Deputy Administrative Manager

Odd Systems — українська defense-tech компанія, яка перетворює інженерні інновації на рішення для захисту держави. Наша місія — створювати зброю майбутнього, яка зберігає життя та відновлює справедливість. Наші продукти — тепловізійні камери Курбас та FPV-дрони Стус, Лупиніс, Горська названі на честь українських діячів Розстріляного відродження та шістдесятників. Їхні імена стали символами боротьби за українську ідентичність, а сьогодні захищають нашу країну на полі бою.

Місія ролі: забезпечити безперебійне, ефективне та безпечне функціонування всіх об'єктів компанії через якісну координацію адміністративного персоналу, оптимізацію господарських витрат і оперативний контроль операційних процесів.

Основні задачі:

• Ведення документообігу адміністративно-господарського напряму: договори, акти, рахунки, накази, внутрішні регламенти.
• Координація роботи офіс-менеджерів усіх локацій: постановка завдань, контроль виконання, оцінка результатів, регулярні робочі зустрічі.
• Заміщення Адміністративного менеджера під час його відсутності, з ухваленням оперативних рішень у межах наданих повноважень.
• Участь у формуванні та контролі бюджету адміністративно-господарського блоку, аналіз витрат, пошук можливостей для оптимізації.
• Робота з орендодавцями та ключовими постачальниками: перемовини, погодження договорів і додаткових угод, контроль якості послуг, реагування на порушення.
• Забезпечення локацій усім необхідним — від меблів і техніки до канцелярії, води, витратних матеріалів, послуг клінінгу та охорони.
• Участь у пошуку й запуску нових локацій: огляд приміщень, оцінка технічного стану, координація переїздів, монтажу обладнання та меблів.
• Контроль дотримання підпорядкованим персоналом правил охорони праці, протипожежної безпеки та внутрішнього трудового розпорядку на всіх локаціях.
• Підготовка регулярних звітів для Адміністративного менеджера та Операційного директора.
• Регулярні виїзди на локації компанії для контролю стану приміщень, роботи персоналу та оперативного вирішення питань на місці.

Досвід та навички, які ми шукаємо:

• Вища освіта (менеджмент, економіка, право, інженерні або суміжні спеціальності).
• Досвід роботи на посаді офіс-менеджера, адміністратора, керівника адміністративно-господарського відділу або суміжній — від 3 років.
• Досвід управління командою мінімум 3−5 підлеглих — обов’язково.
• Впевнене володіння Google Workspace / Microsoft 365, таск-менеджерами, базовими інструментами електронного документообігу.
• Розуміння основ бюджетування, договірної роботи та трудового законодавства України в частині, що стосується адміністративно-господарської діяльності.
• Готовність до регулярних виїздів.
• Особисті якості: організованість, проактивність, стресостійкість, комунікабельність, увага до деталей, вміння самостійно ухвалювати рішення в межах своєї компетенції та нести за них відповідальність.

Буде перевагою:

• Досвід обслуговування кількох локацій або мережі об'єктів одночасно.
• Досвід участі в переїздах, запуску нових офісів «з нуля» або ремонті приміщень.
• Досвід роботи з електронним документообігом (Вчасно, M.E.Doc).
• Наявність власного авто та посвідчення водія категорії B.
• Досвід роботи у виробничих або IT-компаніях.
• Знання основ закупівель і оцінки постачальників.

Чому варто обрати нас:

• Робота, яка матиме реальний вплив. Ми створюємо продукти, які безпосередньо посилюють оборонний потенціал України.
• Робота з топовими інженерами у сфері MilTech та автономності.
• Офіційне оформлення трудових відносин в Дія.Сіті.
• Можливість бронювання військовозобов'язаних працівників згідно з вимогами чинного законодавства.
• Щорічна оплачувана відпустка — 24 календарні дні.
• Для ветеранів передбачена додаткова оплачувана відпустка — 14 календарних днів.
• Оплачувані лікарняні відповідно до законодавства.
• Добровільне медичне страхування після проходження випробувального терміну.
• Можливість компенсації витрат на навчання згідно з внутрішніми політиками компанії.

Ми шукаємо не виконавців, а однодумців, які поділяють наші цінності та готові будувати майбутнє українського MilTech.