Офіс-менеджер

Вимоги:

• Енергійність — швидко включається в роботу та тримає темп.
• Ініціативність — не чекає постійних вказівок.
• Уважність — помічає те, що інші можуть не помітити.
• Організованість — пам’ятає про завдання, строки та деталі.
• Відповідальність — якщо взяла питання в роботу, доводить його до результату.
• Комунікабельність — легко взаємодіє з керівниками, колегами, кур'єрами та підрядниками.
• Господарність — розуміє, що потрібно офісу, ще до того, як це стане проблемою.
• Тактовність та сервісність — вміє створити комфорт без зайвої метушні.

Умови роботи:

• Формат: робота в офісі, повна зайнятість.
• Графік: понеділок-п'ятниця, з 8:30 до 17:30
• Місце роботи: офіс ТОВ «ПРОФ АЛЬП ГРУП».
• Без віддаленого формату, оскільки роль передбачає постійну присутність в офісі та контроль господарських питань.

Обов’язки:

Офіс та господарські питання

• відкривати офіс зранку та забезпечувати його готовність до роботи;
• контроль загального порядку та атмосфери в офісі;
• закупівля канцелярії та господарських товарів;
• забезпечення офісу водою, кавою, чаєм, печивом, цукерками та іншими необхідними речами;

Документи та організаційні питання

• сканування та систематизація документів;
• підготовка та передача документів;
• Ведення реєстрів договір та канцелярії
• Друк та прошивання робочих проєктів
• виконання окремих доручень керівників;
• організаційна допомога керівництву та співробітникам.

Пошта та відправлення

• робота з Новою поштою та Укрпоштою;
• отримання та відправлення кореспонденції, документів і посилок;
• контроль своєчасності відправлень.

Звітність

• ведення та подання звітності по паливу;
• збір необхідної інформації та документів;
• контроль своєчасності виконання поставлених адміністративних завдань.
• Особливість ролі Офіс-менеджер — це «очі та руки» офісу. Вона має бачити: «Закінчується вода — замовити». «Немає печива — купити». «Документи потрібно відсканувати — зробити». «Прибиральниця щось пропустила — проконтролювати». «Керівнику потрібна вода — поставити». «Є доручення — не забути, виконати та відзвітувати». Головний результат ролі: керівники та команда не повинні думати про побутові й організаційні дрібниці — офіс-менеджер уже про це подбала.