Адміністратор, координатор записів до нотаріуса

Шукаємо організовану, уважну та відповідальну людину, яка допомагатиме нашій команді координувати записи клієнтів до нотаріусів.

Ця робота підійде вам, якщо ви любите порядок, швидко орієнтуєтесь у достатній кількості інформації, вмієте комунікувати з людьми та не залишаєте задачі без результату.

Основне завдання цієї позиції — зробити так, щоб запит менеджера на запис клієнта швидко перетворився на підтверджені дату, час і місце візиту до нотаріуса.

Що потрібно буде робити:

• отримувати від менеджерів запити на запис клієнтів;
• комунікувати з нотаріусами та нотаріальними конторами;
• уточнювати доступні дати та час для запису;
• погоджувати можливість прийому клієнта за конкретним типом документа або послуги;
• у разі відсутності потрібного часу пропонувати альтернативні варіанти;
• передавати менеджеру підтверджені дату, час і місце запису;
• контролювати, щоб відкриті запити на запис не залишались без відповіді;
• уточнювати важливі організаційні нюанси у нотаріуса;
• перевіряти актуальність інформації щодо графіку роботи нотаріусів;
• фіксувати необхідну інформацію у CRM та внутрішніх робочих системах;
• підтримувати актуальну базу нотаріусів та інформацію щодо умов їх роботи;
• взаємодіяти з менеджерами з продажу та спеціалістами з підготовки документів;
• допомагати команді оперативно вирішувати нестандартні ситуації, пов’язані із записами.

Що важливо для цієї роботи:

Ви нам підходите, якщо:

• дуже уважні до деталей;
• організовані та любите порядок у роботі;
• вмієте працювати одночасно з декількома задачами;
• не губите запити та домовленості;
• відповідально ставитеся до дедлайнів;
• можете швидко переключатися між різними ситуаціями;
• вмієте чітко та ввічливо комунікувати;
• не боїтеся уточнювати інформацію, якщо щось незрозуміло;
• впевнено користуєтеся комп’ютером, месенджерами та офісними програмами;
• готові працювати з CRM-системою;
• грамотно володієте українською мовою.

Досвід адміністративної роботи, координації записів, роботи з клієнтами, юридичними компаніями, нотаріусами або документами буде перевагою, але не є обов’язковим.

Для нас насамперед важливі уважність, відповідальність, швидкість реакції та системність.

Який підхід ми цінуємо:

У нашій роботі багато процесів залежать один від одного.

Якщо інформація щодо запису затримується, далі затримується менеджер, підготовка документів і зрештою сам клієнт.

Тому нам потрібна людина, яка не просто «відправила повідомлення», а контролює результат своєї задачі.

Якщо нотаріус не відповідає — шукаємо спосіб отримати відповідь.

Якщо потрібного часу немає — уточнюємо альтернативи.

Якщо щось незрозуміло — запитуємо.

Нам важливо, щоб після вашої роботи команда розуміла: де, коли і на яких умовах можна записати клієнта.

Що ми пропонуємо:

• стабільну роботу у команді, що розвивається;
• зрозумілу систему роботи та зони відповідальності;
• навчання внутрішнім процесам;
• готову базу та інструменти для роботи;
• CRM та внутрішню систему комунікації;
• підтримку команди під час адаптації;
• можливість професійного розвитку;
• можливість поступово розвиватися всередині компанії.

Нам буде складно спрацюватися, якщо ви:

• часто забуваєте про домовленості;
• залишаєте задачі зі словами «я написав, але мені не відповіли»;
• не любите уточнювати інформацію;
• легко губитесь, коли одночасно надходить декілька запитів;
• не готові працювати системно та фіксувати інформацію;
• очікуєте постійних нагадувань про свої задачі.

Як проходитиме відбір:

1. Надішліть своє резюме.
2. Проведемо коротку online-співбесіду.
3. Запропонуємо невелике практичне завдання на уважність та логіку.
4. Проведемо фінальне знайомство.
5. Якщо підходимо один одному — приєднуєтеся до команди та проходите адаптацію.

Невелика перевірка на уважність 🙂

Разом із резюме напишіть у супровідному повідомленні фразу:

«Запис без хаосу»

Так ми зрозуміємо, що ви уважно ознайомилися з вакансією.

Якщо вам подобається організовувати процеси, наводити порядок і бути людиною, завдяки якій усе відбувається вчасно — надсилайте резюме. Будемо раді познайомитися!