Фахівець з закупівель (субгранти)

Ціль: Заміщення вакантної позиції Фахівець з закупівель (субгранти) для забезпечення ефективного та прозорого процесу закупівель у межах субгрантових проєктів, включаючи супровід і контроль закупівельної діяльності субгрантерів, перевірку закупівельної документації, організацію та проведення закупівель товарів, робіт і послуг, взаємодію з постачальниками та забезпечення відповідності закупівель внутрішнім політикам і вимогам міжнародних донорів.

Вимоги:

• Вища освіта в галузі економіки, логістики, менеджменту або суміжних спеціальностей;
• Володіння грамотною українською мовою;
• Володіння англійською мовою (бажано);
• Досвід роботи у сфері закупівель не менше 3 років, з них не менше 1 року в міжнародних, гуманітарних або благодійних організаціях;
• Практичний досвід проведення тендерів та закупівель відповідно до внутрішніх політик організації та вимог міжнародних донорів;
• Знання повного циклу закупівельного процесу: планування закупівель, аналіз ринку, підготовка тендерної документації, оцінка пропозицій, ведення переговорів, укладання та супровід договорів;
• Досвід роботи із закупівельною документацією та підготовки документів для внутрішнього й зовнішнього аудиту;
• Розвинені аналітичні навички та вміння працювати з великими обсягами інформації;
• Вміння ефективно працювати в умовах багатозадачності та дотримуватися встановлених термінів;
• Розвинені комунікаційні та переговорні навички, здатність конструктивно взаємодіяти з внутрішніми замовниками, постачальниками та партнерами;
• Здатність самостійно приймати рішення в межах своїх повноважень та надавати експертну підтримку колегам;
• Впевнений користувач ПК, зокрема Google Workspace (Google Документи, Google Таблиці, Google Meet, Google Календар);
• Досвід роботи з CRM-системами та програмами для управління закупівлями;
• Володіння Canva на рівні створення та редагування презентацій, інформаційних матеріалів, візуальних звітів, навчальних матеріалів та онлайн-дошок (Whiteboards);
• Практичні навички ефективного використання AI-інструментів для оптимізації рутинних процесів;
• Відповідальність, організованість;
• Комунікабельність, вміння працювати в команді;
• Уважність до деталей, наполегливість;
• Стресостійкість та аналітичне мислення;
• Швидке навчання, готовність до освоєння нових знань.

Обов’язки:

1. Супровід та контроль закупівельної діяльності субгрантерів:

• Супровід закупівельної діяльності партнерів-субгрантерів відповідно до Політики закупівель БО «КГЦ», затверджених бюджетів та вимог міжнародних донорів;
• Перевірка закупівельної документації, наданої субгрантерами, на відповідність встановленим процедурам, політикам та вимогам донорської звітності;
• Перевірка повноти та належності документального оформлення закупівель на всіх етапах закупівельного процесу;
• Виявлення невідповідностей, ризиків та процедурних порушень, підготовка зауважень і рекомендацій щодо їх усунення;
• Консультування субгрантерів з питань планування, проведення та правильного документального оформлення закупівель;
• Надання методологічної підтримки субгрантерам щодо застосування закупівельних процедур та вимог БО «КГЦ» і донорів;
• Підготовка та вдосконалення шаблонів, чек-листів, інструкцій та інших інструментів для організації та контролю закупівель субгрантерів.

2. Організація та проведення закупівель для потреб субгрантерів:

• Організація та самостійне проведення закупівель товарів, робіт та послуг для потреб субгрантерів відповідно до затверджених бюджетів, процедур БО «КГЦ» та вимог донорів;
• Аналіз потреб та участь у плануванні закупівель товарів, робіт і послуг, необхідних для реалізації проєктів субгрантерів;
• Підготовка запитів цінових пропозицій, тендерної документації, технічних специфікацій та інших документів, необхідних для проведення закупівель;
• Пошук та залучення потенційних постачальників, проведення аналізу ринку та збір комерційних пропозицій;
• Оцінка отриманих пропозицій відповідно до встановлених критеріїв, підготовка порівняльного та аналітичного матеріалу за результатами закупівель;
• Проведення переговорів із постачальниками щодо цін, умов поставки, термінів, гарантійних та інших комерційних умов;
• Організація та координація роботи тендерних комісій, підготовка рекомендацій щодо вибору постачальників та забезпечення належного документування прийнятих закупівельних рішень;
• Супровід укладання та виконання договорів із постачальниками, контроль дотримання погоджених умов поставки товарів та надання послуг.

3. Документування та звітність:

• Забезпечення повноти, належності та своєчасності ведення закупівельної документації за закупівлями субгрантерів та закупівлями, проведеними для їхніх потреб;
• Участь у внутрішніх та зовнішніх перевірках, аудитах та моніторингах закупівельної діяльності;
• Взаємодія з програмним, фінансовим, логістичним та іншими підрозділами БО «КГЦ» з питань закупівель субгрантерів.

4. Вдосконалення закупівельних процесів:

• Розробка та впровадження заходів для підвищення якості, прозорості та ефективності закупівельних процесів;
• Участь у вдосконаленні внутрішніх політик, процедур, шаблонів та інструментів закупівельної діяльності.

Умови роботи:

• Робота у комфортному офісному центрі;
• Графік роботи 09:00—18:00, пн-пт;
• Конкурентоспроможна винагорода з урахуванням вашого професійного досвіду;
• Цікава робота з можливістю вирішення нестандартних кейсів;
• Дружній колектив та лояльне керівництво;
• Прозорість рішень та відкритість в комунікаціях;
• Робота в потужній та амбітній гуманітарній організації з перспективою зростання.

Просимо, у разі зацікавленості у вакансії, надсилати своє резюме шляхом відклику. У разі виникнення питань просимо звертатися за контактним номером телефону 0099 363 19 54, Орина.