Operations Specialist, Office Manager, Administrative Specialist, Financial Assistant або схожій ролі.
• Досвід роботи з таблицями: Google Sheets / Excel.
• Розуміння базових фінансових показників: бюджет, витрати, Cash Flow, PnL.
• Уважність до деталей і любов до порядку.
• Високий рівень відповідальності.
• Вміння самостійно організовувати свою роботу.
• Готовність брати на себе як фінансово-операційні, так і адміністративні задачі.

Буде перевагою

• Досвід роботи в IT-компанії.
• Досвід роботи з проєктною документацією, або бажання навчитися.
• Досвід ведення бюджетів, Cash Flow або PnL.
• Досвід контролю оплат підрядникам, сервісам і постачальникам.
• Досвід роботи з ClickUp.
• Розуміння, або бажання зрозуміти як працюють проєкти в IT: етапи, ТЗ, акти, документація, дедлайни, підрядники.

Ми пропонуємо

• Роботу в українській IT-компанії з реальними продуктами та складними проєктами.
• Роль, у якій можна впливати на порядок, прозорість і ефективність внутрішніх процесів.
• Пряму комунікацію з керівництвом.
• Різноманітні задачі без монотонності.
• Адекватну команду та здорову робочу атмосферу.
• Стабільну оплату та своєчасні виплати.
• Довгострокову співпрацю.

Кого ми шукаємо

Нам потрібна людина, яка зможе стати операційною опорою для компанії: тримати під контролем фінансові таблиці, виплати, сервіси, документи, договори, акти, проєктні дедлайни та офісні питання.

Ідеальний кандидат — системний, уважний, відповідальний і проактивний. Той, хто не просто виконує окремі доручення, а бачить загальну картину, нагадує про важливе, контролює строки та допомагає компанії працювати організовано.