Фахівець з адміністративних питань

Міжнародний комітет порятунку (IRC) реагує на найбільш гострі гуманітарні кризи у світі, допомагає постраждалим від конфліктів та катастроф відновити здоров’я, підвищити рівень безпеки, освіти, економічного добробуту й дати можливість рухатися далі. IRC, заснований у 1933 році на заклик Альберта Ейнштейна, є однією з найбільших у світі міжнародних гуманітарних неурядових організацій (МНУО), яка працює у понад 40 країнах світу та більш ніж 25 містах США та допомагає людям вижити, повернути контроль над власним майбутнім і розбудовувати свої громади. Працівники IRC — це сила людяності. Вони досягають довгострокових результатів завдяки відновленню безпеки, гідності та надії для мільйонів людей. Якщо ви прагнете змін, шукаєте рішення та палко бажаєте їх втілювати, приєднуйтесь до нас. Разом ми зможемо змінити життя мільйонів людей у всьому світі на краще.

ОГЛЯД ДІЯЛЬНОСТІ

Звітуючи перед менеджером з операційно-адміністративних питань, фахівець з адміністративних питань буде відповідати за координацію та організацію діяльності як внутрішніх, так і зовнішніх (не співробітниками IRC) відвідувачами\відрядженнями. Посадові обов’язки також включають в себе організацію, координацію заходів та управління офісними приміщеннями в офісі Києва.

КЛЮЧОВІ ОБОВ’ЯЗКИ:

Управління об'єктами IRC

• Відповідальність за управління офісом та гостьовими будинками.
• Виступати контактною особою для всіх комунікацій з орендодавцями, включаючи, але не обмежуючись, отриманням щомісячних рахунків за оренду та комунальні послуги, їх перевірку та подання запитів на оплату.
• Звертатися до орендодавця з будь-якими питаннями, які впливають на функціонування об'єктів, і слідкувати за виконанням ремонтів або виправлень.
• Визначати потреби в ремонті в офісі, піднімати запити на закупівлю та зв’язуватися з відділом закупівель.

Управління офісом

• Підтримка та організація робочого простору та надання робочого місця для постійного та тимчасового внутрішнього персоналу.
• Приймання, реєстрація, консультування, направлення та контроль внутрішніх та міжрегіональних відряджень.
• Відповідальність за управління дрібними грошовими коштами для витрат на офісне постачання та подорожі.
• Відповідальність за консолідацію потреб в офісних канцелярських товарах, кухонних та гігієнічних матеріалах, формування та запуск запитів на закупівлю.
• Визначення потреб у меблях в офісі, формування та запуск запитів на закупівлю.
• Управління роботою прибиральниць\ків.
• Організація місць для перебування відвідувачів і проведення ознайомлювальної екскурсії по офісу для всіх нових відвідувачів і постійних співробітників.
• Планування та комунікація робочого простору щодо розміщення нових постійних співробітників.

Події та зустрічі

• Керівництво та організація внутрішніми та зовнішніми заходами, в тому числі але не виключно, бронювання приміщень (внутрішніх та зовнішніх), ведення реєстру запитів на бронювання конференц-залів, тощо.
• Забезпечення наявності всього необхідного обладнання та матеріалів під час проведення заходів, конференцій.
• Підтримка HR в організації заходів з тімбілдингу.

Відрядження

• Підготовка ринкових досліджень для проживання в готелях у зоні відповідальності.
• За запитом організація місцевих відряджень та пересування до/з міста базування, включаючи бронювання готелів.
• Перевірка та подання рахунків за готелі на оплату відповідно до процедури IRC.
• Підготовка наказів на відрядження та купівля квитків.

Інше

• Підтримка менеджера операційно-адміністративних питань за іншими завданнями за необхідністю.

КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ:

Освіта:

• Диплом або ступінь в адміністрації, фінансах або спорідненій області.

Досвід роботи:

• Мінімум 2 роки досвіду на подібній посаді або еквівалент у гуманітарних організаціях або програмах розвитку
• Бажаний попередній досвід роботи з різними зацікавленими сторонами та/або координації діяльності.

Продемонстровані навички та компетенції:

• Досвід роботи з Microsoft Word, PowerPoint, Excel і Outlook.
• Сильні організаційні навички та навички тайм-менеджменту; доведена здатність пріоритизувати завдання та виконувати їх вчасно.
• Здатність пріоретизувати завдання, дотримуватися стислих строків та працювати під тиском в нестабільних безпекових умовах.
• Розуміння роботи з людьми з різних культур.
• Здатність працювати як самостійно, так і в динамічній, міжфункціональній глобальній командній структурі.
• Бажаний попередній досвід у підготовці до надзвичайних ситуацій та реагуванні на них.
• Особисті якості: командний гравець, гнучкий, здатний будувати мережі, добре справлятися з тиском.

Мовні навички:

• Гарне володіння англійською мовою, усною та письмовою, є обов’язковим.
• Вільне володіння українською мовою є обов’язковим.

РОБОЧЕ СЕРЕДОВИЩЕ ТА ІНША ВІДПОВІДНА ІНФОРМАЦІЯ

• Ця посада передбачає повну зайнятість в офісі або змішаний тип роботи після проходження випробувального терміну.
• Кандидати повинні мати робоче місце вдома або в іншому приміщенні, де вони можуть ефективно виконувати свої обов’язки впродовж робочого часу, визначеного графіком.
• Звільнення від понаднормової роботи
• Робота за матричною схемою
• Швидкий темп роботи, багатозадачність і психологічний тиск
• Організація дбає про персонал і пропонує гнучкий графік роботи (рано починаємо — рано закінчуємо, пізніше починаємо — пізніше закінчуємо, віддалена робота)

Працівники можуть звернутися з проханням облаштувати робоче місце. Конкретні запити узгоджують з відділом кадрів.

Працівники IRC можуть розраховувати на наступні переваги:

• Конкурентна заробітна плата
• Робота, спрямована на конкретні цілі, перспектива росту
• Заняття з англійської мови та необмежена кількість навчальних онлайн курсів
• Страхування життя
• Медичне страхування для працівників та членів їхніх сімей
• Безкоштовна психологічна допомога працівникам та членам їхніх сімей
• 30 календарних днів щорічної відпустки з гнучкими умовами, що не обмежуються законодавчо встановленими мінімальними нормами
• До 10 днів оплачуваного лікарняного листка

ПРОФЕСІЙНА ЕТИКА

Усі працівники Міжнародного комітету порятунку повинні дотримуватися основних цінностей і принципів, викладених у IRC Way — Стандарти професійної поведінки. Наші стандарти — це доброчесність, сервіс, рівність і підзвітність. Відповідно до цих цінностей, IRC діє та забезпечує дотримання політик щодо захисту, конфлікту інтересів, фінансової доброчесності, звітування про порушення та захисту від помсти. IRC прагне вживати всіх необхідних профілактичних заходів і створювати середовище, де люди почуваються у безпеці, а також вживати всіх необхідних заходів і коригувальних заходів у разі виникнення шкоди. IRC формує команди професіоналів, які сприяють критичному осмисленню, розподілу влади, дебатам і об'єктивності, щоб надавати нашим клієнтам найкращі послуги.