Помічник керівника, операційний асистент

Формат: універсальна операційна позиція в невеликій команді. Напрям: ГО, навчальний центр, онлайн-платформа, гуманітарні проєкти. Роль: три в одному — ассістент, офіс-менеджер, помічник бухгалтера, людина, яка тримає в порядку документи та процеси. Фактично — помічник керівника організаціїї, яка ще не настільки велика щоб наймати трьох окремих працівників

Кого шукаємо

Ми шукаємо операційного асистента — людину, яка стане надійною опорою для керівника та команди Організації

Це роль для того, хто не губиться, коли задачі різні: сьогодні потрібно зібрати документи для бухгалтера, завтра — допомогти з організацією навчання, післязавтра — розібратися з доступами на онлайн-платформі або проконтролювати офісні питання.

Нам важливо, щоб людина не просто «виконувала доручення», а бачила, де щось провисає, і допомагала наводити порядок.

Що потрібно буде робити

1. Допомагати керівнику та команді

• писати ділові листи, запити, повідомлення партнерам і контрагентам;
• контролювати виконання поточних задач;
• допомагати у щоденній координації проєкту.

2. Підтримувати документообіг і фінансову дисципліну

• збирати та систематизувати рахунки, акти, договори, накладні;
• допомагати бухгалтеру вести облік (або вести самостійно)
• контролювати, щоб документи не губилися і закривалися вчасно;
• підтримувати порядок у Google Drive / папках / таблицях;
• допомагати з підготовкою документів для партнерів, донорів або звітності.

Важливо: якщо ви маєте досвід роботи бухгалтером — це буде великим плюсом!

3. Організовувати офіс і побутові процеси

• координувати відправки та отримання через Нову Пошту / кур'єрів;
• зустрічати гостей, викладачів, партнерів або курсантів;
• допомагати підтримувати офіс у робочому стані;
• помічати дрібні проблеми до того, як вони стають великими.

4. Координувати навчальний процес

• допомагати формувати розклад занять;
• комунікувати з інструкторами та учасниками навчання;
• збирати списки курсантів і допомагати з реєстрацією;
• контролювати готовність аудиторій, обладнання та матеріалів;
• збирати зворотний зв’язок після навчання;
• допомагати покращувати організацію курсів.

5. Адмініструвати онлайн-платформу на базовому рівні

• реєструвати користувачів;
• надавати доступи до курсів;
• допомагати користувачам із простими технічними питаннями;
• підтримувати порядок у списках, таблицях і навчальних групах;
• передавати складні технічні питання відповідальним спеціалістам.

Наш ідеальний кандидат

Нам підійде людина, яка:

• системна, уважна до деталей і любить порядок;
• не боїться різних задач протягом дня;
• вміє самостійно розібратися в новому інструменті;
• добре працює з Google Docs, Sheets, Drive;
• грамотно пише українською;
• вміє спокійно й тактовно комунікувати з людьми;
• відповідальна: якщо взяла задачу — доводить її до кінця;
• не чекає постійних інструкцій, а здатна сама побачити проблему;
• нормально почувається в середовищі, де процеси ще будуються;
• хоче працювати в проєкті, який має практичну користь для війська.

Буде перевагою

• досвід роботи асистентом керівника, офіс-менеджером, адміністратором або координатором проєктів;
• досвід у ГО, благодійних фондах, освітніх проєктах або навчальних центрах;
• базове розуміння документообігу;
• досвід роботи бухгалтером або хоча б знання основ бухгалтерського обліку;
• англійська мова на рівні, достатньому для простого листування;
• інтерес до технологій, освіти, оборонної тематики.

Що ми пропонуємо

• роботу в змістовному проєкті, пов’язаному з навчанням військових;
• можливість бути біля запуску й розвитку нового напряму;
• різноманітні задачі без монотонної рутини;
• прямий контакт із керівником і швидке прийняття рішень;
• можливість професійно вирости разом із проєктом;
• роль, у якій результат вашої роботи буде реально помітний;
• прозорі умові, офіцйне працевлаштування з першого дня.

Кому ця вакансія не підійде

Ця роль не підійде, якщо ви:

• хочете працювати тільки за чіткою інструкцією «від і до»;
• не любите документи, таблиці й порядок;
• губитеся, коли одночасно є кілька різних задач;
• не готові самостійно розбиратися з новими інструментами;
• шукаєте вузьку позицію лише офіс-менеджера, лише бухгалтера або лише адміністратора;
• якщо вам потрібне бронювання.

Коротко про суть ролі

Це позиція для людини, яка може бути операційним центром маленької команди: тримати документи, офіс, комунікацію, навчальні процеси й базову адміністрацію в одному робочому ритмі