Координатор планових нарад

Коротко про посаду: це не просто секретар, а організований координатор, який допомагає керівнику проводити планові наради, фіксує домовленості, контролює виконання завдань і підтримує порядок у комунікації між співробітниками.

Мета посади: Забезпечити порядок у робочій комунікації компанії: щоб кожна нарада проходила чітко, по суті та з конкретним результатом; щоб після кожної зустрічі було зрозуміло, хто за що відповідає, які дедлайни встановлені, що вже виконано, а де є проблеми або затримки.

Вимоги:

• Грамотна усна та письмова українська мова. (Англійська бажано)

• Висока організованість, уважність до деталей і відповідальність.

• Уміння швидко структурувати інформацію та виділяти головне, аналітичне мислення.

• Впевнене, але коректне спілкування зі співробітниками та керівниками.

• Уміння фіксувати суть домовленостей, а не просто записувати все підряд.

• Впевнене користування Google Docs, Google Sheets, календарями, месенджерами та дашбордами.

• Розуміння дедлайнів, відповідальності та контролю виконання завдань.

• Пунктуальність, стресостійкість, тактовність і конфіденційність.

• Бажаний досвід роботи секретарем, адміністратором, координатором, або project assistant.

Умови роботи: робота в офісі 10:00−19:00

Зп: — 50000 випробувальний термін (місяць)

• 70000 після випробувального терміну

Обов’язки:

• Формування порядку нарад із керівником.

• Підготовка щоденних, щотижневих та інших робочих нарад.
• Допомога в організації внутрішніх зустрічей, робочих обговорень і планування.
• Модерація зустрічі: допомога у дотриманні структури, теми та регламенту.
• Фіксація всіх рішень, завдань, дедлайнів і відповідальних осіб.

• Збір питань, статусів, проблем і пропозицій від співробітників перед зустріччю.

• Нагадування учасникам про нараду та необхідні дані для підготовки.

• Контроль часу: щоб нарада починалась вчасно, не затягувалась і не переходила у хаотичні розмови.

• Ведення протоколу наради в зручному форматі: Google Docs, Google Sheets, CRM, Notion, Trello, Bitrix24 або інша система компанії.

• Надсилання короткого підсумку наради всім учасникам після зустрічі.

• Контроль виконання поставлених завдань до наступної наради.

• Нагадування відповідальним співробітникам про дедлайни та прострочені задачі.

• Підготовка короткого звіту для керівника: що виконано, що в роботі, що прострочено, де потрібне рішення керівництва.

• Підтримання ділової, конструктивної та спокійної атмосфери під час зустрічей.

Буде перевагою:

• Досвід супроводу або модерації робочих нарад.

• Досвід роботи з CRM, Trello, Notion, Asana, Bitrix24 або подібними системами.

• Досвід роботи в офісній компанії.

• Уміння працювати з таблицями, списками задач і простими звітами.

• розуміння бізнес-процесів компанії.