Асистент керівника

Ціль: Заміщення вакантної позиції Асистент керівника для надання комплексного адміністративного, організаційного та комунікаційного забезпечення діяльності для підвищення ефективності роботи Організації та досягнення її благодійних цілей.

Вимоги:

• Вища освіта (адміністративний менеджмент, соціальна робота, філологія, PR);
• Досвід роботи асистентом, помічником, адміністратором;
• Досвід роботи в благодійний сфері буде перевагою;
• Впевнений користувач ПК (Word, Excel, PowerPoint, office 365, Google Drive);
• Досвід роботи з CRM-системами та базами даних;
• Вміння працювати з офісною технікою;
• Грамотна усна та письмова мова українська мова;
• Знання англійської на рівні не нижче В2 /іншої іноземної мови — буде перевагою;
• Водійські права категорії В (буде перевагою);
• Організаторські та комунікаційні здібності;
• Вміння вирішувати конфліктні ситуації;
• Можливість працювати в режимі багатозадачності;
• Самоорганізованість та дисциплінованість;
• Навички тайм-менеджменту.

Обов’язки:

Адміністративне та організаційне забезпечення:

• Обробка вхідної та вихідної кореспонденції (електронної та паперової), її реєстрація, розподіл і контроль виконання;
• Підготовка, оформлення та зберігання документів (листи, накази, протоколи, договори, звіти, презентації);
• Організація системи електронного та паперового архівування документів;
• Організація прийому відвідувачів, представників партнерських організацій, донорів;

Робота з інформацією та комунікації:

• Обслуговування телефонних дзвінків, прийом повідомлень, фільтрація інформації та первинне консультування;
• Зв’язок із командами на доручення керівника (фандрайзинг, програмні менеджери, PR, бухгалтерія);
• Збір необхідної інформації для підготовки звітів, презентацій та прийняття рішень керівником;
• Підготовка щоденних або тижневих брифів для керівника з ключових подій, дедлайнів та статусу проектів;
• Аналіз даних, звітів, опитувань або проєктної інформації для прийняття управлінських рішень;
• Ведення трекінгу виконання доручень: контроль дедлайнів, нагадування виконавцям, звітність;
• Підготовка аналітичних зведень, презентацій та нотаток;
• Протоколювання та фіксація зустрічей.

Організація заходів та календарне планування:

• Координація графіка роботи керівника: планування зустрічей, дзвінків, поїздок та заходів;
• Підготовка та організація внутрішніх і зовнішніх зустрічей (підготовка матеріалів, бронювання переговорних, запрошення учасників);
• Участь у організації благодійних заходів (свят, аукціонів, марафонів, прес-конференцій) з боку адміністративної підтримки;
• Забезпечення технічної підтримки під час онлайн-зустрічей (Zoom, Teams тощо).

Підтримка фандрайзингу та звітності:

• Допомога у підготовці заявок на гранти, пропозицій для донорів та корпоративних партнерів;
• Ведення та оновлення бази контактів партнерів, донорів, журналістів тощо;
• Підготовка листів-подяк, персональних звітів для донорів (за зразком від фандрайзерів);
• Допомога у зборі даних та підготовці звітності перед донорами, громадськістю та регуляторними органами.

Забезпечення поїздок:

• Супровід у відрядженнях керівника.

Конфіденційність та етика:

• Абсолютна конфіденційність у роботі з будь-якою інформацією, що стосується діяльності організації, її підопічних, донорів і партнерів.

Дотримання місії:

• Діяльність має відповідати місії, цінностям та етичним принципам Організації.

Умови роботи:

• Робота у комфортному офісному центрі;
• Графік роботи 09:00—18:00, пн-пт;
• Цікава робота з можливістю вирішення нестандартних кейсів;
• Дружній колектив та лояльне керівництво;
• Прозорість рішень та відкритість в комунікаціях;
• Робота в потужній та амбітній гуманітарній організації з перспективою зростання.

Просимо, у разі зацікавленості у вакансії, надсилати своє резюме шляхом відклику. У разі виникнення питань просимо звертатися за контактним номером телефону (099) 830 17 46Show phone, Катерина.