Офіс-менеджер

Офіс-менеджер

Опис вакансії

Ми шукаємо досвідченого фахівця, який візьме на себе повну відповідальність за «екосистему» нашого офісу та синхронізацію внутрішніх бізнес-процесів. Це роль для системної людини, яка вміє будувати процеси з нуля, передбачати ризики та створювати умови, за яких команда працює максимально ефективно.

🛠 Ваші ключові завдання:

1. Управління простором (Facility Management)

• Життєдіяльність: Повний цикл закупівель (канцтовари, папір, побутова хімія, продукти, кава, снеки).
• Експлуатація: Взаємодія з орендодавцем (оренда, комунальні, паркування). Організація клінінгу, тех. обслуговування (кондиціонери, сантехніка) та дрібного ремонту. Контроль оплати за електроенергію.
• Безпека: Управління системами доступу (перепустки, ключі), охороною, відеоспостереженням та пожежною безпекою.
• Reception: Зустріч відвідувачів та розподіл вхідної кореспонденції/посилок.

2. Координація внутрішніх процесів та Business Continuity

• Синхронізація відділів: Організація нарад між відділами для усунення затримок у роботі.
• Управління календарями: Координація спільних подій та контроль дедлайнів, щоб уникнути накладок.
• Контроль розпоряджень: Моніторинг статусу виконання ключових завдань Директора іншими підрозділами.
• Кризовий менеджмент: Швидке реагування на форс-мажори (перебої з інтернетом чи електроенергією), забезпечення безперебійної роботи відділів.
• Внутрішні комунікації: Адміністрування загальних чатів, пошти, дошок оголошень та оперативне інформування персоналу.
• Події та Логістика: Організація корпоративних івентів, стратегічних сесій та Travel-супровід (квитки, готелі).

3. Документообіг та Інформаційна безпека

• Кореспонденція: Прийом, реєстрація та контроль термінів відповідей на офіційні запити.
• Управління договорами: Підготовка типових угод, контроль погодження, підписання та моніторинг термінів дії контрактів.
• Архівування: Створення та підтримка фізичного та електронного архіву документів.
• Compliance: Забезпечення режиму конфіденційності (NDA), контроль доступу до документів та баз даних.
• Адміністрування: Оформлення внутрішніх наказів, інструкцій та правил розпорядку.

✅ Наші очікування від кандидата:

• Digital Skills: Впевнений досвід роботи з Google Workspace (Drive, Docs, Sheets, Calendar).
• Штучний інтелект: Навички використання ШІ (ChatGPT тощо) для оптимізації рутинних завдань та роботи з текстами.
• Аналітика: Впевнене володіння Excel (формули, таблиці, бюджетування).
• Мова: Бездоганна українська (Advanced — грамотне письмо та мовлення).
• Етика: Знання ділового етикету та досвід адміністрування офісу.
• Особисті якості: Вміння працювати в умовах багатозадачності, уважність до деталей, стресостійкість та комунікабельність.

🎁 Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування та стабільність.
• Графік: Пн-Пт з 9:00 до 18:00.
• Оплата: Конкурентна заробітна плата (залежить від вашого досвіду та готовності брати відповідальність).
• Розвиток: Можливість кар'єрного росту та впровадження власних ідей.
• Безпека: Комфортні умови роботи та безпечне робоче місце.

Готові стати драйвером ефективності нашої компанії? Надсилайте своє резюме із зазначенням очікуваної заробітної плати!