Executive assistant

Executive Assistant

Strategic Executive Assistant to Principal

Ми шукаємо Strategic Executive Assistant — людину, яка стане ключовим партнером керівника в організації роботи, управлінні пріоритетами та координації широкого кола бізнес-ініціатив.

Ця роль виходить далеко за межі класичної адміністративної підтримки. Ми шукаємо сильного організатора, який допоможе керівнику утримувати фокус на найважливішому, забезпечувати контроль виконання домовленостей та створювати порядок у великій кількості паралельних задач, проєктів і комунікацій.

Фактично ця роль — друга пам’ять та операційна система керівника. Людина, яка допомагає тримати контекст, управляти пріоритетами, контролювати виконання домовленостей і забезпечувати, щоб жодна важлива задача не губилася в потоці інформації.

Ви будете працювати безпосередньо з принципалом, допомагаючи структурувати інформацію, координувати взаємодію зі стейкхолдерами, готувати матеріали до зустрічей та забезпечувати виконання рішень і домовленостей.

Основні задачі:

• Управління календарем, пріоритетами та завантаженням керівника.
• Координація зустрічей: підготовка порядку денного, матеріалів, брифів та подальший контроль виконання домовленостей.
• Формування та підтримка системи контролю задач, рішень і зобов’язань.
• Декомпозиція великих ініціатив на конкретні задачі та контроль їх виконання.
• Підготовка коротких аналітичних довідок, summary, презентацій та матеріалів до зустрічей і переговорів.
• Організація та координація взаємодії з внутрішніми та зовнішніми стейкхолдерами.
• Підготовка ділової комунікації, чернеток відповідей та матеріалів у стилі й тоні керівника.
• Управління інформаційними потоками та підтримка актуального контексту по проєктах, рішеннях і домовленостях.
• Організація ділових поїздок та складної логістики.
• Відстеження ризиків, блокерів і потенційних «червоних прапорців» у проєктах, комунікаціях та виконанні домовленостей.
• Впровадження інструментів, процесів та підходів, які підвищують ефективність роботи керівника та його команди.

Що для нас важливо:

• Досвід роботи на позиції Executive Assistant, Chief of Staff, Business Assistant або аналогічній ролі підтримки C-level керівників, засновників або власників бізнесу.
• Досвід роботи в динамічному середовищі з великою кількістю паралельних задач і проєктів.
• Сильні навички планування, пріоритизації, координації та контролю виконання.
• Досвід роботи з інструментами управління задачами та знаннями (Notion, Asana, Google Workspace або аналогами).
• Вміння структурувати великі обсяги інформації та готувати короткі аналітичні висновки.
• Високий рівень письмової та усної комунікації.
• Вільне володіння українською та англійською мовами.
• Готовність працювати в багатомовному середовищі та взаємодіяти з різними категоріями стейкхолдерів.

Особисті якості:

• Високий рівень відповідальності та самоорганізації.
• Проактивність та здатність працювати на випередження.
• Дискретність та безумовне дотримання конфіденційності.
• Вміння утримувати структуру та якість роботи в умовах високої інтенсивності.
• Увага до деталей та системне мислення.
• Здатність самостійно доводити задачі до результату.
• Зрілість у комунікації та вміння працювати з керівниками й партнерами високого рівня.

Ми пропонуємо:

• Безпосередню роботу з керівником та участь у реалізації стратегічних і операційних ініціатив.
• Високий рівень довіри, автономії та впливу на процеси.
• Роботу з широким спектром бізнес-напрямків та проєктів.
• Можливість професійного розвитку поруч із сильними керівниками та підприємцями.
• Конкурентну винагороду та професійне середовище.
• Сучасні інструменти роботи та команду, орієнтовану на результат.