Administrative, Event Manager

Шукаємо організовану та проактивну людину, яка допоможе зробити офіс комфортним місцем для роботи, а корпоративне життя — цікавим і продуманим. Якщо тобі подобається координувати процеси, працювати з людьми, організовувати події та створювати позитивний досвід для команди — будемо раді познайомитися.

Що ти будеш робити:

Welcome-процес

• Організація адаптації нових співробітників: проведення екскурсій офісом та вручення welcome-box.

Employee Experience

• Організація Email-розсилок з привітаннями до днів народжень та професійними святами.
• Координація зборів на подарунки до днів народжень, їх закупівля та вручення.
• Підтримка командних ініціатив, що формують позитивну атмосферу в компанії.

Організація подій

• Повний цикл організації 2-х масштабних корпоративних заходів на рік: від розробки концепції та пошуку локації до координації підрядників і завершення проєкту.
• Реалізація офісних активностей відповідно до річного календаря подій.
• Організація благодійних, соціальних та екологічних ініціатив.
• Збір та аналіз зворотного зв’язку після проведених заходів.

Внутрішні комунікації

• Підготовка та публікація новин компанії у внутрішніх каналах комунікації.
• Інформування команди про офісні івенти, зміни в роботі офісу та інші оголошення.

Робота з підрядниками

• Пошук, відбір та ведення переговорів із постачальниками.
• Організація співпраці з кейтерингом, локаціями, майстер-класами та іншими партнерами.
• Узгодження умов співпраці, координація документообігу та супровід проєктів до завершення.

Бюджетування та документообіг

• Планування та контроль бюджетів на заходи й офісні потреби.
• Збір та передача первинної документації до бухгалтерії.

Офіс-менеджмент

• Організація вхідної та вихідної кореспонденції.
• Участь у покращенні офісного простору та забезпеченні комфортних умов роботи.
• Взаємодія з адміністративною командою та підтримка адміністративних процесів.

Додатково

• Виконання окремих адміністративних завдань за дорученням керівниці.
• Організація ділових поїздок (бронювання квитків, готелів, трансферів та супровід тревел-процесу).

Від тебе:

• Досвід організації корпоративних заходів, внутрішніх активностей або командних ініціатив.
• Навички координації кількох задач та проєктів одночасно.
• Досвід взаємодії з підрядниками: пошук, переговори, організація співпраці та контроль виконання домовленостей.
• Базові знання бюджетування, роботи з первинною документацією та документообігом.
• Грамотна усна та письмова українська мова.
• Англійська мова на рівні Intermediate та вище.

Про нас:

Kyiv Consulting — це консалтингова компанія, що входить до глобальної мережі BDO та є дочірнім підприємством BDO в Німеччині. Наша команда налічує понад 100 експертів із різних галузей, і ми спеціалізуємося на розробці індивідуальних бізнес-рішень для компаній BDO по всьому світу. Ми працюємо над складними бізнес-викликами й пропонуємо клієнтам ефективні рішення, що допомагають їм краще орієнтуватися у складному бізнес середовищі.

Корпоративні переваги:

• Конкурентна заробітна плата, зафіксована в євро
• Професійний розвиток та перегляд зарплати раз на рік
• Прозора система KPI
• Річний бонус за результатами роботи
• Корпоративне навчання
• Медичне страхування з першого дня роботи
• Подовжена оплачувана відпустка (28 днів на рік)
• Сучасний офіс поблизу станції метро «Олімпійська» з надійним укриттям, резервним підключенням до Інтернету та електропостачанням
• Яскраве корпоративне життя
• Wellbeing-програми